Swarovski Permite a Execução da Direção Criativa com as Soluções da Centric Software

“Tivemos grandes problemas de desempenho com o sistema. A instalação de dois PLMs resultou em muitos desalinhamentos em termos de dados entre os dois sistemas.”

Martin Buchbauer, Diretor de Marketing de Operações de Marca da Swarovski, fala sobre não apenas uma, mas duas plataformas de PLM que a Swarovski estava usando ao mesmo tempo em lados diferentes do negócio. “Acabamos tendo dois sistemas PLM diferentes implementados com meio ano de diferença. E então, é claro, tentamos conectar esses dois sistemas um ao outro e também ao nosso ERP. Foi altamente complexo criar essas conexões. Operamos assim por alguns anos, mas não estávamos satisfeitos.” A empresa finalmente disse que já era o suficiente e decidiu mudar para uma única solução de PLM. Qual foi a jornada que eles percorreram para chegar lá e quais benefícios eles experimentaram desde então?

Desde 1895

Fundada em 1895 na Áustria, a empresa projeta, fabrica e vende cristais finos, pedras preciosas, diamantes e zircônias criados pela Swarovski, jóias e acessórios, bem como objetos de cristal e acessórios para casa. A Swarovski Crystal Business (as empresas irmãs são Swarovski Optik (dispositivos ópticos) e Swarovski Tyrolit (abrasivos)) tem alcance global com aproximadamente 2.400 lojas e 6.700 pontos de vendas em cerca de 140 países e emprega mais de 18.000 pessoas. A Swarovski vende diretamente ao consumidor, e também por meio de varejistas, com vendas limitadas de cristais como matéria-prima para marcas selecionadas e sofisticadas.

Atualizar ou substituir?

Em 2011, dois departamentos diferentes tinham projetos que consideravam necessários para um sistema PLM. Buchbauer aborda o sistema PLM no lado do marketing. “Percebemos durante a implementação que o fornecedor havia prometido demais muitas das funcionalidades que esperávamos que estivessem disponíveis imediatamente. Felizmente, temos uma equipe de TI muito forte na Swarovski e eles fizeram muitas personalizações porque precisavam. Acabamos com cerca de 67% da funcionalidade customizada.” No entanto, alguns anos depois, a Swarovski precisou atualizar a solução. Eles chegaram à conclusão de que o custo de atualização era comparável à compra de uma nova solução devido à configuração altamente personalizada. Não valeu a pena pelo tempo e custo de recriar a funcionalidade na nova versão.

Logicamente, a Swarovski primeiro explorou a adoção do outro sistema para uso em toda a empresa. Houve algumas sessões teste, mas Buchbauer diz: “Começamos a reconhecer que eles não poderiam entregar o que precisávamos”.

Em uma coincidência fortuita, o diretor de vendas da Centric Software® entrou em contato com Buchbauer na mesma época. Buchbauer diz: “Foi o momento perfeito. Explicamos nossa situação e em pouco tempo – algumas semanas – a Centric conseguiu configurar algumas sessões de demonstração e casos de uso. O que foi apresentado foi muito convincente para nós; a maioria dos usuários que participaram das sessões ficaram surpresos com o que a Centric Software pode nos oferecer.”

Jose Perez, Gerente Sênior de Operações de Marca de PLM, explica: “Trabalhamos com o conceito ‘o processo vem primeiro’ – o sistema deve dar suporte ao nosso processo e não o contrário. Precisávamos de uma solução que automatizasse nosso novo processo da ideia à prateleira conforme foi concebido. O Centric PLM foi capaz de fazer isso.”

Indo na onda

Perez discute o lançamento do Centric PLM™ em 2020. Como acontece com qualquer implementação, houve alguns obstáculos ao longo do caminho. As funcionalidades adicionais que a Swarovski queria ainda não estavam disponíveis. A equipe Centric, reconhecendo as expectativas da Swarovski e mantendo sua abordagem centrada no cliente, especialmente no que diz respeito ao roteiro de inovação, fez parceria com a Swarovski para alcançar um resultado satisfatório. Perez diz: “A Centric foi muito clara conosco. Eles disseram: ‘Não temos, mas estamos muito interessados em construir isso junto com você.’ Essas funcionalidades incluíam colaboração aprimorada no fluxo de trabalho – suporte, rastreamento e relatórios sobre marcos e tarefas do processo, além de recursos de multisourcing. Perez observa: “A Centric desenvolveu a primeira plataforma real de desenvolvimento de multisourcing que conhecemos entre os softwares que avaliamos”.

A implementação em si foi bem organizada. Perez diz: “O sucesso do projeto deveu-se a um planejamento minucioso. A Centric nos ofereceu uma equipe muito forte. Começamos fazendo sessões de descoberta em que mapeamos nossas necessidades e decidimos como iríamos trabalhar. Martin (Buchbauer) já mencionou que temos uma equipe de TI muito forte. Para facilitar o andamento do projeto, dividimos algumas das tarefas entre nossas equipes internas e externas.”

A Swarovski estava programada para fazer treinamento interno com as diferentes equipes, mas então o COVID-19 apareceu. Perez lembra: “Nossos voos foram cancelados naquele fim de semana”. A empresa rapidamente passou a fazer o treinamento virtualmente. Ele continua: “Aqui é onde a ferramenta já mostra o quão poderosa ela é. Porque mesmo fazendo tudo remotamente, a adoção do sistema foi bem rápida.” Perez treinou mais de 300 usuários em todo o mundo, colocando-os em funcionamento de forma totalmente remota.

