Tom Tailor steigert mit Centric PLM™ die Effizienz, Transparenz und Flexibilität

Von Frustration zu Effizienz

Die Teams bei Tom Tailor hatten mit den Anforderungen der administrativen Dateneingabe und der mangelnden Transparenz zwischen nicht vernetzten Legacy-Systemen zur Verwaltung von Produktinformationen zu kämpfen. Die Produktentwicklung war wenig intuitiv. Die Teams konnten in Meetings und außerhalb des Büros nicht auf produktbezogene Daten zugreifen.

Das alles änderte sich jedoch, als Tom Tailor sich entschied, die Product-Lifecycle-Management (PLM)-Lösung von Centric Software^® zu implementieren. Heute arbeiten Teams aus allen Abteilungen standortunabhängig in Echtzeit über ein transparentes, webbasiertes System zusammen, das als Single Source of Truth fungiert. Ideen und Details zur Produktentwicklung werden schnell und einfach mit anderen Abteilungen ausgetauscht, wodurch die Effizienz im gesamten Unternehmen steigt. Wie hat Tom Tailor den Umstieg von der frustrierenden Dateneingabe und Diskrepanzen zwischen Legacy-Systemen auf eine integrierte, flexible und schnellere Arbeitsweise geschafft?

Den Markt im mittleren Preissegment beherrschen

Als international tätiges und vertikal ausgerichtetes Modeunternehmen konzentriert sich Tom Tailor auf modische Casual Wear. Jede Marke der Tom Tailor Group steht dabei für einen klar definierten Kern und ausgeprägten Charakter. Gemeinsam folgen sie aber einem übergeordneten Anspruch: Mode für stilbewusste Menschen zu einem attraktiven Preis-Leistungsverhältnis in hoher Qualität.

1962 in Hamburg gegründet, befindet sich der Kernmarkt der Tom Tailor Group traditionell in Deutschland, ist aber mittlerweile auf 30 Länder angewachsen, darunter Österreich, die Schweiz, Südosteuropa und Russland. Mit rund 3.400 Mitarbeitern, über 640 eigenen Einzelhandelsgeschäften sowie 8.585 weiteren Verkaufsstellen wird derzeit etwa ein Drittel des Umsatzes im Ausland erwirtschaftet. Nachdem das Unternehmen in den letzten Jahren sowohl national als auch international stark gewachsen ist, hat sich der Fokus intern auf die Straffung von Strategien, Strukturen und Prozessen gerichtet, um die Rentabilität und Agilität des gesamten Unternehmens zu optimieren.

Auf der Suche nach einer Single Source of Truth

Vor der Einführung von Centric PLM™ nutzte Tom Tailor über 70 verschiedene Legacy-Softwaresysteme, auf die wichtige Design- und Entwicklungsaktivitäten verteilt waren. Keines dieser Systeme unterstützte die Zusammenarbeit mit Tom Tailor Sourcing (TTS) und externen Lieferanten.

„Da jeder Designer und Einkäufer mit externen Lieferanten per E-Mail kommunizierte, gingen wichtige Informationen verloren, wenn jemand krank war oder das Unternehmen verließ. Die kurzfristigen Ziele unseres PLM-Projekts bestanden also darin, Daten zu konsolidieren, die Transparenz über alle Abteilungen hinweg zu erhöhen und die Zusammenarbeit mit unserer Lieferkette wieder in die Hand zu nehmen“, erklärt der ehemalige Senior Manager of Core Applications des Unternehmens.

Strategische Ziele

Das Management von Tom Tailor sah PLM auch als Tool, um wichtige strategische Ziele wie die Verkürzung der Vorlaufzeiten zu erreichen. Tom Tailor begann damit, eine Auswahlliste führender PLM-Anbieter zusammenzustellen, bevor man sich mit anderen Unternehmen beriet, die bereits eine PLM-Lösung einsetzten. Das Unternehmen wünschte sich vor allem eine webbasierte Lösung, die den Benutzern ein flexibles Arbeiten auf Reisen oder außerhalb des Büros ermöglichte.

