Swarovski, Centric Software ile Yaratıcılık ve İnovasyonda Öncü Rolünü Devam Ettiriyor

“Sistemle ilgili önemli performans sorunları yaşıyorduk. İki PLM’in olması, iki sistem arasında veriler açısından çok sayıda uyuşmazlığa neden oluyordu.”

Swarovski Marka Operasyonları Pazarlama Müdürü Martin Buchbauer, Swarovski’nin aynı anda işin farklı taraflarında kullandığı sadece bir değil, iki eski PLM platformu olduğunu anlatıyor. “Altı ay arayla iki farklı PLM sistemi uygulamaya aldık. Tabii sonra bu iki sistemi birbirine ve ERP’ye bağlamaya çalıştık. Bu entegrasyonları oluşturmak oldukça karmaşıktı. Birkaç yıl boyunca bu şekilde çalıştık ama tatmin olmadık.” Şirket sonunda artık yeter dedi ve tek bir PLM çözümüne geçmeye karar verdi. Peki bunu nasıl başardılar ve ne gibi faydalar elde ettiler?

1895’ten Günümüze

1895 yılında Avusturya’da kurulan şirket, kaliteli kristal, değerli taşlar, Swarovski Created Diamonds ve zirkonya, mücevher ve aksesuarların yanı sıra kristal objeler ve ev aksesuarları tasarım, üretim ve satışında uzmandır. Yaklaşık 140 ülkede 2.400 mağaza ve 6.700 satış noktası ile küresel bir erişimi olan Swarovski Crystal Business (kardeş işletmeleri olan Swarovski Optik (optik cihazlar) ve Swarovski Tyrolit (aşındırıcılar) ile birlikte) 18.000’den fazla kişiyi istihdam etmektedir. Swarovski, perakendecilerin yanı sıra doğrudan tüketiciye de satış yapmakta ve sınırlı sayıda seçkin, üst düzey markaya hammadde olarak kristal satışı gerçekleştirmektedir.

Eskiyi Güncellemek mi Yenilemek mi?

2011 yılında iki farklı departman planladıkları projeler için bir PLM sistemine ihtiyaç duydular. Buchbauer pazarlama tarafındaki PLM sistemini şöyle anlatıyor: “Uygulama sırasında fark ettik ki satıcı, kullanıma hazır olmasını beklediğimiz pek çok işlev için bize tutamayacağı sözler vermişti. Neyse ki Swarovski’de çok güçlü bir IT ekibimiz var yapılması gereken pek çok özelleştirmeyi onlar yaptılar. Sonuçta işlevlerin yaklaşık %67’sini özelleştirmiş olduk.” Ancak birkaç yıl sonra Swarovski’nin çözümü yükseltmesi gerekti. Son derece özelleştirilmiş kurulum nedeniyle yükseltme maliyetinin yeni bir çözüm satın almakla eşdeğer olduğu sonucuna vardılar. Yeni sürümde işlevleri yeniden oluşturmanın zaman ve maliyeti buna değmezdi.

Swarovski önce diğer eski sistemi kullanmaya devam ederek şirket geneline yaygınlaştırmayı düşündü. Birkaç deneme yapıldı ama Buchbauer şöyle diyor: “İhtiyacımız olanı bize veremeyeceklerini fark etmeye başladık.”

Şans eseri Centric Software®’in satış direktörü tam o sırada Buchbauer ile temasa geçti. Buchbauer şöyle diyor: “Zamanlama harikaydı. İçinde bulunduğumuz durumu anlattık ve Centric birkaç hafta içinde bize bazı demolar ve use case’ler hazırladı. Sunulanlar bizim için çok ikna ediciydi; oturumlara katılan kullanıcıların çoğu Centric Software’in bize sunabilecekleri karşısında çok şaşırdı.”

Marka Operasyonları Kıdemli PLM Müdürü Jose Perez şunları söylüyor: “Biz ‘önce süreç’ ilkesiyle çalışıyoruz – sistemler süreçlerimizi desteklemeli, bunun tam tersi olmamalı. Yeni ürünlerin fikir aşamasından rafa çıkmasına kadar tüm süreç boyunca süreç tasarımına uygun şekilde uçtan uca otomasyon sağlayacak bir çözüme ihtiyacımız vardı. Centric PLM bunu başardı.”

