“Chúng tôi đã gặp nhiều sự cố hiệu suất với hệ thống này. Việc sử dụng cùng lúc hai hệ thống PLM khiến dữ liệu ở hai nơi thường xuyên bị chênh lệch.”
Trưởng Bộ phận Tiếp thị Vận hành Thương mai tại Swarovski, ông Martin Buchbauer, chia sẻ về không chỉ một, mà hai hệ thống PLM Swarovski đang sử dụng đồng thời ở những bộ phận khác nhau trong công ty. “Cuối cùng, chỉ cách nhau nửa năm nhưng chúng tôi đã triển khai tới 2 hệ thống PLM khác nhau. Và đương nhiên, chúng tôi đã cố gắng kết nối hai hệ thống này với nhau và với cả hệ thống ERP của mình. Việc kết nối như vậy làm phát sinh nhiều vấn đề vô cùng phức tạp. Chúng tôi đã vận hành như thế này được vài năm rồi, nhưng thú thực là chúng tôi không hài lòng.” Một ngày, sau khi đã chịu đủ mọi bất cập, công ty dứt khoát chuyển sang sử dụng một giải pháp PLM duy nhất. Hành trình chuyển đổi đó đã diễn ra như thế nào và họ đã thu về những lợi ích gì?
Từ năm 1895
Thành lập vào năm 1895 tại Áo, Swarovski chuyên thiết kế, chế tác và kinh doanh các loại pha lê, đá quý, trang sức, phụ kiện, cũng như Kim Cương Nhân Tạo Swarovski, sứ zirconia cùng các món đồ pha lê và phụ kiện nhà cửa khác. Swarovski Crystal Business (với công ty anh chị là Swarovski Optik (thiết bị quang học) và Swarovski Tyrolit (sản phẩm khoan, đục, mài, v.v.)) có khoảng 2.400 cửa hàng và 6.700 điểm bán hàng tại 140 quốc gia và sử dụng hơn 18.000 lao động. Swarovski bán hàng trực tiếp cho khách hàng và thông qua các nhà bán lẻ. Ngoài ra, họ cũng cung cấp một số lượng hạn chế pha lê làm nguyên liệu thô cho các thương hiệu cao cấp đặc biệt.
Nâng cấp hay thay thế?
Vào năm 2011, hai bộ phận khác nhau cùng có những dự án cần đến hệ thống PLM, và Buchbauer tiếp cận hệ thống PLM từ phía bộ phận tiếp thị: “Trong quá trình triển khai, chúng tôi nhận ra rằng nhà cung cấp đã hứa suông rất nhiều chức năng mà chúng tôi kỳ vọng rằng sẽ có thể chạy ngay. Thật may là đội CNTT của Swarovski rất vững vàng và họ đã phải chủ động tùy chỉnh rất nhiều vì đây là điều bắt buộc. Cuối cùng, khoảng 67% các chức năng đã được tùy chỉnh.” Tuy nhiên, một vài năm sau đó, Swarovski lại cần nâng cấp giải pháp. Họ đi đến kết luận rằng chi phí nâng cấp cũng không kém chi phí mua giải pháp mới là bao vì họ sẽ phải tùy chỉnh lại rất nhiều. Việc tái tạo lại những chức năng này ở phiên bản mới sẽ khiến họ tốn thêm nhiều thời gian và chi phí không đáng có.
Theo logic đó, Swarovski trước tiên đã thử áp dụng hệ thống cũ còn lại trên toàn công ty. Sau khi họ tổ chức một vài buổi khám phá, Buchbauer kết luận rằng: “Chúng tôi bắt đầu nhận ra là hệ thống này không thể cho chúng tôi thứ mà chúng tôi cần.”
Trùng hợp thay, giám đốc bán hàng của Centric Software® đã liên hệ với Buchbauer ngay trong khoảng thời gian đó. Ông Buchbauer chia sẻ: “Thời điểm quá hoàn hảo. Chúng tôi đã giải thích tình hình hiện tại và chỉ trong vài tuần ngắn ngủi, Centric đã chuẩn bị ngay được một buổi minh họa và trình bày một số trường hợp sử dụng quan trọng. Nội dung mà họ đã chuẩn bị rất thuyết phục; hầu hết những người dùng tham gia vào buổi hôm đó đều ngạc nhiên trước những gì Centric Software có thể mang đến cho chúng tôi.”
Jose Perez, Giám đốc Vận hành Thương mại PLM Cao cấp, giải thích: “Chúng tôi làm việc theo tinh thần “ưu tiên quy trình” — hệ thống phải hỗ trợ được cho quy trình của chúng tôi chứ không phải ngược lại. Chúng tôi cần một giải pháp có thể tự động hóa quy trình biến ý tưởng thành sản phẩm ngay từ khi mới ấp ủ. Centric PLM đã làm được điều đó.”
