Four Hands Fornisce Stile + Successo Con Il Plm

Tempo di trasformazione

“Non c’era un’unica fonte di verità per le informazioni sui prodotti. Erano tutte disseminate in molti fogli di calcolo e computer locali che ospitavano gli attributi dei prodotti. Non sapevi mai quali fossero le informazioni accurate, quale fosse l’ultima versione.”

Douglas Estremadoyro, VP of Business Innovation di Four Hands, ricorda il loro processo di sviluppo prodotti di qualche anno fa.

Oggi tutte le informazioni sui prodotti sono conservate in un unico posto accessibile, la visibilità sullo sviluppo del prodotto e le efficienze sono notevolmente migliorate, l’accuratezza dei dati è aumentata e la duplicazione del lavoro ridotta. Cosa ha portato a questa trasformazione?

Texas e oltre

Fondata nel 1996 e con sede ad Austin, Texas, Four Hands ha uffici in Cina, Vietnam, India e Indonesia. L’azienda progetta e produce arredi per interni, dal soggiorno alla camera da
letto alla sala da pranzo all’ufficio, e per esterni. È cresciuta rapidamente, soprattutto negli ultimi anni. Oggi dispone di oltre 500 dipendenti, 10.000+ venditori attivi, 100+ fornitori attivi e più di 5.000 SKU attivi. I suoi articoli sono venduti tramite piùcanali, dai principali rivenditori di arredamento alle piccole botteghe e, naturalmente, all’e-commerce.

Sostiene Estremadoyro: “Four Hands, fondamentalmente, è un’azienda produttrice. Siamo rinomati per i design apprezzati dai clienti. Realizziamo arredi raffinati e classici e al tempo
stesso innovativi e di tendenza.” E continua: “Dietro le quinte, siamo un’azienda di sourcing, siamo un’azienda di stoccaggio, un’azienda di vendita e un’azienda di distribuzione. In tutti questi elementi della catena del valore c’è la gestione delle informazioni dalla progettazione fino al cliente.”

“Siamo molto incentrati sul cliente e teniamo molto a consolidarne il rapporto. Cerchiamo di essere flessibili e di fare quel passo in più. Per esempio, alcuni vogliono le etichette personalizzate e lavoriamo anche con modifiche di ordini,” spiega Estremadoyro. “Ma essendo cresciuti così tanto, dobbiamo avere quell’eccellenza operativa ed essere efficienti
in tutto ciò che facciamo, specialmente dal punto di vista della distribuzione.”

Passare al PLM

Estremadoyro è stato assunto nel 2018 con l’incarico di guidare l’innovazione e implementare sistemi di nuova generazione in Four Hands, adottando al tempo stesso un approccio di project management per affrontare progetti complessi e interfunzionali. Afferma: “Abbiamo un team di sviluppo IT interno molto forte e solitamente i nostri sistemi erano sviluppati internamente, quindi volevamo sfruttare diversamente quell’energia concentrandoci su sistemi di nuova generazione.”

“Avevamo più divisioni con attività in corso e nessuna coerenza nel processo,” dichiara Estremadoyro. Continua poi descrivendo le sfide presentate dalle difficoltà di comunicare con i membri del team in Asia e con i fornitori tramite infinite e-mail e progetti su PowerPoint. Non c’era, inoltre, alcuna visibilità sullo sviluppo del prodotto. Questi fattori hanno spinto Four Hands alla ricerca di un PLM.

Scelta sistematica

Nel 2016 è stato effettuato un processo formale di selezione del software.  Il team ha trascorso diversi mesi a raccogliere i requisiti dallo sviluppo del prodotto al processo di campionamento, all’approvvigionamento e altro ancora. Spiega Estremadoyro: “Abbiamo tenuto conto sia delle esigenze degli uffici degli Stati Uniti che dei nostri uffici internazionali. Poi c’è stata una valutazione formale di diversi pacchetti disponibili all’epoca sul mercato, tra cui Centric. Il risultato finale è stata la scelta di Centric PLM™.”

Implementazione operosa

A proposito dell’implementazione, Estremadoyro afferma: “Come ogni grande cambiamento nella nostra organizzazione, ha richiesto sforzi e attenzione, soprattutto dal punto di vista della gestione del cambiamento.  È stata una sfida passare dai fogli di calcolo Excel a un sistema molto strutturato. Ma abbiamo il partner giusto e la giusta metodologia. Abbiamo
affrontato una cosa per volta, iniziando con una parte del flusso di lavoro e portandola a termine, prima di procedere con la successiva. Abbiamo iterato in questo modo e ogni volta che si presentava un aspetto che volevamo riconsiderare, era facile tornare indietro, apportare la modifica e poi andare avanti. Non era la solita installazione a cascata.” Sottolinea inoltre l’importanza dei dati e della creazione delle librerie.

