Bioworld, Centric PLM ile Bir Dünya Fark Yaşıyor ve Büyük Miktarda Veri İşliyor

“Her yıl piyasaya yaklaşık 15 bin yeni ürün sürüyoruz. Bunu da 700 civarı tescilli markaya ait 100’ün üzerinde ürün çeşidiyle yapıyoruz.”

Bioworld Merchandising Büyüme Başkan Yardımcısı Nathan Grant sahip oldukları ürün yelpazesinden bahsettikçe ne kadar karmaşık bir ticari faaliyet içinde oldukları ortaya çıkıyor. Şirket çok sayıda satış kanalı üzerinde faaliyet gösteriyor: toptan, B2B, kendilerine ait doğrudan tüketiciye satış kanalları. Bioworld bir buçuk yıldan beri Centric PLM™ kullanıyor. Önceki ürün geliştirme süreçlerine göre çok şey değişti. Şirketin pazara çıkış stratejileri gereği uyguladığı iş süreçleri Centric’in kullanıma hazır işlevleriyle uyum sağladı. İşleri etkilemeden bir sandbox ortamında analiz edebiliyorlar. Eski PLM sistemlerini değiştirmelerinin sebebi piyasaya doğru ürünleri sunma hızlarını artırmaktı. Kurulumdan sonra görüşerek Bioworld’de işlerin nasıl gittiğine baktık.

Hayranların Favorileri

Bioworld Merchandise 1999 yılında kuruldu. Lisanslı ürünlerde dünya lideri olan şirketin merkezi Irvin, Teksas’tadır. Şirketin ayrıca tüm dünyada 10 farklı ofisi bulunmaktadır. Star Wars, Disney ve Marvel başta gelmek üzere akla gelebilecek her türlü markanın hayranları için ürünler çıkarmaktadırlar. Şapkadan tişörte, çoraptan havluya ve kupaya kadar, tepeden tırnağa ve dolaptan mutfağa her alanda ürünler çıkarmaktadırlar.

Centric’i Bulmak

IT Program Direktörü Patrick Flanagan, çok büyük verilerin idaresini de kapsayan kendilerine özgü ihtiyaçları karşılayabilecek, en önemlisi de tam olarak neye ihtiyaçları olduğunu anlayabilecek bir PLM çözümü bulmaya karar verdiklerini söylüyor. Eski sistemleriyle ilgili bir sorun oluşunca Bioworld hızlıca harekete geçmek zorunda kalıyor. Ardından, daha önceki ayrıntılı araştırmalarının da etkisiyle Centric PLM’i tercih ediyorlar. Tam da pandemi döneminde uzaktan erişimle sağlanan Centric’e geçiş iki haftadan kısa sürede tamamlanıyor. Flanagan, “Benzeri görülmemiş bir dönem yaşadık. İlk karantina döneminde eski PLM sistemimizde bir sorun yaşadık. Bizi resmen yüzüstü bıraktı. Bunun üzerine Centric ve Bioworld ekipleri tamamen uzaktan çalışarak, Centric’i bütün ihtiyaçlarımızı karşılayacak şekilde kurdu. Çok etkilendik. Olağanüstü bir çalışma ekibiydi.” diyor.

Bir Dünya Veri

“Geçen yaklaşık bir buçuk yılda Centric’te 101 bin özgün model oluşturduk.” diyen Flanagan sözlerine şöyle devam ediyor: “Talebi karşılamayı başaran Centric tebrikleri hak ediyor. Daha da büyümeye devam edeceğiz. Büyük bir havlunun üzerine baskı yapacaksak, o baskının asıl dosyasının olması gerekir. Tasarımcıları arayıp soruyorum: Hey, 5 GB’lik dosya koymanızın özel bir sebebi var mı?” Verileri etkin bir şekilde işlemesiyle bilinenen Centric PLM, tam bu iş için yapılmış.

Grant, “Bütün büyük eğlence şirketleriyle çalışıyoruz. Tasarım ekibimizde 100 kişi çalışıyor. Bize şirketlerden de tasarımlar geliyor. Pek çok farklı ürün türüyle çalışıyoruz. Çizimler çok büyük dosyalar halinde sisteme giriyor.,” diyor. Açıklamasına “Bazen yeni iş ortağımızdan 500 GB büyüklüğünde çizimler alıyoruz. Bunları yüzlerce farklı ürüne uygulamamız gerekiyor. Bunların hepsi de sisteme giriyor tabii. Perakende seviyesinde aktif olarak 700 tescilli markamız var. Bunun iki katı kadar da tasarım ve geliştirme aşamasında bekliyor. Yaptığımız işe rakip olabilecek başka bir şirket düşünemiyorum.” diyerek devam ediyor.

