Swarovski ermöglicht Umsetzung kreativer Ideen mit Centric Software

„Wir hatten massive Leistungsprobleme mit unserem alten System. Der Einsatz von zwei PLM-Systemen führte zu zahlreichen Fehlern bei der Abstimmung der Daten in beiden Systemen.“

Martin Buchbauer, Head of Brand Operations Marketing bei Swarovski, spricht nicht nur über eine, sondern gleich über zwei PLM-Plattformen, die Swarovski zeitgleich in verschiedenen Unternehmensbereichen nutzte. „Wir haben seinerzeit zwei verschiedene PLM-Systeme im Abstand von einem halben Jahr implementiert. Wir haben versucht, diese beiden Systeme miteinander und mit unserer ERP-Lösung zu verbinden. Diese Anbindung war äußerst komplex. Wir haben ein paar Jahre lang so gearbeitet, waren aber nicht zufrieden.“ Das Unternehmen beschloss, auf eine einzige PLM-Lösung umzusteigen. Wie hat Swarovski das geschafft und welche Vorteile haben sich durch das neue PLM-System ergeben?

Qualität seit 1895

Das 1895 in Österreich gegründete Unternehmen entwirft, produziert und vertreibt feine Kristalle, Edelsteine, synthetische Diamanten aus dem Labor und Zirkonia, Schmuck und Accessoires sowie Kristallglasskulpturen und Wohnaccessoires mit und aus Kristallglas. Swarovski Crystal Business mit den Schwesterunternehmen Swarovski Optik (optische Präzisionsgeräte) und Tyrolit (Schleifmittel) ist weltweit mit rund 2.400 Geschäften und 6.700 Verkaufsstellen in etwa 140 Ländern vertreten und beschäftigt mehr als 18.000 Mitarbeiter. Swarovski verkauft sowohl direkt an Kunden als auch an Händler. In begrenztem Umfang werden Kristalle als Rohmaterial an ausgewählte High-End-Marken verkauft.

Upgrade oder Ersatz?

2011 arbeiteten zwei verschiedene Abteilungen an Projekten, für die sie ein PLM-System benötigten. Buchbauer zum PLM-System auf der Marketingseite: „Bei der Implementierung stellten wir fest, dass entgegen der Aussage des Anbieters viele der Funktionen eben nicht sofort verfügbar waren. Zum Glück haben wir bei Swarovski ein äußerst kompetentes IT-Team, das viele Anpassungen vorgenommen hat – weil es nicht anders ging. Am Ende haben wir etwa 67 % aller Funktionen selbst angepasst.“ Einige Jahre später musste Swarovski jedoch ein Upgrade für die Lösung vornehmen. Man kam zu dem Schluss, dass die Kosten eines Upgrades aufgrund des so individuellen Setups mit dem Kauf einer neuen Lösung vergleichbar waren. Der Zeit- und Kostenaufwand für die Wiederherstellung der gewohnten Funktionalität in der neuen Version erschien allerdings nicht lohnenswert.

Swarovski prüfte zunächst, ob das andere vorhandene PLM-System unternehmensweit eingesetzt werden konnte. Es gab einige Tests, aber Buchbauer sagt: „Wir haben nach und nach erkannt, dass die Lösung unseren Ansprüchen nicht genügte.“

Durch einen glücklichen Zufall nahm der Vertriebsleiter von Centric Software^® genau zu diesem Zeitpunkt Kontakt mit Buchbauer auf. Dazu Buchbauer: „Es war einfach das perfekte Timing. Wir erklärten unsere Situation und innerhalb kürzester Zeit – in nur wenigen Wochen – hat Centric einige Demo-Sessions organisiert und uns Anwendungsbeispiele gezeigt. Was uns präsentiert wurde, hat uns überzeugt. Die meisten Benutzer, die an den Sessions teilnahmen, waren überrascht, was Centric Software uns bieten kann.“

Jose Perez, Senior PLM Manager Brand Operations, erklärt: „Bei unserem Konzept steht der Prozess an erster Stelle. Das System sollte unseren Prozess unterstützen und nicht andersherum. Wir brauchten daher eine Lösung, die unseren neuen Prozess von der ersten Idee bis ins Regal automatisiert. Centric PLM war dazu in der Lage.“

