Woolworths reduziert Verwaltungsaufwand mit Centric PLM um 15–20 %

Die PLM-Reise von Woolworths

„Die Suche nach der richtigen Lösung hat viel Zeit in Anspruch genommen. Woolworths ist ein großer Einzelhändler mit einem komplexen Produkt-Mix. Wir mussten sicherstellen, dass wir das passende System finden, um alle Komplexitäten und Nuancen unseres Portfolios abdecken zu können“, so Alexander.

Woolworths entschied sich aus verschiedenen Gründen für Centric PLM®. Dazu zählten die Erfahrung von Centric Software in den Bereichen Mode und Einzelhandel, Kundenempfehlungen und Zufriedenheitsraten sowie die Möglichkeit des lokalen Projekt-Supports.

„Wir suchten nach einem Anbieter, der die Komplexität eines Einzelhandelsunternehmens in der Modebranche versteht“, erinnert sich Alexander. „Außerdem haben wir bei unseren Recherchen und Gesprächen mit anderen internationalen Einzelhändlern sehr gute Rückmeldungen über Centric erhalten. Darüber hinaus kannten wir den lokalen Implementierungspartner Cogworks bereits und wussten, dass dieser uns gut unterstützen konnte.“

Teamübergreifende Wirkung

„Von Anfang an haben wir nicht einfach nur ein PLM-System eingeführt, sondern haben unsere Arbeitsweise überprüft, Lücken und Chancen ermittelt und versucht zu verstehen, wie wir die Systeme und Prozesse optimieren können.“

So beschreibt Moira Alexander, Manager of Improvement Projects bei Woolworths, das enorme Ausmaß des PLM-Projekts, das sich nicht nur auf eine, sondern auf zahlreiche Abteilungen und Teams auswirkte und einen Wandel im gesamten Unternehmen bewirkte.

Nach der Zusammenarbeit mit Centric Software hat Woolworths bereits eine deutliche Verbesserung der teamübergreifenden Zusammenarbeit sowie eine erhöhte Transparenz und Kosteneffizienz festgestellt. Aber wie hat einer der größten Einzelhändler der Südhalbkugel ein so erfolgreiches Projekt zur digitalen Transformation umgesetzt?

Ein Traditionsunternehmen

Woolworths bietet ein einzigartiges Portfolio an Lebensmitteln, Bekleidung, Kosmetik, Homeware und Finanzdienstleistungen. Die erste Woolworths-Filiale wurde im Oktober 1931 in Kapstadt eröffnet. Woolworths ist stolz darauf, ein werteorientiertes Unternehmen zu sein, das danach strebt, mit dem, was wichtig ist, zuerst auf den Markt zu kommen.

„Falls jemand Woolworths nicht kennt: Das Unternehmen bietet sowohl Lebensmittel als auch Kleidung sowie Homeware und Kosmetikprodukte an. Es ist ein Einzelhändler der Spitzenklasse in Südafrika – sehr anspruchsvoll, aber dennoch zugänglich“, erklärt Stacy-Anne Scholtz, General Manager of Kidswear bei Woolworths.

Mit einem Team von über 31.000 Mitarbeitern in Südafrika und über 43.000 Mitarbeitern auf der gesamten Südhalbkugel sowie einem umfassenden Produkt-Mix ist das Geschäftsmodell des Unternehmens sehr komplex.

Herausforderungen im Vorfeld der PLM-Einführung

Trotz seiner herausragenden Stellung im Markt und seiner langjährigen Erfolgsgeschichte war Woolworths nicht vor den Herausforderungen des Marktes gefeit. Im modernen und wettbewerbsintensiven Einzelhandelsmarkt sind Schnelligkeit, Agilität und optimierte Geschäftsprozesse ein Muss. Vor der Einführung des PLM-Systems arbeiteten die Teams von Woolworths mit mehreren verschiedenen Systemen und auf unterschiedliche Weise. Dadurch ging wertvolle Zeit verloren.

Dazu Scholtz: „Woolworths ist ein großes und komplexes Unternehmen. Die Rückverfolgbarkeit des Produkts vom Konzept an war eine echte Herausforderung. Außerdem gab es viel Doppelarbeit im Unternehmen.“

Vor der Einführung des PLM-Systems war die Art und Weise, wie Produkte bei Woolworths zugewiesen, codiert und verwaltet wurden, ein großes Problem. Die vielen verschiedenen Lieferanten von Woolworths sorgten für zusätzliche Komplexität und das Qualitätsmanagement war nicht unternehmensweit standardisiert.

Darüber hinaus arbeitete das Unternehmen mit einem veralteten Produktdatenmanagementsystem (PDM). Das führte dazu, dass man sich zu sehr auf E-Mail und Excel verließ, Doppelarbeit leistete und es an Nachvollziehbarkeit und standardisierten Geschäftsprozessen mangelte. Woolworths wusste, dass es höchste Zeit für eine digitale Transformation war.

„Wir hatten ein PDM-System, das allerdings sehr veraltet war“, sagt Alexander. „Die Welt hat sich sehr verändert und wir mussten Schritt halten und uns anpassen, um zukunftsfähig zu sein.“

Angesichts der schieren Größe und Komplexität von Woolworths war die Auswahl der richtigen Lösung für die digitale Transformation ein aufwändiger und bewusster Prozess.

Ausgereifter Prozess

„Das Centric-Team und unser Implementierungspartner Cogworks haben uns in die richtige Richtung gelenkt“, erklärt Alexander. „Da wir bereits ein System hatten, mussten wir diese Funktionen ersetzen und dann weitere hinzufügen. Wir konnten nicht nur einen kleinen Teil des Produktentwicklungsprozesses ändern, sondern mussten den gesamten Prozess anpassen, um das alte System stilllegen zu können.“

Die Erfolgsfaktoren lassen sich dadurch bestimmen, dass man von Anfang an KPIs nutzt, sie während des gesamten Projekts im Auge behält und einen strategischen Rollout vornimmt.

