Vers l’infini et au-delà : Bioworld traite d’immenses quantités de données avec Centric PLM

« Nous mettons sur le marché près de 15 000 nouveaux produits chaque année. Et ce, pour une centaine de catégories de produits et près de 700 caractéristiques uniques. »

Nathan Grant, vice-président Croissance de Bioworld Merchandising, décrit la gamme et l’étendue des produits conçus par Bioworld, source de la complexité de son activité. L’entreprise les distribue via divers canaux : en gros, en B2B et via sa propre plateforme de vente directe (DTC). Bioworld a lancé Centric PLM™ il y a un an et demi. Depuis, son processus de développement produit a beaucoup évolué. Les fonctionnalités prêt-à-l’emploi de Centric lui ont permis d’aligner sa stratégie de mise sur le marché sur ses processus métier. Les simulations et tests ne perturbent pas l’activité. Le remplacement de la solution PLM historique visait l’accélération des mises sur le marché de produits pertinents. Jetons un œil au bilan de Bioworld depuis ce déploiement !

Chouchou des fans

Bioworld Merchandising a été créée en 1999. L’entreprise est l’un des leaders mondiaux des produits sous licence. Depuis son siège à Irving, au Texas, elle dirige dix bureaux implantés aux quatre coins du monde. Bioworld fournit des produits aux fans d’un vaste portefeuille de marques, notamment Star Wars, Disney, Marvel… De « la tête aux pieds » et « des toilettes à la cuisine », ses produits vont des casquettes aux t-shirts, et des serviettes aux mugs, via une kyrielle d’autres produits.

Repérage de Centric

Patrick Flanagan, directeur de programme informatique, revient sur la méthode de recherche rigoureuse déployée par son équipe pour identifier la meilleure solution PLM capable de s’adapter à ses contraintes spécifiques, notamment la gestion de vastes ensembles de données et la compréhension de ses besoins précis. Hélas, sa solution historique subit alors une avarie : Bioworld doit agir vite. Le choix se porte sur Centric, qui a su démontrer précédemment sa forte motivation. Deux semaines suffisent à assurer la transition vers Centric − avec un démarrage à distance – en pleine pandémie. « C’était une période sans commune mesure. Lors du premier confinement, nous avons eu un problème avec notre ancienne solution PLM qui s’est littéralement effondrée. Entièrement à distance, les équipes Centric et Bioworld ont pu lancer Centric, à notre immense satisfaction. Nous avons été très impressionnés – toute l’équipe a été formidable », déclare P. Flanagan.

Cargaisons de données

« Durant l’année et demie qui a suivi le déploiement, nous avons consigné près de 101 000 styles uniques dans Centric », précise P. Flanagan. « Bravo à Centric, qui a été capable de répondre à la demande. Nous pouvons à présent poursuivre notre croissance. Pour sérigraphier un drap de plage, nous devons charger le fichier afférent dans la solution. Je peux demander aux concepteurs quel motif justifie l’usage d’un fichier de 5 gigas… ». Centric PLM, connu pour ses fonctionnalités puissantes de gestion des données est à la hauteur de la tâche.

« Nous collaborons avec toutes les plus grandes entreprises mondiales de divertissement. Nous disposons de plus de 100 graphistes créant des œuvres et des objets sous licence. Ces entreprises nous passent également des commandes spécifiques d’objets. Ce volume important d’œuvres protégées – notamment d’énormes fichiers –, est intégralement consigné dans la solution », explique Nathan Grant, avant de poursuivre : « Parfois, un partenaire nous envoie 500 gigaoctets d’œuvres protégées, que nous allons ensuite décliner dans une kyrielle de produits différents. La solution gère tout. Nous pilotons également 700 autres propriétés intellectuelles (de marques) actives sur le marché du détail, et probablement le double s’agissant du développement et de la conception. Difficile d’imaginer beaucoup d’autres entreprises sur la planète capables de rivaliser avec notre activité. »

Accélération des validations et hausse de la rentabilité

Centric PLM intervient dans de nombreux processus de Bioworld. Selon N. Grant : « L’outil Centric alimente notre processus de validation. C’est comme cela que les projets changent de main en interne. Quand les graphistes ont besoin de transmettre des articles à notre équipe interne responsable de la négociation de licences et en charge de l’essentiel de la communication avec celles-ci, cela passe par Centric. Si j’ai besoin de faire valider un panneau ou une œuvre par nos clients, ils la valident également via la solution. »