Todos se Beneficiam

Hoje, o Centric PLM é usado em todos os departamentos: marketing, desenvolvimento de produtos, design, qualidade, manufatura, fornecimento, merchandising, controle, online. Está diretamente conectado ao ERP, um programa 3D e Adobe® Illustrator. Buchbauer diz: “Por natureza, se você tiver que trabalhar apenas em um sistema em vez de dois, isso torna as coisas mais fáceis. Por exemplo, todas essas interfaces complexas e a manutenção dessas interfaces desapareceram. Ter o Centric PLM também teve um impacto muito positivo na precisão dos dados. Esse desalinhamento que enfrentamos no passado entre dois sistemas não existe mais. E claro, acho que a interface do usuário está muito mais intuitiva, mais moderna, o que ajudou muito a melhorar a eficiência, em termos de inserção e atualização de dados pelos usuários. É muito mais rápido do que no passado.”

Perez diz: “Temos uma organização diferente agora do que quando implementamos pela primeira vez – estrutura diferente, equipes diferentes. Mas o que realmente notamos foi que o sistema nunca impediu a empresa quando precisávamos obter informações. O Centric PLM acompanhou nossa transformação de negócios. E isso foi muito importante.”

Buchbauer encontra um exemplo de algo quantificável.

Outro exemplo é a redução de planilhas. A empresa passou de 300 planilhas por coleção, duas vezes ao ano, para 20 por coleção. É uma redução de 600 a 40 ou 93% ao ano. E, embora a velocidade de lançamento no mercado não seja uma meta atual, a Swarovski conseguiu reduzir o tempo de lançamento no mercado em 3 meses usando o Centric PLM.

A Swarovski atingiu seu objetivo de integração com diferentes módulos em SAP, software Rhino 3D e Adobe Illustrator, entre outros. Perez diz: “Essa flexibilidade foi fundamental para que nossos usuários adotassem o Centric PLM como sua ferramenta de trabalho central. Outras funcionalidades de que precisamos são cálculos de custos complexos, onde diferentes cenários de custos podem ser determinados, levando em consideração os custos operacionais e de material.” Finalmente, um poderoso gerenciamento de material e BOM permite manter diferentes opções e versões de BOM.

Centric Visual Boards

Com a reorganização da empresa e uma ênfase renovada no design criativo, incluindo a chegada de um novo Diretor Criativo, as pessoas gastavam muito tempo preparando apresentações para visualizar as coleções de diferentes maneiras. Perez diz: “Foi um esforço altamente manual; ao mesmo tempo, 40% de nossa equipe de marketing de produto não fazia nada além de criar apresentações para mostrar as ideias da coleção. Foi solicitado que apresentassem a coleção por cores, por exemplo. O marketing do produto colocava as imagens uma a uma nos slides, dimensionando e redimensionando e ajustando a qualidade.” Esse tipo de trabalho consome tanto tempo com pouco valor agregado que criar um caso de negócios para automação era lógico.

Buchbauer conclui: “E com esse caso de negócios, finalmente obtivemos a aprovação de nosso CEO para prosseguir”.

A Swarovski procurou os Visual Assortment Boards da Centric, que oferece aos compradores, comerciantes, designers, planejadores, fornecedores, equipes de vendas e varejo uma visão estratégica do sortimento de produtos em uma tabela dinâmica visual para que o sortimento possa ser invertido de maneiras diferentes – por exemplo, por cor, entrega, canal etc. — para construir uma coleção robusta para um ótimo desempenho no varejo e uma experiência de marca coerente em todos os canais e pontos no tempo.

Visual é Melhor

Buchbauer explica: “Parte do nosso grupo é dono da ideia e de todo o processo de desenvolvimento das coleções até chegar às lojas. A outra parte do grupo se concentra na comunicação – desenvolvendo, planejando e criando os recursos para promover o produto.” Essa equipe de comunicação agora tem acesso direto aos dados associados aos produtos para elaborar suas mensagens.

Perez diz: “Assim como acontece com o PLM, os Visual Boards liberaram tempo para se concentrar no que é mais importante agora. Esse é o ganho mais significativo – as equipes podem trabalhar no que mais importa. Vale também o aprimoramento da comunicação entre a criação e o marketing do produto. Por ser uma ferramenta visual, você pode apresentar as informações de forma mais abrangente. Para o usuário, ao tocar e ver, fica mais fácil preparar e agrupar informações.”

Buchbauer acrescenta: “Com base nisso, eu diria que é a única maneira possível de aproximar os dados de nossas equipes criativas. Não há outra maneira de fazer isso.”

“No final, se você não trouxer a equipe criativa para os dados, sempre haverá uma lacuna na transformação da informação criativa em informação digital”, diz Perez. Muitas vezes, esse é o gargalo do processo. Ele continua: “Então, você sempre vai precisar ter alguém traduzindo entre os dois mundos, mas se for uma pessoa, pode faltar informação. É como a Torre de Babel, onde você tem  pessoas criativas falando sua língua e os geeks de dados falando apenas dados, mas o Centric Visual Boards atua como tradutor.”

E, depois de apenas um ano, o Centric Visual Boards cumpriu as promessas do caso de negócios. Perez observa: “O marketing de produto gastava de 1 a 1,5 dias para criar um relatório específico que mais usamos. Agora, com um clique, você pode tê-lo em, no máximo, 15 minutos.”