Resmi onayı hızlandırmak ve üretkenliği artırmak

Centric PLM, Bioworld’ün pek çok çalışma sürecini etkiledi. Grant, “İş akışlarının onaylanmasında Centric çözümünün rolü büyük. Kendi içimizde iş devrini bu şekilde yapıyoruz. Tasarımcıların temel iletişimi gerçekleştiren lisans departmanımıza bir iş paslaması gerektiğinde bunu Centric üzerinden yapıyoruz. Müşterilerimizden bir reklam panosunu veya bir çizimi onaylamasını istediğimde bunu sistem üzerinden yapıyorlar,” diyor.

Grant üretkenliğin ve etkinliğin Centric sayesinde arttığını söylüyor. “Üretkenlik açısından bizim işimizin koleksiyonlarla çalışan başka şirketlerden farkı var. Onlar ‘Bir koleksiyon üzerinde çalışıyoruz. Bunun hepsi üretime girecek.’ diye kesin konuşabiliyor ama biz bunu diyemiyoruz. Lisans sahipleri yaptığımız işi beğenmeyebiliyor ve bir iş birkaç kere revizyondan geçebiliyor. O yüzden bir projeye devam mı edeceğiz yoksa durduracak mıyız diye karar vermemiz gerekiyor.”

Şirket haftada neredeyse 1000 yeni çizim hazırlıyor. Grant sözlerine “Çalıştığımız müşterilerin, ürün kategorilerinin ve tescilli ürünlerin büyük bir çeşitlilik göstermesinden dolayı bunların hepsinin farklı bir takvimi var. Centric PLM’in en güzel yanı, farklı kriterleri bir arada görebilmemiz. Nerelerde tıkanıyoruz? Devam edebilmemiz için nereye daha fazla dikkat göstermemiz gerekiyor? Bir karar vermek için ne gerekiyor? Üretkenlik açısından, darboğazları bu şekide aşabiliyor olmamız çok güzel bir şey. Etkinlik açısından da, Centric’in dinamik görünüm imkanı, başarılı ürün oranımızı artırdı. Artışın %30 olduğunu söyleyebilirim. Başka bir sistem olsa belki de fark edilmeyerek sürüncemede kalacak bir ürün piyasaya veriliyor. Numune sürecine hiç girmemesi gereken modeller, biz daha fazla zaman ayırmadan önce erkenden iptal ediliyor. Centric’in bize gösterdikleri çok önemli.” diyor. Grant, raflarda yerini bulan fikirlerin %5-10 oranında iyileştiğini belirtiyor.

Süreçleri modernize ederek etkinlik sağlamak

Piyasaya çıkış hızı da arttı. Flanagan,

diyor.

Grant biraz daha fazla ayrıntı veriyor. “Geleneksel sistemde tasarım departmanı bir ürünü lisans departmanına paslardı. Onlar da ürünün lisans alabilmesi için süreci başlatarak dosyayı kendi sistemlerine koyardı veya e-posta gönderirdi. Sonra, bazen tam kara deliğe dönüşen gel-gitler başlardı. Hiç kimse bir şeyin tam olarak ne kadar beklediğini veya nerede olduğunu bilemezdi. Biz kendi sistemimizde görürdük, tasarım departmanı göremezdi. Halbuki güncellemeyi yapması gerekenler onlardı. Sonra üzerinde çalışmaları, yorum yapmaları ve o yorumları bize göndermeleri gerekirdi. Centric PLM sayesinde her şey anlık olarak gerçekleşiyor. Tüm o gel-gitler eskiden en azından bir beş gün sürerdi. Şimdi anında oluyor. Herkes de görebiliyor.”

Flanagan, “Herkes Centric’i kendine göre ayarlayarak işleri gereği görmeleri gereken şeyi görebiliyor. Böylece herkesin kendi bireysel etkinliği artıyor. Satış ekibimiz Centric’i kendileri için önemli olan verileri gösterecek şekilde ayarlıyor. Öncesinde bu verileri elektronik hesap tablolarından bulmaları veya bir toplantıda sözlü olarak bilgilendirilmeleri gerekirdi. Şimdi herkes verileri ne şekilde görmek istiyorsa o şekilde ayarlayabiliyor.” diyor.

Entegrasyonlar ve kullanıma hazır işlevler

Grant, Centric Software’le çalışmanın avantajlarını anlatıyor. “Centric birçok sektörde faaliyet gösterdiği için bütün ince ayrıntılara uyum sağlıyor. Sadece bizim işimize özel bir durum varsa platform ona göre ayarlanabiliyor. Biz de gerekli araçları hazırlayabiliyoruz. Ama etkin çalışma açısından en sıra dışı olanı, Centric ekibinin farklı sektörlerdeki en iyi çalışma yöntemlerini baz alarak yaptığı hazır işlevler. Arkadaşlarımızı asıl etkileyen bu oldu. Sistemdeki mevcut en iyi 12 özelliğe sahip olduğumuzu düşünüyoruz ama henüz verilerimiz bu araçlardan faydalanabileceğimiz kadar zenginleşmedi. Bu işlevler hazırda bekliyor olunca siz de ister istemez bunlardan faydalanmak istiyorsunuz. Elimizdeki şey çok değerli.”