Akışına Bırakmak

Perez, 2020’deki Centric PLM™ lansmanını anlatıyor. Her yeni uygulamada olduğu gibi, bu yolculukta da bazı pürüzler ortaya çıktı. Swarovski’nin istediği ek işlevler henüz mevcut değildi. Centric ekibi, Swarovski’nin beklentilerinin farkındaydı. Özellikle inovasyon yol haritasına ilişkin müşteri odaklı bir yaklaşımla tatmin edici sonuçlar elde etmek için Swarovski ile güçlerini birleştirdiler. Perez şöyle diyor: “Centric bize karşı çok açıktı. ‘Şu an bazı özellikleri sunamıyoruz ama sizinle birlikte bunları hayata geçirmeyi çok isteriz’ dediler. Bu işlevler arasında iş akışı odaklı işbirliği, süreçlere özel milestone ve task’ları görüntüleme ve raporlamanın yanı sıra çoklu kaynak kullanımı özellikleri de yer alıyordu. Perez şöyle diyor: “Centric, değerlendirdiğimiz yazılımlar arasında ilk gerçek çoklu kaynak geliştirme platformunu geliştirdi.”

Uygulama süreci oldukça iyi organize edilmişti. Perez şöyle diyor:

Martin (Buchbauer) zaten çok güçlü bir IT ekibimiz olduğundan bahsetmişti. Projenin daha sorunsuz ilerlemesi için bazı işleri iç ve dış ekipler arasında paylaştırdık.”

Swarovski tam farklı ekiplerle kurum içi eğitim yapmaya hazırlanıyordu ki COVID-19 patlak verdi. Perez o günleri şöyle anlatıyor: “O hafta sonu uçuşlarımız iptal edildi.” Şirket hızla eğitimi sanal olarak yapmaya başladı. Perez sözlerine şöyle devam ediyor: “İşte aracın ne kadar güçlü olduğunu gösterdiği yer burası. Çünkü her şeyi uzaktan yaptığımızda bile sistemin benimsenmesi oldukça hızlı oldu.” Perez dünya çapında 300’den fazla kullanıcıyı eğiterek tamamen uzaktan çalışır hale getirdi.

Herkes Yarar Sağlıyor

Günümüzde Centric PLM tüm departmanlarda kullanılıyor: pazarlama, ürün geliştirme, tasarım, kalite, üretim, satınalma, satış, kalite kontrol, online. Çözüm ERP’ye, 3D programına ve Adobe® Illustrator’a doğrudan bağlı. Buchbauer şöyle diyor: “İki sistem yerine sadece bir sistemle çalışmak ,işleri kolaylaştırıyor. Örneğin, tüm o karmaşık arayüzler ve periyodik bakımlar artık yok. Centric PLM’e sahip olmanın veri doğruluğu üzerinde de çok olumlu bir etkisi oldu. Geçmişte iki sistem arasında karşılaştığımız uyumsuzluklar artık yok. Ve tabii ki, kullanıcı arayüzünün çok daha pratik, daha modern olduğunu düşünüyorum, bu da kullanıcıların veri girmesi ve güncellemesi açısından verimliliği oldukça artırıyor. Geçmiştekine göre çok daha hızlı.”

Perez şöyle diyor: “Şu anda ilk uygulamaya başladığımızdakine göre çok farklı bir organizasyon yapımız var; ekipler değişti. Ancak bir şey fark ettik, bilgiye ihtiyaç duyduğumuzda sistem bizi asla hayal kırıklığına uğratmıyordu. Centric PLM dijital dönüşümümüze eşlik etti. Bu gerçekten çok kıymetli.”

Buchbauer ölçülebilir bir örnek aktarıyor. “Eski PLM sisteminde, bir koleksiyonun tüm segmentlerinin tamamen indirilmesi yaklaşık beş dakika sürüyordu. Centric ile bunu birkaç saniye içinde yapabiliyorsunuz. Ve bu en çok kullanılan indirmelerden biri.” Bir başka örnek de elektronik tabloların azaltılması. Şirket eskiden yılda iki kez koleksiyon başına 300 elektronik tablo oluşturuyordu. Bu sayı 20’ye düştü. Bu da yılda 600’den 40’a yani %93’lük bir azalmaya denk geliyor. Pazara çıkış hızını artırmak başta hedeflenmese de Swarovski, Centric PLM’i kullanarak pazara çıkış süresini de 3 ay kısaltmayı başardı.

Swarovski, SAP, Rhino 3D yazılımı ve Adobe Illustrator gibi farklı modüllerle entegrasyon hedefine ulaştı. Perez şöyle diyor: “Bu esneklik, kullanıcılarımızın Centric PLM’i ortak çalışma aracı olarak benimsemesinde kilit rol oynadı. İhtiyaç duyduğumuz diğer bir işlev ise, hem operasyonel hem de malzeme maliyetlerini dikkate alarak farklı maliyet senaryolarının belirlenebildiği karmaşık maliyet hesaplamalarıydı.” Artık güçlü malzeme ve BOM yönetimi özellikleri, farklı BOM seçenek ve sürümlerinin kaydedilmesini mümkün kılıyor.

