스와로브스키 (Swarovski), Centric Software를 통해 크리에이티브 팀의 창의적이고 독창적인 업무 지원 강화

“시스템 전반에 걸쳐 상당한 성능 문제가 있었습니다. 두 개의 PLM을 사용하고 있었고, 두 시스템 간에 데이터 측면에서 많은 오류가 발생했습니다.”

스와로브스키의 브랜드 운영 마케팅 책임자인 Martin Buchbauer는 스와로브스키가 비즈니스의 각 부문에서 두 개의 레거시 PLM 플랫폼을 동시에 사용하던 상황에 대해 이야기합니다. “우리는 반년 간격으로 두 개의 서로 다른 PLM 시스템을 구현하게 되었습니다. 그리고 당연히 이 두 시스템을 서로 연결하고 ERP와도 연동하려고 시도했습니다. 하지만 이러한 연결 작업은 매우 어려웠습니다. 몇 년 동안 이런 방식을 유지했지만 그 결과는 만족스럽지 못했습니다.”결국 더 이상은 안 되겠다고 판단한 기업은 단일 PLM 제품으로의 전환을 결정했습니다. 이러한 결정을 내리기까지 어떤 과정을 거쳤으며, 그 후 어떤 이점들을 누리고 있을까요?

1895년 설립된 기업

1895년 오스트리아에서 설립된 이 회사는 고급 크리스탈, 주얼리, 스와로브스키 제작 다이아몬드 및 지르코니아, 주얼리 및 액세서리, 크리스탈 오브제 및 리빙 액세서리를 디자인, 제작 및 판매하고 있습니다. 스와로브스키 크리스탈 사업(스와로브스키 광학 기기 및 연마재 사업 등의 자회사 포함)은 전 세계 140여 개국에 약 2,400개의 매장과 6,700개의 판매 채널을 보유하고 있으며 18,000명 이상의 직원을 고용하고 있습니다. 스와로브스키는 리테일러를 통해 소비자에게 직접 판매할 뿐만 아니라 일부 고급 브랜드에 원자재인 크리스탈을 일부 판매하기도 합니다.

시스템 업그레이드 vs 교체

2011년, 각기 다른 두 부서에서 PLM 시스템프로젝트를 진행한 적이 있었습니다. Buchbauer는 마케팅 측면에서 PLM 시스템을 고려했습니다. “도입 과정에서 협력업체가 즉시 사용할 수 있을 것으로 기대하고 있었으나 실제로는 과도한 수준의 기능 제공을 약속했다는 사실을 깨달았습니다. 다행히도 스와로브스키에는 아주 우수한 IT 팀이 있었고, IT 팀은 필요에 따라 많은 커스터마이징을 진행했습니다. 결국 기능의 약 67%가 커스터마이징 되었습니다.” 하지만 몇 년 후 스와로브스키는 솔루션을 업그레이드할 필요가 있었습니다. 고도의 커스텀 설정으로 인해 업그레이드 비용이 새 솔루션을 구입하는 것과 비슷하다는 결론에 도달했습니다. 새 버전에서 기능을 다시 만드는 데 드는 시간과 비용을 고려할 때 그만한 가치가 없었습니다.

처음에는 전사적으로 하나의 레거시 시스템을 사용하는 방안을 검토했습니다. 몇 차례 검토 과정을 거쳤지만 “우리가 원하는 것을 제공하지 못한다는 사실을 깨닫기 시작했습니다.”라고 Buchbauer는 설명했습니다.

우연히 그 무렵 Centric Software®의 영업 디렉터가 Buchbauer에게 연락해 왔습니다. Buchbauer는 “정말 완벽한 타이밍이었습니다. 우리의 상황을 설명했고 몇 주라는 매우 짧은 시간 내에 Centric에서 몇 가지 데모 세션과 실제 적용 사례를 준비해 왔습니다. 세션에 참석한 대부분의 사용자들은 Centric Software가 제공하는 솔루션에 놀라움을 금치 못했습니다.”

브랜드 운영 담당 PLM 책임자인 Jose Perez는 “우리는 ‘프로세스가 우선이다’라는 생각으로 일하며, 시스템이 우리의 프로세스를 지원해야 하며 그 반대가 되어서는 안 됩니다. 새로운 제품 아이디어에서 출시까지의 프로세스를 자동화할 수 있는 솔루션이 필요하다고 생각했습니다. 그리고 Centric PLM을 통해 이를 실현할 수 있게 되었습니다.”