Pour N. Grant, Centric a été remarquable du point de vue de la productivité et de l’efficacité. « Côté productivité, notre entreprise est un cas unique par rapport aux entreprises gérant elles aussi des collections ou des gammes en se disant que toutes les collections qu’elles mettent au point iront avec certitude sur le marché », dans notre cas, ce n’est pas une vérité absolue. Certains bailleurs de licence refuseront l’œuvre ou nous demanderons de procéder à différentes retouches. Nous devons trancher : poursuivre le projet ou l’interrompre. »

L’entreprise créée près de 1 000 nouveaux graphismes par semaine. « Chacun correspond à un calendrier différent, à cause de la diversité de nos catégories de produits, des propriétés intellectuelles et des clients avec lesquels nous collaborons », note N. Grant. Le secret de Centric PLM est de nous proposer un aperçu complet des divers critères, où sont les blocages ? À quoi veiller spécifiquement et quoi actionner pour faire avancer la situation ? Où prendre une décision ? Côté productivité, la suppression de ces blocages est fantastique. Côté efficacité, les vues dynamiques fournies par Centric nous ont permis d’accroître considérablement notre taux de conversion pour ces produits – je dirais de 30 %. Des articles qui autrement seraient tombés dans l’oubli, car invisibles, sont mis sur le marché, et les styles qui autrement n’auraient peut-être pas fait l’objet d’un échantillon sont écartés avant que nous n’y investissions du temps inutilement. Centric nous a proposé une démonstration remarquable. » N. Grant évalue à 5 à 10 %, la hausse du nombre de prototypes ayant abouti à des produits finis.

La fluidité des processus au service de l’efficacité

L’accélération des mises sur le marché a également été fulgurante.

Grant précise : « Dans notre processus traditionnel, l’équipe artistique réalise un produit pour notre équipe responsable de la négociation de licences. Celle-ci l’adapte à la licence et la charge dans la solution de cette dernière ou l’envoie via un simple e-mail. Il y a ensuite des allers et retours, souvent chronophages. Nul ne sait exactement depuis combien de temps un projet patiente, ni à quel stade il se trouve. Nous pouvions l’afficher dans notre solution, mais pas les graphistes. Or, les graphistes sont justement responsables de leur mise à jour. Ils doivent ensuite réaliser différentes actions, formuler des commentaires et, enfin, ces commentaires doivent nous être redirigés. Avec Centric PLM, tout se fait en direct. Ces allers et retours exigeraient au moins cinq jours supplémentaires. Aujourd’hui, un instant suffit. Nous le constatons absolument tous. »

« Les utilisateurs adaptent Centric à leurs habitudes de travail et créent des vues personnalisées en un instant, pour accroître leur efficacité individuelle. Nos commerciaux configurent Centric pour afficher les données pertinentes pour eux, là où servaient autrefois une feuille de calcul, un échange verbal ou une réunion. Désormais chacun crée sa propre vue pour afficher les données qui lui conviennent », ajoute P. Flanagan.

Intégrations et fonctionnalités prêt-à-l’emploi

Grant cite les avantages du partenariat avec Centric Software. « Grâce à la diversité des partenaires du secteur avec lesquels Centric collabore, toutes les niches sont couvertes. Si votre activité présente une spécificité, la plateforme est bâtie de manière à s’y adapter et à pouvoir élaborer des outils dédiés. Mais, ce qui est réellement extraordinaire du point de vue de l’efficacité, c’est que tous ces outils ont été conçus à partir des bonnes pratiques recueillies par l’ensemble de l’équipe Centric – y compris celles de nos pairs. Nous avons l’impression d’avoir en permanence 12 fonctionnalités exceptionnelles dans la solution, mais aujourd’hui nous n’avons pas encore actionné ces données pour commencer à exploiter ces outils. Toutes ces fonctionnalités intégrées par défaut ne demandent qu’à être utilisées ! C’est une précieuse ressource. »

Bioworld a relié Centric PLM à Adobe Illustrator, l’ERP, le logiciel d’intelligence commerciale (BI), en plus d’autres intégrations qui transfèrent également les données vers différents autres canaux. « Nos commerciaux ont les cartes en main et peuvent vendre tout ce qui se trouve dans la solution. Nous extrayons des données de Centric et leur agrégeons des rapports, des données produit, les produits en attente, en cours de vente, tendance… », note P. Flanagan.