„Unsere KPIs waren die Verbesserung unserer Produktmarge, die Steigerung der Transparenz, die Rückverfolgbarkeit der CPM sowie die Effizienz der Mitarbeiter“, weiß Alexander. „Wir haben beschlossen, jede Geschäftseinheit und jede Gruppe nach und nach anzugehen – und das strukturiert und schrittweise, damit wir nicht auf einen Schlag das gesamte Unternehmen umstellen mussten.“

Scholtz fügt hinzu: „Centric und Cogworks haben uns immer das Gefühl gegeben, dass wir ihre einzigen Kunden in Südafrika sind. Sie gaben uns viele Anregungen, wie wir das Projekt strukturieren und umsetzen können.“

Alexander erklärt weiter, wie Woolworths die Implementierung über Superuser für jede Abteilung durchführte.

„In der Design-Phase haben wir versucht sicherzustellen, dass alle Gruppen einbezogen wurden. Wir hatten also Superuser aus jeder Gruppe, sei es in den Bereichen Design, Einkauf, Planung oder IT. Im Laufe der Zeit bekamen wir eine Menge Feedback, weil wir einen iterativen Ansatz verfolgten. Das Go-Live erfolgte Gruppe für Gruppe, was uns wiederum die Möglichkeit gab, den Kurs zu korrigieren.“

Digitalisierung und Geschäftstransformation

Der Prozess der digitalen Transformation bedeutete für Woolworths deutlich mehr als nur die Implementierung eines PLM-Systems. Das gesamte Geschäftsgebaren hat sich quasi verändert.

„Dieses Projekt war eine gute Gelegenheit, die Workflows in unserem Unternehmen zu überdenken“, erklärt Alexander. „Es ging also nicht nur um eine reine Systemimplementierung, sondern vielmehr um einen Prozess, um eine Arbeitsweise, die sich kontinuierlich weiterentwickelt.“

Woolworths hat seit der Einführung einen höheren ROI in Form von Zeitersparnis, verbesserter Kommunikation und Zusammenarbeit, Beseitigung von Doppelarbeit, Kosteneffizienz und erhöhter Transparenz erzielt.

„Wir haben bei verwaltungsintensiven Aufgaben, z. B. das Anlegen von Artikeln, das Erstellen von Angeboten und die Endkalkulation, sehr viel Zeit gespart. In manchen Fällen betrug die Zeitersparnis sogar mindestens 15–20 %“, freut sich Alexander.

Früher berechnete Woolworths die Kosten für lokale und internationale Lieferanten auf unterschiedliche Weise. Mit Centric PLM hat das Unternehmen nun die Möglichkeit, die gesamte Lieferkette im Blick zu behalten.

„Wir wickeln jetzt auch mehr größere Mengenkalkulationen über das System ab, sodass wir entscheiden können, wer den besten Preis bietet“, fügt Alexander hinzu.

Scholtz nennt einige weitere Vorteile, die Centric PLM für Woolworths mit sich gebracht hat: „Ein Vorteil ist die Tatsache, dass das System cloudbasiert ist und wir jetzt unabhängig von unserem Standort darauf zugreifen können. Ein weiterer wichtiger Vorteil ist die Transparenz in Sachen CPM. Ich finde es auf jeden Fall gut, dass es mehr Zusammenarbeit bei den Systemen gibt. Die Informationen sind jetzt an einem zentralen Ort gespeichert, sodass alle Beteiligten Zugriff haben. Die Doppelarbeit, die wir in der Vergangenheit geleistet haben, ist heute kein Thema mehr.“

Tipps für kategorieübergreifende Einzelhändler

Woolworths ist der Goldstandard, wenn es um große, komplexe Einzelhändler mit verschiedenen Warengruppen geht. Das Unternehmen hat für andere Unternehmen, die ein neues PLM-System einführen möchten, einige Tipps parat.

„Sie müssen wissen, welche Prozesse Sie umstellen und welche Änderungen Sie vornehmen wollen. Sie müssen zudem entscheiden, auf welche Kategorien oder Produkttypen Sie sich vorrangig konzentrieren möchten, und ähnliche Produkttypen zusammenfassen“, rät Alexander. „Wir haben beispielsweise unsere Implementierung im Bereich Kosmetik erst zum Schluss umgesetzt. Wir haben versucht, den Überblick zu behalten, indem wir diesen komplexen Bereich separat von der Bekleidung abgewickelt haben.“

Der beste Rat überhaupt ist, das Projekt mit einem genauen Ziel vor Augen zu beginnen und zu verstehen, dass Fortschritt der Schlüssel zum Erfolg ist.

„Mein Mantra lautet: Es geht um Fortschritt, nicht um Perfektion“, verrät Alexander. „Man kann nicht vom ersten Tag an Perfektion anstreben.“

Die Reise geht weiter mit Centric

„Ich denke, dass es immer Raum für Verbesserungen geben wird. Wir haben also ein bisschen die Büchse der Pandora geöffnet. Es wird immer wieder Upgrades geben“, so Alexander. „Wir haben das Merchandising-Modul eingeführt und beginnen nun damit, Investitionen in unsere Planungssysteme zu prüfen. Das PLM-Projekt ist ein weiteres Beispiel dafür, wie wir neue Maßstäbe setzen und die Dinge für unsere Benutzer vereinfachen können.“