변화의 흐름에 맞추어

Perez가 2020년 Centric PLM™ 도입 당시의 이야기를 들려줍니다. 모든 도입 과정에서 그렇듯이 몇 가지 난관이 있었습니다. 스와로브스키가 원했던 추가 기능이 지원되지 않았기 때문입니다. Centric 팀은 스와로브스키의 요구를 인지하고 있었고, 특히 혁신 로드맵과 관련한 고객 중심 접근 방식에 따라 스와로브스키와 협력하여 만족스러운 결과를 이끌어냈습니다. Perez는 “Centric은 우리에게 매우 명확했습니다. ‘현재 보유하고 있지는 않지만 고객과 함께 구축하도록 노력하겠습니다.’라고 이야기했습니다. 이러한 기능에는 워크플로우 강화, 협업 지원, 프로세스 일정 및 작업에 대한 추적 및 보고, 멀티소싱 기능이 포함되었습니다. Perez는 “Centric은 우리가 평가한 소프트웨어 중에서 우리가 아는 한 최초의 진정한 멀티소싱 개발 플랫폼을 사용하도록 개발했습니다.”라고 이야기했습니다.

도입 과정 자체도 매우 체계적이었습니다. Perez는 “프로젝트의 성공은 완벽한 계획 덕분이었습니다. Centric은 우리에게 매우 탄탄한 전문가 팀을 제공해주었습니다. 우리는 요구 사항을 매핑하고 작업 방식을 결정하는 단계부터 시작했습니다. Buchbauer는 이미 우리 팀에 매우 뛰어난 IT 팀이 있다고 언급한 바 있습니다. 프로젝트를 더 원활하게 진행하기 위해 내부 팀과 외부 팀에 업무를 일부 분담했습니다.”

스와로브스키는 여러 팀과 함께 사내 교육을 실시할 예정이었지만 COVID 19가 확산되었습니다. Perez는 “‘COVID 19’로 인해 그 주말 항공편이 모두 취소되었습니다.”라고 당시를 회상했습니다.

회사는 신속하게 온라인 교육으로 방향을 전환했습니다. 그는 이어서 “이 도구가 얼마나 강력한지 이미 이 시점에서 확인할 수 있었습니다. 모든 것을 원격으로 진행했을 때에도 시스템 도입은 빠르게 이루어졌기 때문입니다.” Perez는 전 세계 300명 이상의 사용자를 교육했으며, 모든 사용자를 100% 원격으로 교육하고 사용하도록 전환했습니다.

모두가 즐기는 솔루션의 이점

현재 Centric PLM은 마케팅, 제품 개발, 디자인, 품질, 생산, 소싱, 상품 기획, 관리, 온라인 등 모든 부서에 걸쳐 사용되고 있습니다. ERP, 3D 프로그램 및 Adobe® Illustrator에 직접 연결됩니다. Buchbauer는 ” 두 가지 시스템에서 작업하는 것보다 한 가지 시스템에서만 처리하면 업무가 훨씬 수월합니다. 예를 들어 복잡한 인터페이스와 그 인터페이스에 대한 유지 관리가 모두 해결되었습니다. Centric PLM은 데이터 정확도 측면에서도 매우 긍정적인 영향을 미쳤습니다. 과거에 두 시스템 간에 직면했던 데이터 오류는 더 이상 존재하지 않습니다. 사용자 인터페이스가 한층 더 직관적이고 모던해 사용자가 데이터를 입력하고 업데이트하는 데 있어서도 효율성 향상에 큰 도움이 되었다고 생각합니다. 과거보다 훨씬 속도가 향상되었습니다.”

Perez는 “지금은 처음 도입했을 때와는 다른 조직, 다른 구조, 다른 팀으로 구성되어 있습니다. 하지만 정말 눈에 띄는 점은 시스템으로 데이터를 확보해야 할 때 아무런 지장을 받지 않는다는 점입니다. Centric PLM은 우리의 비즈니스 혁신과 함께 했습니다. 이 점이 무척 중요합니다.”

Buchbauer는 수치화 가능한 예를 들었습니다.

또 다른 예는 바로 엑셀 문서의 양이 줄어든 것입니다. 1년에 두 번, 컬렉션당 300개의 엑셀 문서를 작성하던 방식에서 컬렉션당 20개로 감소시켰습니다. 이는 연간 600개에서 40개로 93%나 줄어든 것입니다. 또한 출시 기간 단축은 당장의 목표가 아니었지만, 스와로브스키는 Centric PLM을 사용하여 시장 출시 기간을 무려 3개월이나 단축할 수 있었습니다.