Thuận theo thời thế
Perez đã thảo luận về vấn đề triển khai Centric PLM™ vào năm 2020. Như thường lệ, tiến trình triển khai cũng gặp khúc mắc ở một vài điểm. Một số chức năng bổ sung mà Swarovski mong muốn vẫn chưa có mặt. Đội ngũ của Centric, sau khi ghi nhận kỳ vọng của Swarovski và bám sát lộ trình cải tiến trên cơ sở đặt khách hàng làm trọng tâm, đã tích cực hợp tác với Swarovski để cho ra một kết quả đáng hài lòng. Perez chia sẻ: “Centric đã rất minh bạch với chúng tôi. Họ nói, giờ chúng tôi chưa có cái đó, nhưng chúng tôi rất muốn cùng quý công ty xây dựng chức năng này.” Những chức năng này bao gồm các bước cộng tác giúp nâng cao quy trình — hỗ trợ, theo dõi và báo cáo các cột mốc và nhiệm vụ trong quy trình — cũng như một số chức năng thuê ngoài đa nguồn. Theo Perez: “Centric đã phát triển nên nền tảng phát triển thuê ngoài đa nguồn hiệu quả đầu tiên mà chúng tôi được biết trong số các phần mềm mà chúng tôi đánh giá.”
Quá trình triển khai cũng rất quy củ. Perez cho hay: “Thành công của dự án đến từ sự thấu đáo ngay từ khâu lên kế hoạch. Centric đã phân một đội ngũ có tay nghề cứng đến làm việc cùng chúng tôi. Hai bên đã bắt đầu từ các buổi khám phá để vạch ra khung nhu cầu và xác định phương thức phối hợp. Như Martin (Buchbauer) đã nói, chúng tôi có một đội CNTT rất giỏi. Để giúp dự án diễn ra suôn sẻ hơn, chúng tôi đã chia một số nhiệm vụ cho cả các đội bên trong và bên ngoài công ty.”
Swarovski đã lên kế hoạch đào tạo nội bộ với các đội khác nhau, nhưng rồi COVID-19 ập đến. Perez nhớ lại: “Chuyến bay của chúng tôi bị hủy ngay trong tuần đó.” Công ty nhanh chóng chuyển sang đào tạo qua mạng. “Đây là chính là thời điểm công cụ thể hiện được sức mạnh của mình. Bởi vì cho dù phải làm tất cả mọi thứ từ xa, quá trình làm quen với hệ thống mới vẫn diễn ra tương đối nhanh.” Perez đã đào tạo hơn 300 người dùng trên khắp thế giới, giúp họ từ bước làm quen đến khi sử dụng thành thạo, hoàn toàn từ xa.
Lợi ích cho tất cả
Giờ đây, Centric PLM đã được dùng ở tất cả các phòng ban: tiếp thị, phát triển sản phẩm, thiết kế, chất lượng, sản xuất, thuê ngoài, mua hàng, kiểm soát. Nó được kết nối trực tiếp với ERP của công ty cũng như một chương trình 3D và Adobe® Illustrator. Buchbauer nhận xét: “Trên thực tế, so với làm việc với hai hệ thống thì làm việc trong một hệ thống dễ dàng hơn nhiều. Do vậy, ví dụ, chúng tôi không còn phải lo chuyện xử lý các giao diện phức tạp và duy trì các giao diện đó nữa. Centric PLM cũng có tác động rất tích cực lên tính chính xác của dữ liệu. Những sai lệch khiến chúng tôi nhức đầu trong quá khứ do sử dụng hai hệ thống khác nhau nay không còn nữa. Và đương nhiên, tôi thấy giao diện người dùng cũng trực quan và hiện đại hơn nhiều, điều này thực sự giúp nâng cao tính hiệu quả trên khía cạnh người dùng có thể nhập và cập nhật dữ liệu một cách thoải mái. Tốc độ hiện nay nhanh hơn nhiều so với trước.”
Perez khẳng định: “Chúng tôi đã thay đổi rất nhiều so với ngày đầu triển khai — cấu trúc khác, nhân lực cũng khác. Nhưng điều chúng tôi nhận ra là hệ thống không bao giờ cản bước chúng tôi khi cần lấy thông tin. Centric PLM đã đồng hành cùng quá trình cải tổ của chúng tôi. Và điều đó vô cùng quan trọng.”
Buchbauer chia sẻ một ví dụ cụ thể.
Trong hệ thống PLM cũ, phải mất khoảng 5 phút để tải xuống hết tất cả các thành phần trong một bộ sưu tập. Với Centric thì chỉ mất vài giây. Và đây là tài liệu thường được tải xuống nhất.
Một ví dụ khác là số lượng bảng tính cũng giảm bớt đáng kể. Công ty đã đi từ chỗ phải tạo 300 bảng tính mỗi bộ sưu tập, mỗi năm 2 lần, xuống chỉ còn 20 bảng tính cho mỗi bộ sưu tập. Vậy là từ 600 giảm còn 40, tương đương 93% mỗi năm. Và mặc dù thời gian đưa ra thị trường không phải là mục tiêu hiện tại, nhưng nhờ Centric PLM mà thời gian này vẫn được rút ngắn tới 3 tháng.
