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Woolworths Reduz a Administração em 15-20% Graças a Centric PLM™

A Woolworths precisava de uma solução de transformação digital para lidar com produtos desatualizados e equipes que trabalham em diferentes sistemas. Depois de implementar o Centric PLM, a Woolworths está passando por mudanças transformacionais em todo o negócio.

“Nosso conselho para outros varejistas de várias categorias é que você precisa saber quais processos deseja mudar e quais mudanças deseja fazer. Decida suas áreas prioritárias e agrupe tipos de produtos semelhantes.” — Moira Alexander, Gerente de Projetos de Melhoria na Woolworths

Desafios

  • Rastreabilidade
  • Duplicação de trabalho
  • Falta de visibilidade da cadeia de suprimentos
  • Padronização de processo
  • Dependência de e-mail e Excel
  • Sistema PDM legado desatualizado

Resultados

  • 15–20% diminuição do tempo gasto em tarefas administrativas
  • Implementação dentro do prazo e do orçamento - mesmo com um escopo maior!
  • Adoção de usuários extremamente alta
  • Colaboração remota
  • Eficiência de custos
  • Visibilidade
  • Apoiando um modelo de negócios sustentável

Como Woolworths Embarcou em sua Jornada de PLM?

“A questão de encontrar o PLM certo é o que levou um pouco de tempo. A Woolworths é uma grande varejista com um complexo mix de produtos. Tínhamos que ter certeza de que poderíamos encontrar o sistema certo para poder atender a todas as complexidades e nuances em nosso mix de produtos”, compartilha Alexander.“

A Woolworths selecionou  Centric PLM por vários motivos, incluindo a experiência da  Centric Software em moda e varejo, referências de clientes e a oportunidade de suporte de projeto realmente localizado.

“Queríamos alguém que entendesse a complexidade de um negócio de varejo de moda”, diz Alexander. “Em segundo lugar, quando fizemos a pesquisa e tivemos uma discussão de comparação com outros varejistas ao redor do mundo, tivemos um feedback muito bom em termos da capacidade da Centric em nos apoiar. E, em terceiro lugar, estávamos familiarizados com a Cogworks, o parceiro de implementação local, e sabíamos que eles poderiam fornecer e fornecer suporte.”

Causando Impacto em Todas as Equipes

“Desde o início, não apenas instalamos um sistema de PLM, re-examinamos como trabalhávamos e identificamos lacunas e oportunidades, tentando entender como poderíamos fazer os sistemas e os processos funcionarem melhor.”

Moira Alexander, Gerente de Projetos de Melhoria na  Woolworths, reflete sobre a enormidade do seu projeto da  Gestão do Ciclo de Vida do Produto(PLM), que impactou não um, mas vários departamentos e equipes, impulsionando a mudança transformacional em todo a empresa.

Agora, após a parceria com a Centric Software, a Woolworths já está experimentando um aumento significativo na colaboração entre equipes, bem como maior visibilidade e eficiência de custos. Mas como um dos maiores varejistas do Hemisfério Sul implementou um projeto de transformação digital tão bem-sucedido?

Um Negócio de Primeira

A Woolworths oferece uma mistura única de comida, moda, beleza, utilidades domésticas e serviços financeiros. A primeira loja Woolworths abriu suas portas ao público na Cidade do Cabo em outubro de 1931 e a Woolworths se orgulha de ser uma organização orientada por valores que se esforça para ir ao mercado primeiro com o que importa.

“Se alguém não conhece a Woolworths, acho que a melhor maneira de descrevê-la é que somos uma empresa de alimentos, roupas, casa e beleza. É uma loja de varejo de primeira linha na África do Sul, uma loja de varejo muito aspiracional, mas acessível ”, resume Stacey-Anne Scholtz, Gerente Geral de Roupas Infantis da Woolworths

With a team of over 31,000 people in South Africa, over 43,000 people across the Group in the Southern Hemisphere, and a comprehensive product mix, it is an understatement to say their business model is complex.

Desafios Pré-PLM

Apesar de sua proeminência no mercado e longa história de sucesso, a Woolworths não estava imune aos desafios do mercado. No cenário de varejo altamente competitivo de hoje, velocidade, agilidade e processos de negócios simplificados são essenciais. Antes do PLM, as equipes da Woolworths trabalhavam em vários sistemas diferentes, de maneiras díspares, e um tempo valioso estava sendo perdido.

Scholtz explica: “A Woolworths é uma organização grande e complexa. A capacidade de rastrear o produto desde o conceito foi um desafio. Nós também experimentamos muita duplicação no negócio.”

Antes do PLM, havia muitas complexidades na forma como os produtos eram atribuídos, codificados e gerenciados. Muitos fornecedores diferentes da Woolworths adicionaram camadas adicionais de complexidade e o gerenciamento de qualidade não foi padronizado em toda a empresa.

Além disso, a empresa estava trabalhando em um sistema legado de Gerenciamento de Dados de Produtos (PDM) desatualizado, resultando em uma dependência excessiva de e-mail e Excel, duplicação de trabalho e falta de rastreabilidade e processos de negócios padronizados. Woolworths sabia que era hora da transformação digital.

“Tínhamos um sistema PDM muito desatualizado”, diz Alexander. “Muita coisa mudou no mundo e precisávamos ser capazes de nos mover e mudar com isso para estarmos mais preparados para o futuro.”

Dado o tamanho e a complexidade da Woolworths, selecionar a solução de transformação digital certa foi um processo envolvido e considerado.