스와로브스키는 SAP, Rhino 3D 소프트웨어, Adobe Illustrator 등 다양한 모듈과의 통합이라는 목표를 달성했습니다. Perez는 “이러한 유연성은 사용자가 Centric PLM을 기본 업무 도구로 사용하는 데 핵심적인 역할을 해주었습니다. 우리에게 필요했던 다른 기능으로는 운영 비용과 자재 비용을 모두 고려하여 다양한 비용 시나리오를 파악할 수 있는 복잡한 원가 계산 기능이 있었습니다.” 마지막으로, 자재 및 BOM 관리 기능이 뛰어나 다양한 BOM 옵션과 버전을 유지하기가 쉬워졌습니다.

Centric Visual Boards

새로운 크리에이티브 디렉터가 부임하는 등 회사 조직이 개편되고 디자인에 중점을 두면서 사람들은 다양한 방식으로 컬렉션을 시각화하기 위한 프레젠테이션 준비에 많은 시간을 할애하고 있었습니다. 한때 제품 마케팅 팀의 40%가 컬렉션 아이디어를 보여주기 위해 프레젠테이션을 만드는 일에만 매달렸을 정도로 수작업이 많았습니다.”라고 Perez는 말합니다. 예를 들어 컬렉션을 색상별로 설명하라는 요청을 받기도 했습니다. 제품 마케팅팀은 이미지를 하나하나 직접 슬라이드에 삽입하고, 크기를 조정하고, 이미지의 해상도를 맞추는 등의 작업을 해야 했습니다.” 이러한 유형의 작업은 부가가치는 거의 없고 시간이 많이 소요되므로 자동화를 위한 비즈니스 케이스를 마련하는 것은 당연한 일이었습니다.

Buchbauer는 “비즈니스 케이스를 통해 마침내 CEO의 최종 승인을 받았습니다.”라고 결론지었습니다.

스와로브스키는 바이어, 상품 판매자, 디자이너, 기획자, 소싱, 영업 및 리테일 팀이 시각적 피벗 테이블에서 제품 구색을 전략적으로 파악하여 색상, 배송, 채널 등 다양한 방식으로 상품 구색을 전환하여 리테일에서 최적의 성과를 내고 모든 채널과 시간대에 걸쳐 일관된 브랜드 경험을 제공하기 위한 강력한 컬렉션을 구축할 수 있는 Centric의 Visual Assortment Boards를 주목했습니다.

시각화를 통한 혁신

Buchbauer는 “우리 그룹의 일부는 아이디어를 내고 컬렉션을 개발하여 매장에 출시하기까지의 전 과정을 관리합니다. 다른 그룹은 제품 홍보를 위한 콘텐츠를 개발, 기획, 제작하는 커뮤니케이션에 집중합니다.”라고 설명합니다. 이제 커뮤니케이션 팀은 제품과 관련된 데이터에 직접 액세스하여 메시지를 작성할 수 있게 되었습니다.

Perez는 “PLM과 마찬가지로 Visual Boards를 통해 지금 가장 중요한 업무에 집중할 수 있는 시간을 확보했습니다. 팀원들이 가장 중요한 일에 집중할 수 있다는 점이 가장 큰 수확입니다. 또한 크리에이티브 팀과 제품 마케팅 팀 간의 커뮤니케이션이 개선되었다는 점도 중요합니다. 비주얼 도구를 통해 보다 폭넓은 방식으로 메시지를 전달할 수 있게 되었습니다. 사용자 입장에서는 직접 만지고 볼 수 있기 때문에 정보를 준비하고 분류하기가 더 쉬워졌습니다.”

Buchbauer는 ” 이러한 장점을 바탕으로 데이터를 크리에이티브 팀에 더 효과적으로 전달할 수 있는 유일무이한 방법이라고 말할 수 있습니다. 이 방법 외에는 다른 방법이 없다고 생각합니다.”

“결국 크리에이티브 팀을 데이터로 연결하지 못한다면 크리에이티브 정보를 디지털 정보로 전환하는 데 항상 공백이 생길 것입니다.”라고 Perez는 덧붙였습니다. 이것이 바로 프로세스의 문제가 발생하는 지점입니다. “따라서 항상 두 영역을 연결하는 누군가가 필요하지만, 그 사람이 사람이라면 놓치는 정보가 생길 가능성이 있습니다. 크리에이티브 담당자는 크리에이티브 언어로, 데이터 전문가는 데이터로만 말하는 것처럼 바벨탑을 쌓는 것과 같지만 Centric Visual Boards는 이러한 상황을 효과적으로 해결하는 역할을 담당합니다.”라고 설명했습니다.

불과 1년 만에 Centric Visual Boards는 비즈니스 케이스의 요구 사항을 완벽하게 충족시켰습니다. “제품 마케팅 팀은 주로 사용되는 보고서를 작성하는 데 1~1.5일이 소요되곤 했었습니다. 하지만 이제는 버튼 클릭 한 번으로 최대 15분 만에 보고서가 완성됩니다.”라고 강조했습니다.