Centric Visual Boards

Şirketin yeniden yapılanması, yeni bir Kreatif Direktörün gelmesi ve yaratıcı tasarıma yeniden vurgu yapılmasıyla birlikte, şirkette koleksiyonları görselleştirmek ve sunum hazırlamak için çok fazla zaman harcanıyordu. Perez şöyle diyor: “Bu son derece manuel bir işti; eskiden ürün pazarlama ekibimizin %40’ı koleksiyon fikirlerini göstermek için sunum hazırlamaktan başka bir iş yapmıyordu. Örneğin koleksiyonu renklerine göre sunmaları isteniyordu. Ürün pazarlama departmanı, görüntüleri tek tek slaytlara yerleştiriyor, boyutlandırıyor ve görüntü kalitesini ayarlıyordu.” Bu işler o kadar zaman alıcı ve katma değeri o kadar azdı ki, otomasyondan yararlanmak çok mantıklıydı.

Buchbauer sözlerini şöyle tamamlıyor: “Hazırladığımız hesap modeli ve sunduğumuz iş gerekçesi neticesinde CEO’muzdan nihai onayı alarak çalışmaya başladık.”

Swarovski, mümkün olduğunca sağlam bir koleksiyon oluşturarak perakende satışta optimum performans ve tüm kanallarda her zaman tutarlı bir marka deneyimi için Centric’in Visual Assortment Boards çözümünden yararlandı. Visual Assortment Boards alıcı, satıcı, tasarımcı, planlamacı, tedarik, satış ve perakende ekiplerine görselliği kullanan bir pivot tabloda ürün çeşitlerinin (örneğin renk, teslimat, kanal vb. bazında) stratejik bir görünümünü sunuyor.

Görsellik İyidir

Buchbauer şöyle açıklıyor: “Grubumuzun bir kısmı fikir ve koleksiyonların geliştirilmesinden mağazalara ulaşmasına kadar olan tüm süreci yönetiyor. Grubun diğer kısmı ise iletişime odaklanıyor; ürünü tanıtacak materyalleri geliştiriyor, planlıyor ve yaratıyor.” Bu iletişim ekibi artık mesajlarını oluşturmak için ürünlerle ilişkili verilere doğrudan erişebiliyor.

Perez şunları söylüyor: “PLM’de olduğu gibi, Visual Boards da şu anda en önemli işimize odaklanmamız için bize zaman kazandırıyor. En önemli kazanım bu; ekipler kendi işlerine odaklanabiliyor. Ayrıca yaratım ve ürün pazarlama arasındaki iletişimin gelişmesi de çok değerli. Görsel olarak, bilgileri daha kapsamlı bir şekilde sunabiliyorsunuz. Dokunduğunuzda ve gördüğünüzde, kullanıcının bilgileri hazırlaması ve gruplaması daha kolay.”

Buchbauer şunları ekliyor: “Buna dayanarak, verileri yaratıcı ekiplerimize yaklaştırmanın mümkün olan tek yolunun bu olduğunu söyleyebilirim. Bunu yapmanın başka bir yolu yok.”

“Sonuçta, yaratıcı ekibi veriyle buluşturmazsanız, yaratıcı bilgiyi dijital bilgiye dönüştürme konusunda her zaman zorluk yaşarsınız” diyor Perez. Süreçteki sıkıntı genellikle bu noktada yaşanır. Perez sözlerine şöyle devam ediyor: “Dolayısıyla, her zaman iki dünya arasında çeviri yapan birine ihtiyaç duyacaksınız, ancak bu kişi bir insan olursa bilgi gözden kaçabilir. Bu tıpkı Babil Kulesi hikayesi gibi, yaratıcılık tarafındaki insanlar kendi dillerini konuşurken veri uzmanları sadece veri konuşuyor ama Centric Visual Boards burada çevirmen görevi görüyor.”

Sadece bir yıl sonra, Centric Visual Boards belirlenen hedefleri gerçekleştirdi. Perez şöyle diyor: ” Pazarlama departmanı, en çok kullandıkları raporu oluşturmak için 1-1,5 gün harcıyordu. Şimdi ise bir tıklamayla en fazla 15 dakika içinde bunu elde edebiliyorlar.”