Swarovski đã đáp ứng được mục tiêu tích hợp với các mô-đun khác nhau trong SAP, phần mềm Rhino 3D và Adobe Illustrator, v.v. Perez cho biết: “Sự linh hoạt này đóng vai trò chủ chốt trong việc giúp nhân viên biến Centric PLM thành công cụ làm việc chính của họ. Những chức năng khác mà chúng tôi cần là chức năng tính toán chi phí phức tạp, trong đó xác định các tình huống chi phí khác nhau trên cơ sở chi phí vận hành và chi phí nguyên liệu.” Cuối cùng thì những nguyên liệu chất lượng và quy trình quản lý BOM mạnh mẽ đã giúp việc duy trì các phương án và phiên bản BOM khác nhau trở nên khả thi.
Centric Visual Boards
Khi công ty tiến vào thời kỳ tái cấu trúc và đẩy mạnh tập trung vào khâu thiết kế sáng tạo với việc bổ nhiệm Giám đốc Sáng tạo mới, mọi người đã tốn rất nhiều thời gian chuẩn bị các bài thuyết trình để minh họa các bộ sưu tập bằng nhiều cách khác nhau. Perez cho biết, “Công đoạn này rất tốn sức, có lúc tới 40% đội tiếp thị sản phẩm của chúng tôi không làm gì ngoài soạn bài thuyết trình để minh họa ý tưởng cho bộ sưu tập. Ví dụ, có lúc họ được yêu cầu giới thiệu bộ sưu tập theo màu sắc. Đội tiếp thị sản phẩm phải dán từng ảnh một vào trang chiếu, rồi điều chỉnh kích cỡ và chất lượng của hình ảnh.” Công việc này rất tốn thời gian mà chẳng mang lại mấy giá trị gia tăng, do đó không có gì lạ khi chúng tôi muốn tìm một giải pháp để tự động hóa công đoạn này.
Buchbauer kết luận: “Sau khi trình bày chuyện này, chúng tôi đã được CEO phê duyệt triển khai dự án.”
Swarovski đã đặt niềm tin vào giải pháp Visual Assortment Boards của Centric. Giải pháp này giúp người mua, người bán, nhà thiết kế, người lên kế hoạch, đội thuê ngoài, đội kinh doanh và bán lẻ có được cái nhìn chiến lược về phân loại sản phẩm trong bảng minh họa trực quan sao cho bảng đó có thể được xem bằng nhiều cách — ví dụ như theo màu sắc, cách thực hiện, kênh phân phối, v.v. — để xây dựng một bộ sưu tập hoàn chỉnh với hiệu suất tối ưu cho cả trải nghiệm bán lẻ và trải nghiệm thương hiệu liền mạch ở tất cả các kênh và mọi thời điểm.
Càng trực quan càng tốt
Buchbauer giải thích: “Một phần trong nhóm tôi phụ trách việc lên ý tưởng và toàn bộ quy trình phát triển bộ sưu tập cho tới khi ra mắt ở cửa hàng. Phần còn lại tập trung vào truyền thông, tức là phát triển, lên kế hoạch và tạo ra nội dung quảng cáo sản phẩm.” Đội truyền thông giờ đã tiếp cận được những dữ liệu liên quan trực tiếp đến sản phẩm để tạo ra thông điệp họ cần truyền tải.
Perez chia sẻ: “Với PLM, Visual Boards đã giúp giải phóng thời gian để chúng tôi tập trung vào điều quan trọng nhất hiện tại. Đây chính là ưu điểm lớn nhất. Một điểm đáng giá khác là nhóm tạo sản phẩm và nhóm tiếp thị giờ đã có thể liên hệ với nhau dễ dàng hơn. Vì đây là công cụ trực quan nên bạn có thể trình bày được thông tin một cách toàn diện hơn. Với người dùng, việc được chạm vào và nhìn thấy sẽ giúp chuẩn bị và tổng hợp thông tin tốt hơn.”
Buchbauer bổ sung: “Tôi cho rằng đây là cách khả thi duy nhất giúp đưa dữ liệu đến gần hơn với đội sáng tạo. Không có cách nào khác để làm điều này.”
Perez cho biết: “Cuối cùng thì nếu không đưa được dữ liệu đến với đội sáng tạo, quá trình biến thông tin sáng tạo thành nội dung kỹ thuật số sẽ luôn có khoảng cách.” Đây thường là điểm bế tắc trong quy trình. Anh nói tiếp: “Do đó, bạn sẽ luôn phải có người kết nối giữa hai đội ngũ này, nhưng vì là con người nên đôi khi thông tin có thể không được chu toàn. Chuyện này cũng giống Tháp Babel, khi mà đội sáng tạo thì nói một ngôn ngữ còn đội dữ liệu thì chỉ biết nói ngôn ngữ dữ liệu, nhưng giờ đây họ có Centric Visual Boards làm phiên dịch viên.”
Sau chỉ một năm, Centric Visual Boards đã đáp ứng mọi cam kết ban đầu. Perez nhận xét: “Đội tiếp thị sản phẩm từng mất từ một đến hơn một ngày để lập một báo cáo mà chúng tôi thường dùng. Giờ đây, bằng đúng một cú nhấp, bạn chỉ mất tối đa 15 phút để tạo báo cáo đó.”