Mit dem Strom schwimmen

Perez spricht über die Einführung von Centric PLM™ im Jahr 2020. Wie bei jeder Implementierung gab es auch hier einige Stolpersteine. Zusätzliche Funktionen, die Swarovski wünschte, waren noch nicht verfügbar. Das Centric-Team arbeitete daher im Einklang mit seinem kundenorientierten Ansatz – insbesondere im Hinblick auf die Innovations-Roadmap – mit Swarovski zusammen, um ein zufriedenstellendes Ergebnis zu erzielen. Perez sagt: „Centric war uns gegenüber sehr transparent. Man sagte uns ehrlich, dass es die gewünschten Funktionen nicht gäbe, man aber daran interessiert sei, sie gemeinsam mit uns zu entwickeln. Zu diesen Funktionen gehörten die Workflow-gestützte Zusammenarbeit, die Nachverfolgung, Berichte zu Prozessmeilensteinen und Aufgaben sowie Multi-Sourcing-Funktionen. „Centric hat die erste echte Multi-Sourcing-Entwicklungsplattform entwickelt. Unseres Wissens nach ist keine der von uns evaluierten Lösungen dazu in der Lage“, so Perez weiter.

Die Implementierung selbst verlief reibungslos. Perez sagt: „Der Erfolg des Projekts ist auf die gründliche Planung zurückzuführen. Centric hat uns ein sehr kompetentes Team zur Seite gestellt. In den ersten Gesprächen hörte man sich unsere Anforderungen an und fragte, wie wir arbeiten wollten. Martin (Buchbauer) hat bereits erwähnt, dass wir ein sehr gutes IT-Team haben. Um das Projekt reibungsloser zu gestalten, haben wir einige der Aufgaben zwischen unseren internen und externen Teams aufgeteilt.“

Swarovski wollte eine interne Schulung mit den verschiedenen Teams durchführen, aber dann kam die Corona-Pandemie. Perez erinnert sich: „Unsere Flüge wurden an diesem Wochenende gestrichen.“ Das Unternehmen ging schnell dazu über, die Schulung virtuell durchzuführen. Er fährt fort: „Hier zeigte das Tool bereits, wie leistungsfähig es ist. Obwohl wir alles aus der Ferne machen mussten, wurde das System von den Benutzern recht schnell angenommen.“ Perez schulte über 300 Benutzer rund um den Globus komplett remote.

Vorteile für alle

Centric PLM wird heute in allen Abteilungen eingesetzt: Marketing, Produktentwicklung, Design, Qualität, Fertigung, Beschaffung, Merchandising, Controlling, Online. Die Lösung ist direkt mit dem ERP-System, einem 3D-Programm und Adobe^® Illustrator verbunden. Dazu Buchbauer: „Es ist natürlich einfacher, wenn man nur in einem System arbeiten muss. So entfallen beispielsweise alle komplexen Schnittstellen und der damit verbundene Wartungsaufwand. Der Einsatz von Centric PLM hat sich auch sehr positiv auf die Datengenauigkeit ausgewirkt. Die fehlende Abstimmung, die wir früher zwischen den beiden Systemen hatten, gibt es nun nicht mehr. Die Benutzeroberfläche ist natürlich auch deutlich intuitiver und moderner. Das hat enorm dazu beigetragen, die Effizienz bei der Dateneingabe und -aktualisierung durch die Benutzer zu verbessern. Alles geht viel schneller als zuvor.“

„Wir haben jetzt eine andere Organisation als bei der ersten Implementierung – eine andere Struktur, andere Teams. Aber was uns wirklich positiv auffiel, war, dass das System uns nie im Wege stand, wenn wir Informationen benötigten. Centric PLM war ein wichtiger Baustein unserer geschäftlichen Transformation. Und das war wirklich wichtig“, freut sich Perez.

Buchbauer nennt ein Beispiel für die quantifizierbaren Vorteile der Centric-Lösung:

Ein weiteres Beispiel ist die geringere Anzahl der Spreadsheets. Das Unternehmen konnte diese von 300 pro Sortiment, die zweimal im Jahr erstellt wurden, auf 20 pro Sortiment verringern. Das entspricht einem Rückgang von 600 auf 40 bzw. 93 % pro Jahr. Und obwohl die schnelle Markteinführung aktuell keine Zielvorgabe ist, konnte Swarovski mit Centric PLM das Time-to-Market um drei Monate verkürzen.

Swarovski hat darüber hinaus auch das Ziel der Integration mit verschiedenen SAP-Modulen, der 3D-Software Rhinoceros 3D und Adobe Illustrator erreicht. Perez erklärt: „Diese Flexibilität war für unsere Benutzer sehr wichtig, um Centric PLM als zentrales Tool zu nutzen. Eine weitere bedeutende Funktion sind komplexe Kalkulationen, bei denen verschiedene Kostenszenarien durchgespielt werden können.