Simple à appréhender, simple à utiliser

« L’outil est extrêmement convivial. Dès l’instant où vous y accédez, vous n’avez besoin d’aucune consigne pour comprendre comment évoluer, où trouver les éléments. Et les vues sont configurées de manière à pouvoir être réagencées. Dans Centric, même la fonction d’administrateur est extrêmement puissante −, nous créons des vues par défaut ou en fonction de divers critères. Nous y intégrons très facilement nos utilisateurs qui la maîtrisent dès le premier jour. Ils répètent constamment qu’ils ont appris ceci ou cela en totale autonomie. Les collaborateurs étoffent sans cesse leurs compétences sans aucune intervention de leurs supérieurs : c’est presque de l’apprentissage par osmose. Cette solution est vraiment intelligente. Elle vous invite à cliquer sur un élément de tel ou tel tableau et quand vous cliquez dessus – waouh, voyez ce qui se passe ! Nous sommes tous épatés par les tableaux dynamiques », s’enthousiasme N. Grant.

Exploiter le plein potentiel de Centric PLM

Bioworld a mis en place quelques mesures pour fluidifier la prise en main par les utilisateurs dans la plateforme. « Nous avons ouvert un canal de discussion pour permettre aux collaborateurs de poser des questions sur Centric en cas de doute sur une manipulation. Tous les collaborateurs ont accès aux réponses. C’est de l’apprentissage collaboratif. Nous organisons aussi une session de questions-réponses hebdomadaire, sur le mode : si tu veux te joindre à nous, nous sommes là pour toi. Pose-nous toutes les questions que tu veux. Nous bloquons une heure. Parfois, nous sommes seuls en tête à tête, Nathan et moi… », explique P. Flanagan. Grant ajoute : « L’avantage, c’est que nous avons un nouveau sujet de discussion chaque semaine. Il y a toujours quelque chose à partager avec l’équipe. Comme évoqué précédemment, nos collaborateurs s’approprient très vite la solution. La réunion prend donc chaque semaine la forme d’un échange informel où chacun acquiert de nouvelles connaissances. Le partage est intense. C’est vraiment, vraiment génial. »

La sophistication des objectifs d’exécution opérationnelle a augmenté. « J’essaie d’encourager les équipes à utiliser davantage de données dans leur prise de décision », insiste N. Grant. « Centric est un outil précieux pour tous, pas uniquement pour nos équipes commerciales, artistiques ou de gestion des licences, mais pour tous les collaborateurs de l’entreprise : les achats, tout le reste. Nous suivons les connexions, le nombre d’utilisations de la solution, car nous pensons que c’est important. La fréquence est impressionnante. Si je me souviens bien, la dernière fois que j’y ai jeté un œil, 90 % [des collaborateurs] s’y connectaient chaque jour. »

Bioworld participe à la prochaine mise à niveau de Centric PLM

Au premier anniversaire du déploiement de Centric PLM, Bioworld a demandé à ses collaborateurs s’il manquait une éventuelle fonctionnalité. Les utilisateurs ont majoritairement répondu : les recherches multiples de styles. « J’ai rédigé l’étude de cas destinée à Centric Software, justifiant notre besoin de réaliser des recherches multiples de styles, et voilà que je découvre que la prochaine version de Centric l’intégrera ! Quand nous les en avons informés, nos utilisateurs ont applaudi. Les collaborateurs sont ravis et j’espère que les autres clients le seront aussi, car la fonctionnalité sera proposée à tous. Savoir que nous avons été moteurs de cette fonctionnalité pour la prochaine version est gratifiant », se réjouit P. Flanagan.

 « Centric nous consulte, sollicite notre avis et nous invite à partager notre expérience. Nous apprécions grandement cette écoute. L’équipe support de Centric organise un appel hebdomadaire pour passer en revue nos tickets : une demi-heure chaque lundi. Aucune entreprise ne nous propose un tel service », conclut N. Grant.