Bioworld, Centric PLM’e entegre oldu: Adobe Illustrator, ERP, kendi iş zekası raporlama yazılımları, artı farklı kanallardan gelen verilerin aktarılmasını sağlayan diğer entegrasyonlar. Flanagan, “Satış ekibimiz sistemimizdeki herhangi bir şeyi satabilir. Centric’ten çektiğimiz verilerde birleştirilmiş raporlar çıkartabiliriz, ürün bilgilerini, neyin sattığını, neyin beklemede kaldığını, neyin trend olduğunu görebiliriz.” diyor.

Hem Öğrenmesi kolay, hem kullanması

Grant, “Çözüm tam kullanıcı dostu. Sisteme girdiğinizde nereye gitmeniz, neyi nerede bulmanız gerektiğine dair çok az bir yönerge yeterli oluyor. Görünümleri kendimize göre ayarlayabiliyoruz. Centric içindeki sistem yöneticileri de çok güçlü. Varsayılan ve şartlı görünümleri ayarlayabiliyoruz. Bu görünümleri kendi kullanıcılarımıza aktarabiliyoruz. Onlar da ilk günden anlıyorlar. İnsanlar sürekli, kendi kendime şunu yapmayı öğrendim, diyerek geliyor. Yöneticiler hiçbir şey demeden herkes kendi kendini geliştiriyor. Doğal bir şekilde kendi kendilerine öğreniyorlar. Sistem çok akıllıca. Sizin de bir grafiğe tıklamanızı istiyor. Tıkladığınız zaman neler yaptığını görmelisiniz. Dinamik tablolar herkesin aklını aldı resmen.” diyor.

Centric PLM’den En İyi Şekilde Faydalanmak

Bioworld, kullanıcıların platformu rahat kullanabilmesi için birkaç önlem aldı.  Flanagan “Kullanıcıların, Centric’te bir şeyin nasıl yapılacağından emin değillerse bunu sorabilecekleri bir kanal açtık. Cevabı bütün şirket görebiliyor. Böylece herkes öğreniyor. Ayrıca haftalık soru-cevap toplantılarımız oluyor. Katılmak istersen biz senin için buradayız. Bir saat ayırdık.  Bize istediğini sorabilirsin. Bazı toplantılarda sadece Nate’le ben oluyoruz.” diyor. Grant burada araya girerek “Bunun en güzel yanı, insanların her hafta konuşacakları yeni bir şeyin olması. Ekiple paylaşılacak bir şey her zaman oluyor. Daha önce de söylediğimiz gibi, herkes sistemi hemen anlıyor. Böylece haftalık toplantılar, herkesin kendi öğrendiği yeni şeyleri diğerleriyle paylaştığı ortamlara dönüşüyor. Daha fazla şey paylaşıyorlar. Gerçekten çok güzel oluyor.” diyor.

İş idaresiyle ilgili hedefler daha karmaşık bir hal aldı. “Karar verirken herkesin verilere daha fazla bakmasını istiyorum.” diyen Grant, sözlerine “Centric’in herkes için çok faydalı bir araç olduğunu söyleyebiliriz. Sadece satış ekibi için veya tasarım ekibi için veya lisans ekibi için değil; kurum içindeki herkes için çok faydalı. Giriş kayıtlarını, herkesin ne kadar sıklıkla sisteme giriş yaptığını takip ediyoruz; çünkü buradan bir değer elde edeceğimizi düşünüyoruz. Etkileyici bir giriş sıklığı var. Son baktığımda şirketin %90’ının her gün giriş yaptığını gördüm.” diyerek devam ediyor.

Bioworld bir sonraki Centric PLM sürümüne yardımcı oluyor

Centric PLM’i kullanmaya geçmelerinin birinci yıl dönümünde Bioworld çalışanlarına eksikliğini hissettikleri bir özellik olup olmadığını sordu. Kullanıcılar aynı şeyi söyledi: Birden fazla model numarasını kolayca arayabilme özelliği. Flanagan, “Centric Software için bir olurluk raporu hazırlayarak neden birden fazla modeli arama özelliğinin olması gerektiğini yazdım. Sonra bir de baktım, yeni Centric sürümünde bu da olacakmış! Kullanıcılara bunu haber verdiğimde insanlar alkışladı resmen. Herkes çok memnun. Diğer kullanıcıların da memnun olacağını umuyoruz, çünkü herkesin erişimine açık olacak. Yeni versiyondaki bir işlevin sizin sayenizde eklendiğini bilmek insanın koltuklarını kabartıyor.” diyor.

 Grant ayrılmadan önce çok güzel şeyler söylüyor. “Centric’in bizimle iletişim kurmasından, fikrimizi sormasından ve tecrübelerimizi paylaşmamızı istemesinden büyük memnuniyet duyuyoruz. Centric’teki teknik destek ekibi bizi her hafta arayarak sorunlarımızdaki ilerlemeleri aktarıyor. Bunu her pazartesi 30 dk. boyunca yapıyoruz. Başka hiçbir şirket bizim için bunu yapmıyor.”