WOOLWORTHS 發揮 CENTRIC PLM™ 強大效益省下 15-20% 行政作業時間

「對於其他的多類別零售同業,我們的建議是先行釐清自己打算改換哪些流程,乃至於想要成就什麼樣的改變,決定哪些領域應該優先處理,並將相似的產品類型彼此組合搭配。」

挑戰

  • 可追溯性
  • 重複作業
  • 供應鏈能見度匱乏
  • 流程有待標準化
  • 仰賴電子郵件與 Excel
  • 過時老舊的 PDM 系統

結果

  • 行政作業時間節省 15% 到 20% 之多
  • 實作準時完成、低於預算,應用範圍甚至更加廣泛!
  • 極高的使用者採用率
  • 遠距協作
  • 成本效率
  • 能見度
  • 支持永續商業模式

Woolworths 如何開始追尋 PLM?

「為了尋找合適的 PLM,的確花了不少時間,Woolworths 乃是產品組合龐雜多元的大型零售商,必須確保系統有能力處理所有複雜的問題,以及掌握產品組合的細微差異,才能算是最恰當的選擇,」Alexander 透露。

Woolworths 之所以選用 Centric PLM™ 乃是基於許多考量因素,包含 Centric Software 具備的時尚業及零售產業專業知識、其他客戶的推薦,以及有機會藉此享有真正本地化的專案支援作業。

Alexander 也說:「我們希望合作對象也了解時尚及零售業的複雜狀況與本質,再者,我們做了不少功課,跟全球各地的零售同業進行了比較及討論,關於 Centric 是否有能力支援公司,我們獲得了非常正向的反饋意見。最後,我們對於本地的實作夥伴 Cogworks 也相當熟悉,深知他們有能力提供充分支援。」

整個團隊感同身受的影響力

「打從一開始,我們就不只是採用 PLM 系統,而是藉此重新檢視作業流程,確認當中的落差與契機,希望從中領略如何確保系統及流程運作更完善。」

Woolworths 改善專案經理 Moira Alexander 回想起公司的產品生命週期管理 (PLM) 專案,任務龐雜艱鉅,成果亦非僅限於一隅,而是同時影響眾多部門及團隊,足以推動全公司層級的轉型與升級。

與 Centric Software 合作之後,如今的 Woolworths 明確體驗了跨團隊協作大幅增加,能見度與成本效率也隨之更上層樓。身為南半球最具規模的零售事業,他們如何實作如此成效斐然的數位轉型專案?

屢次締造創舉的指標事業

Woolworths 提供獨特的多樣化產品,涵蓋食品、時尚及美妝用品、家用品及金融服務。1931 年 10 月,首家 Woolworths 在南非開普敦正式創立;Woolworths 向來以追求價值至上為傲,屢次率先推動關鍵產品上市。

「對於不了解 Woolworths 的顧客,最理想的介紹詞是這樣的:我們專門提供食品、服飾、家用品以及美妝產品。不但是南非的頂級零售事業,更懷抱著遠大夢想,秉持親切的態度,歡迎所有民眾蒞臨,」Woolworths 童裝事業總經理 Stacey-Anne Scholtz 如是說。

南非境內員工總數超過 31,000 人,整個集團在南半球計有超過 43,000 位員工,提供全方位的多樣產品組合;如此龐雜而廣泛的經營模式亦堪稱罕見。

採用 PLM 之前的各種挑戰

Woolworths 固然以悠久歷史在市場上佔有一席之地,仍然遭遇了不少的市場挑戰,是以為了因應現今高度競爭的零售業情勢,必須採用快速、靈活、精簡扼要的商業流程。在真正採用 PLM 之前,Woolworths 團隊採用多種不同的系統,分散作業且慣例各異,浪費了許多寶貴時間。

Scholtz 表示:「Woolworths 是相當大型而複雜的事業體,如何確保從概念發想開始即持續掌握產品進度,挑戰不可謂小;另外,我們也經歷了不少重複作業、白費資源的問題。」

在採用 PLM 之前,產品應該如何歸類、編碼及管理,涉及到各種複雜的問題。同時 Woolworths 更在多種產業倚重多家不同的供應商,這也增添了複雜程度,此外集團內部也尚未研擬真正標準化的品質管理標準。

尤有甚者,公司採用的產品資料管理 (PDM) 系統過時且老舊,導致了作業過度依賴電子郵件及 Excel,重複作業在所難免,更缺乏可追溯、標準化的高效率作業流程,前述種種狀況迫使 Woolworths 深切體認,落實數位轉型的時機,已經迫在眉睫。

對此 Alexander 直指:「坦白講,當時我們的 PDM 系統早就過時了;世界不斷變動,我們必須順應世界變遷,隨之改變行動,才能跟上未來的潮流。」

由於 Woolworths 事業規模龐大且複雜,選擇適合的數位轉型解決方案有賴深思熟慮,相關歷程勢必涉及一定程度的複雜狀況與難題。

重訂事業航向

Woolworth 的 PLM 實作不但準時完成、低於預算,應用範圍甚至還比原先預期的更加廣泛。由於公司規模龐大,加上業務複雜,謹慎規劃、流暢溝通、以終為始乃是成功關鍵。