Fattori vincenti

Estremadoyro spiega che uno dei fattori essenziali che hanno portato al successo nell’implementazione di Centric PLM è stata la decisione di non posizionarlo come progetto IT. “È stato decisamente intenzionale da parte nostra nominare sponsor provenienti da aree funzionali come sviluppo del prodotto, sourcing, internazionale. Era un progetto aziendale e doveva essere inquadrato come tale.  Quella era la prospettiva che avevamo all’inizio e si è rivelata essere quella giusta. Le risorse chiave sono stati gli esperti in materia (SME) delle diverse funzioni, che per molti mesi hanno dedicato una gran quantità del loro tempo a questo progetto. Li abbiamo autorizzati a prendere decisioni sulla progettazione, configurare il sistema con l’aiuto dei tecnici Centric, eseguire test, creare documenti di formazione e, di fatto, fare formazione. Sostanzialmente, ritengo siano gli eroi di questa implementazione.”

Raccogliere i frutti

Four Hands ha reso operativo il sistema nell’agosto del 2019. Estremadoyro ricorda: “Un utente mi ha raccontato qualche mese fa che, prima di Centric PLM, ogni mattina doveva esaminare decine di email, centinaia di notifiche, più uno strumento di collaborazione di cui disponevamo, solo per sapere quali fossero i suoi compiti quel giorno! Ma, ora, accede al sistema, conosce lo stato di ogni progetto e sa esattamente ciò che deve fare, quindi è stato un gigantesco miglioramento da questo punto di vista.”

Attualmente, ci sono 115 utenti attivi negli Stati Uniti, in Cina e in Vietnam. I dati nel sistema sono impressionanti: oltre 45.000 colorazioni, più di 100.000 attività di calendario—passaggi nel processo di sviluppo che stanno monitorando e oltre 20.000 preventivi di fornitori elaborati. Sostiene Estremadoyro: “Il massimo è che ora disponiamo di questa unica fonte di verità per le informazioni correlate ai prodotti, che usiamo per tutti i nostri sistemi. Abbiamo un processo coerente per lo sviluppo del prodotto che è integrato direttamente
nella piattaforma. Ci sono passaggi specifici da eseguire, specifici punti di controllo e milestone. L’efficienza è aumentata, la riduzione di e-mail è semplicemente sorprendente e l’accuratezza dei dati è assolutamente migliorata. Ora sappiamo esattamente dove trovare l’altezza di un bracciolo, per esempio. Abbiamo la certezza che le informazioni contenute in Centric sono accurate e perfettamente aggiornate.”

Efetto Pandemia

Come per ogni azienda, la pandemia ha causato uno stravolgimento delle normali attività lavorative. Inizialmente, Four Hands è entrata in modalità di protezione del flusso di cassa: viaggi annullati, assunzioni congelate, spese frenate. L’ordine tassativo di restare a casa ha fermato la città di Austin a marzo. Fortunatamente, Four Hands aveva già implementato Centric PLM e ciò ha permesso di operare al 100% da remoto. Alla fine, il 2020 si è concluso con una crescita a due cifre per l’azienda, battendo tutti i precedenti record in termini
di spedizioni, ordini, transazioni e colli gestiti in magazzino. Four Hands ha inoltre registrato una crescita significativa in tutti i canali di distribuzione. La lezione appresa è stata che era ancora possibile ottenere grandi risultati con il lavoro a distanza e con modi alternativi di presentare i prodotti, al di là delle tradizionali mostre di mobili.

Futuri Miglioramenti

“Abbiamo effettuato un sondaggio dopo il go-live, e poi lo abbiamo ripetuto diversi mesi dopo. Abbiamo riscontrato miglioramenti rispetto a ciò che i nostri dipendenti pensano dell’interfaccia utente e della flessibilità per la creazione di report. A distanza di un anno o due, gli utenti si sentono a proprio agio con il sistema e di fatto ne stanno ottenendo il massimo”, afferma Estremadoyro.  “Abbiamo seguito il tradizionale percorso di Centric di rendere il sistema operativo, stabilizzare, ottimizzare … e ora possiamo dedicarci a migliorare.”