„Wir legten Wert darauf, mit so vielen PLM-Anwendern wie möglich zu sprechen und ihre unverfälschte Sicht auf die Arbeit mit dem von ihnen gewählten Anbieter zu bekommen. Jeder Kunde von Centric Software hat uns gesagt, dass die Lösung pünktlich und im Rahmen des Budgets in Betrieb genommen wurde. Alle waren beeindruckt von der Innovationskraft des Unternehmens sowie von der Kompetenz in Sachen Mode und dem Engagement für Flexibilität.“ Die Kombination aus Branchenerfahrung, innovativer Technologie und Know-how aus früheren Implementierungen bestärkte Tom Tailor in der Entscheidung für Centric Software. „Wir brauchten eine Lösung speziell für die Modebranche, die flexibel genug war, um die verschiedenen Prozesse und Best Practices zu konfigurieren, die wir benötigten.“

Ein neuer, agiler Ansatz

Das Centric PLM-Projekt von Tom Tailor folgte dem Agile Deployment-Ansatz, bei dem Schlüsselprozesse priorisiert werden, um in kürzester Zeit einen Mehrwert zu generieren.

Das Projekt wurde pünktlich und innerhalb des Budgets umgesetzt, einschließlich einer intensiven Testphase und Schulung der Benutzer, die von einem kompetenten Tom Tailor-Team durchgeführt wurde. Vom ersten Kontakt mit Centric an wurden die Denim- und Casual-Teams von Tom Tailor in weniger als sechs Monaten in PLM erstellt.

„Es war eine neue Erfahrung zu sehen, dass die Benutzer so stolz auf das System sind, das sie geschaffen haben. Wir hatten zu Beginn nur drei Vollzeitmitarbeiter an dem Projekt, unterstützt von ein paar Leuten, die in Teilzeit an dem Projekt arbeiteten. Aber wir haben uns trotzdem genau an den vereinbarten Zeitplan und das vorgegebene Budget gehalten.“

Kollaboration, Flexibilität und Effizienz

Eine schnelle Implementierung war aber erst der Anfang. Dank Centric PLM war Tom Tailor in der Lage, sowohl wichtige Herausforderungen zu bewältigen als auch strategische Chancen zu nutzen, indem es seine Design-, Entwicklungs- und Beschaffungsprozesse verbessert hat.

„TTS arbeitet jetzt umfassend in PLM und teilt alle wichtigen Produktdaten, sodass wir keine E-Mails mehr um die Welt schicken müssen, um einfache Dinge zu erledigen.“ Mit dieser besseren Organisation der Lieferkette konnte Tom Tailor auch sein Risiko beim Einkauf in Asien minimieren.

„Wir können jetzt ausmachen, wo ein einzelner Stoff in allen Abteilungen verwendet wird. Diese Informationen nutzen wir, um Bestellungen besser zu formulieren und bessere Preise für große Mengen von unseren Lieferanten zu erhalten. Wir können auch Notfallpläne erstellen, damit nicht die gesamte Arbeit auf eine Region verteilt wird.“

Die Designer von Tom Tailor verzeichnen eine Effizienzsteigerung von ca. 20 %, die durch eine Kombination aus Zusammenarbeit, Datenkonsolidierung und dem Wegfall manueller Prozesse möglich wird. Centric PLM hat es dem IT-Team von Tom Tailor ermöglicht, vom First-Line-Support zurückzutreten und einen Schritt in Richtung einer langfristigen Strategie zu machen.

„Centric PLM ist so intuitiv, dass die Anwender jetzt in der Lage sind, den täglichen Betrieb zu übernehmen. Jetzt greift die IT nur noch bei sehr technischen Fragen ein. Dadurch kann sie sich mehr auf strategische Initiativen konzentrieren, statt sich dem täglichen Management von Problemen und Anfragen zu widmen.“

Die webbasierte Plattform von Centric ist für die Teams von Tom Tailor entscheidend, um mobil arbeiten zu können. Das erwies sich spätestens 2020 als sinnvoll, als die Anwender angesichts der Corona-Pandemie von zu Hause aus arbeiten mussten.

Respektvolle Beziehung und Zukunftspläne

Seit 2016 haben Tom Tailor und Centric eine respektvolle Beziehung aufgebaut. Die Teams bei Tom Tailor stellten fest, dass das Centric-Team jederzeit offen für Ideen, kommunikativ und hilfsbereit ist.

„Wir entwickeln eine langfristige Roadmap und schauen, wo wir mithilfe von PLM noch Effizienzeinsparungen erzielen, unsere Bruttomargen erhöhen und Zeit sparen können. Ich kann mir unser Unternehmen ohne Centric PLM einfach nicht mehr vorstellen, weder heute noch in Zukunft.“