「我們從 Centric 和 Cogworks 團隊獲得了許多指導,」Alexander 解釋道:「我們已經有了既存的系統,所以必須先找到既有功能的替代品,再評估自己需要哪些新增功能。我們也不會只替換一小部分的產品研發流程,全部汰舊換新之後,才能捨棄不合用的原有系統。」

確立成功的因素應歸功於一開始就先行設定好 KPI,在整個專案期間時刻留意,同時提出策略性規劃。

Alexander 表示:「我們活用 KPI,持續追蹤改進情況,包含如何提升產品利潤、提升能見度、改善追溯和追蹤關鍵路徑,以及提升人員效率等。我們決定一邊大步邁進,一邊解決每個業務單位及群組的問題。當然,有條理、分階段進行,改變才能腳踏實地完成,升級並不是轟然一聲就能全盤到位的奇幻魔法。」

Scholtz 更補充:「Centric 和 Cogworks 總讓我們感覺自己是南非境內最受重視的企業客戶,給了許許多多的建議,指導我們如何建構並落實專案。」

Alexander 進一步解釋 Woolworths 如何透過各部門的高階權限使用者 (superusers) 順利完成專案實作。

「我們在專案的設計階段,希望可以確立跨組別的代表人員,因此,每個小組都設有高階權限使用者,橫跨設計、採購、規劃及科技等領域。接下來則在作業過程裡活用疊代式方法,持續獲得各種珍貴的回饋意見。專案上線之後,我們針對個別小組逐一推動,這個階段同樣有機會進行方向的修正與微調。」

數位化及企業轉型

踏上數位轉型之旅並非僅僅是實作了新的 PLM 系統,整個歷程更在 Woolworths 內部造就了更深刻的正向影響,從而進一步改變了整體的經營方式。

「這項專案剛好成了契機,讓我們重新審視公司的營運方式,」Alexander 解釋道:「所以這絕不是單純的系統實作,而是持續改變的過程,確保我們的工作模式得以長期演進改善。」

採用新系統後,Woolworths 顯著提升投資報酬率,包含節省時間、流暢溝通及協作、消除重複作業、實現成本效率並且提升能見度。

Alexander 分享:「針對繁重龐雜的行政事務,像是建立項目、報價及確認成本估算,我們因此省下的時間絕對更為可觀。至少節省 15% 到 20% 的寶貴時間,不致遭到各種瑣事拖累工作重點。」

Centric PLM™ 協助我們更有效使用材料,簡化成本估算流程,並增進流程效率,從而提升產品獲利率達 0.2% 之多

先前的 Woolworths 乃是將本地供應商及國際供應商的成本採行不同方式分別予以計算,至於今後只要借重 Centric PLM™,就能洞察完整的供應鏈,提升能見度。

Alexander 補充說道:「今後,直接透過新系統,就可以計算出更大量的批量成本,協助我們迅速判定哪一家的報價最理想。」

Scholtz 也分享了 Centric PLM™ 為 Woolworths 帶來的進一步優勢:「其中一大好處源自於系統本身,畢竟它採用的是雲端技術,現在我們的同仁無論置身何處都能隨時存取系統。另一個重要好處在於關鍵路徑的能見度大有進步,我的確很高興看到越來越多同仁透過新系統完成跨部門協作。時至今日,所有資訊全數集中於一處,所有利害關係人員都能輕鬆存取,這也絕對減少了我們過往經歷過的某些重複作業,避免白費力氣。」

多類別零售業者不可不知

在大型、複雜的多類別零售服務業領域,Woolworths 集團的經營堪稱黃金標準,在此也提供幾項誠摯建議,專供有意採用新 PLM 系統的同業參考。

「你必須清楚自己打算改換哪些流程,乃至於想要成就什麼樣的改變,此外也要先行決定優先考量的領域是什麼,像是區分不同類別的產品,或將相似的產品類型組成群組,」Alexander 指出:「舉例來說,我們到了最後才完成美妝事業的實作,並沒有把它們併入服飾類別一同進行,因為我們不想把工作變複雜,反而搞到自己頭暈腦脹。」

他們提供的最佳建議,莫過於將最終目標銘記在心,再展開專案,並切記過程才是關鍵所在。

Alexander 總結說:「我個人的信仰是,實質的進展才是真正的重點,如無必要絕不過度苛求,完美無暇可不是變革上路的第一天就必須鎖定的目標。」

與 CENTRIC 攜手同行

「在我看來,往後的下一步,永遠都有再改進的空間,打個比方來說,潘朵拉的寶盒已經開了一條縫,接下來當然必須持續升級進步,」Alexander 說:「先前我們已經把商品銷售模組準備就緒,接下來則是針對規劃系統展開投資。PLM 專案乃是持續攜手並進的合作關係,協助我們的事業再創高峰,也確保對於使用者而言更容易上手。」

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