Dabei werden sowohl Betriebs- als auch Materialkosten berücksichtigt.“ Eine leistungsstarke Material- und Stücklistenverwaltung ermöglicht die Pflege verschiedener Stücklistenoptionen und -versionen.

Centric Visual Boards

Mit der Umstrukturierung des Unternehmens und dem erneuten Schwerpunkt auf dem kreativen Design, zu dem auch der neue Kreativdirektor zählte, verbrachten die Mitarbeiter viel Zeit mit der Vorbereitung von Präsentationen, um Sortimente auf unterschiedliche Weise visuell darzustellen. Perez erinnert sich: „Es war ein enormer manueller Aufwand. Zeitweise waren 40 % unseres Produktmarketing-Teams mit nichts anderem beschäftigt als mit der Erstellung von Präsentationen zur Vorstellung der Sortimentsideen. Sie wurden gebeten, die Sortimente beispielsweise nach Farben zu präsentieren. Im Produktmarketing wurden die Bilder einzeln in die Folien eingefügt, die Größe verändert und die Qualität der Bilder angepasst.“ Dieses Vorgehen ist sehr zeitaufwändig und bringt nur einen geringen Mehrwert. So war es naheliegend, einen Business Case für die Automatisierung zu erstellen.

Buchbauer fasst zusammen: „Mit diesem Business Case bekamen wir schließlich grünes Licht von unserem CEO.“

Swarovski entschied sich für die Visual Assortment Boards von Centric, die Einkäufern, Händlern, Designern, Planern, Beschaffungs-, Verkaufs- und Einzelhandelsteams einen strategischen Überblick über das Produktsortiment in Form einer visuellen Pivot-Tabelle geben. So lässt sich das Sortiment auf verschiedene Weise darstellen – z. B. nach Farbe, Lieferung, Kanal usw. Die Vorteile: ein leistungsstarkes Sortiment, das eine optimale Performance im Einzelhandel und ein kohärentes Markenerlebnis über alle Kanäle zu jedem Zeitpunkt bietet.

Visuell ist Trumpf

Buchbauer erklärt: „Ein Teil unserer Gruppe ist für die Ideenfindung und den gesamten Prozess der Sortimentsentwicklung bis hin ins Regal zuständig. Der andere Teil der Gruppe konzentriert sich auf die Kommunikation, also die Entwicklung, Planung und Erstellung von Werbemitteln für das Produkt.“ Das Kommunikationsteam hat nun direkten Zugriff auf die Produktdaten, um sein Messaging zu gestalten.

Dazu Perez: „Wie auch beim PLM-System haben die Teams durch die Visual Boards wieder mehr Zeit, um sich auf das zu konzentrieren, was am wichtigsten ist. Das ist der größte Gewinn. Die Teams können sich auf das Wesentliche fokussieren. Wertvoll ist auch die bessere Kommunikation zwischen Design und Produktmarketing. Da es sich um ein visuelles Tool handelt, lassen sich Informationen umfassender darstellen. Für den Benutzer ist es einfacher, Informationen vorzubereiten und zu gruppieren, wenn man die Produkte anfassen und sehen kann.“

„Angesichts dessen würde ich sagen, dass dies der einzig gangbare Weg ist, unseren Kreativteams Daten näherzubringen. Es gibt keinen andere Möglichkeit“, weiß Buchbauer.

„Wenn man das Kreativteam nicht an die Daten heranführt, wird es immer eine Lücke bei der digitalen Umwandlung von Kreativdaten geben“, ist sich Perez sicher. Das ist häufig der Engpass im Prozess. Er fährt fort: „Man braucht also immer jemanden, der sozusagen zwischen den beiden Welten übersetzt. Wenn das jedoch eine Person ist, können Informationen verloren gehen. Es ähnelt den Verständigungsschwierigkeiten beim Turmbau zu Babel: Die kreativen Köpfe sprechen eine Sprache, die Techniker können aber nur mit Daten etwas anfangen. Hier fungieren die Centric Visual Boards als Übersetzer.“

Nach nur einem Jahr haben die Centric Visual Boards die Versprechen des Business Case eingehalten. „Das Produktmarketing verbrachte einen bis eineinhalb Tage damit, einen bestimmten Bericht zu erstellen, der am häufigsten verwendet wird. Jetzt dauert das mit einem Klick nur noch maximal 15 Minuten“, so Perez abschließend.