Virando o Barco

A implementação do PLM da Woolworth foi entregue no prazo, abaixo do orçamento e com um escopo maior do que o originalmente estimado. Devido à complexidade do negócio e ao tamanho da organização, um planejamento cuidadoso, comunicação perfeita e começar com o objetivo em mente foram as chaves para o sucesso.

“Aceitamos bastante as equipes Centric e Cogworks”, explica Alexander. “Como tínhamos um sistema existente, tivemos que substituir essa funcionalidade e adicionar mais. Não podíamos fazer apenas uma pequena parte do processo de desenvolvimento do produto, tínhamos que fazer o processo completo para que pudéssemos tirar o sistema antigo.”

Os fatores determinantes de sucesso podem ser atribuídos à identificação de KPIs desde o início, mantendo-os à vista durante todo o projeto e implementando-os estrategicamente.

“Os KPIs que estávamos rastreando eram melhorias em nossa margem de produto, melhorias em nossa visibilidade e em nosso rastreamento e rastreamento de caminho crítico, bem como eficiência de pessoas”, diz Alexander. “Decidimos abordar cada unidade de negócios e grupo à medida que avançávamos … colocando-o de maneira estruturada e em fases para que não o lançássemos como um big bang para toda a organização.”

Scholtz acrescenta: “Centric e Cogworks sempre nos fizeram sentir como se fôssemos seus únicos clientes na África do Sul. Eles nos deram muitas informações sobre como estruturar o projeto e como entregá-lo.”

Alexander continua explicando como Woolworths lançou a implementação por meio de superusuários para cada departamento.

“Quando passamos pela fase de design, tentamos garantir que tivéssemos uma representação entre grupos. Então, tínhamos superusuários de todos os grupos. Seja em design, compra ou planejamento, ou tecnologia. E então, à medida que avançamos, recebemos muitos comentários porque seguimos uma abordagem interativa. Quando entramos ao vivo, levamos grupo por grupo, o que novamente nos deu a oportunidade de corrigir o curso.”

Digitalização e Transformação de Negócios

O processo de embarcar em uma jornada de transformação digital impactou a Woolworths de uma maneira muito mais profunda do que apenas implementar um sistema PLM. Como resultado, toda a sua maneira de fazer negócios evoluiu.

“Este projeto foi uma oportunidade para rever como tudo era feito no negócio.” explica Alexandre. “Então, não foi apenas uma implementação do sistema. Foi muito mais um processo, uma forma de trabalhar que continua a evoluir.”

A Woolworths obteve um ROI significativo desde o lançamento em termos de economia de tempo, comunicação e colaboração, eliminando a duplicação de trabalho, eficiência de custos e maior visibilidade.

“Vimos uma economia de tempo definitiva em termos de tarefas administrativas intensivas, como criar itens, fazer cotações e finalizar custos. Você viu uma redução de pelo menos  15 a 20% no tempo em alguns desses elementos”, compartilha Alexander.

O Centric PLM nos permitiu utilizar nossos materiais com mais eficiência, simplificar nosso processo de custeio e aumentar a eficiência do processo, resultando em um aumento de 0,2% na lucratividade do produto.

Anteriormente, a Woolworths costumava custar uma forma para seus fornecedores locais e outra para fornecedores internacionais. O Centric PLM agora lhes deu a capacidade de ter visibilidade em toda a cadeia de suprimentos.

“Agora estamos fazendo muito mais de nossos maiores custos de volume por meio do sistema, permitindo-nos tomar decisões sobre quem está oferecendo o melhor preço”, acrescenta Alexander.

Scholtz compartilha alguns benefícios adicionais que o Centric PLM trouxe para a Woolworths: “Um benefício é o fato de que o sistema é baseado em nuvem e podemos acessá-lo agora, independentemente de onde estivermos. Outro benefício que tem sido muito bom é a visibilidade do caminho crítico. Eu certamente gosto do fato de que há mais colaboração acontecendo nos sistemas. A informação está agora alojada num local central, que dá acesso a todas as partes interessadas e elimina definitivamente parte da duplicação de trabalho que experimentamos no passado.

Assessoria para Varejistas Multicategoria

A Woolworths é o padrão-ouro quando se trata do espaço de varejo grande, complexo e multi-categoria e oferece alguns conselhos para outras pessoas que desejam adotar um novo sistema PLM.

“Você precisa saber quais processos deseja mudar e quais mudanças deseja fazer. Você precisa decidir em suas áreas prioritárias nas quais deseja se concentrar em termos de categorias ou tipos de produtos e agrupar tipos de produtos semelhantes”, aconselha Alexander. “Por exemplo, fizemos nossa implementação de beleza no final. Não tentamos nos confundir jogando a complexidade de um negócio de beleza enquanto estávamos fazendo roupas.”

O melhor conselho que eles têm a oferecer é iniciar o projeto com um objetivo final em mente e entender que o progresso é a chave.

“Meu mantra é o progresso, não a perfeição”, confidencia Alexander. “Você não pode almejar a perfeição no primeiro dia.”

A Jornada Continua com Centric

“Acho que o próximo passo é que sempre há melhorias. Então, abrimos um pouco da caixa de Pandora, haverá atualizações contínuas.” compartilha Alexandre. “Instalamos o Módulo de Merchandising e agora estamos começando a pensar em fazer investimentos em nossos sistemas de planejamento. O projeto PLM é um relacionamento contínuo de como podemos alcançar novos patamares e simplificar as coisas para nossos usuários.”

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