Dr. Schär skaliert konforme Produktinhalte in über 100 Länder mit KI-gestütztem Centric PXM

„Es war sehr chaotisch. Außer Excel-Tabellen, E-Mails und anderen separaten Systemen gab es nichts. Und das sind wirklich keine Werkzeuge, die uns das Leben leichter machen. An unserem Produktentwicklungsprozess sind im Schnitt 11 bis 14 Leute beteiligt. Es war extrem unübersichtlich.”

So beschreibt Manuel Telser, Head of Global Digital Operations bei Dr. Schär, die Situation vor der Einführung von Centric PXM™. Die Teams von Dr. Schär arbeiteten mit fragmentierten und isolierten Datenquellen wie Excel-Tabellen, verschiedenen Cloud-Speicherorten und lokalen Dateiablagen.

Mit zunehmendem Wachstum stiegen auch die operativen Herausforderungen. Die Lokalisierung von Produktbeschreibungen, einschließlich Zutatenlisten, Allergeninformationen und Verpackungsetiketten verschlang Zeit und Budget. Gleichzeitig stieg die Komplexität bei der Erfüllung verschiedener marktspezifischer Compliance-, Nachhaltigkeits- und Qualitätsstandards und damit auch das Risiko kostspieliger Fehler.

Heute vertraut das Unternehmen auf eine konsistente und vollständig lokalisierte Produktanreicherung in Echtzeit und Lifecycle-Informationen über alle internationalen Teams hinweg. Centric PXM ist die zentrale Lösung, die das endlich ermöglicht.

Vorreiter bei glutenfreien Innovationen in über 100 Ländern

Dr. Schär, mit Hauptsitz in Südtirol (Italien), ist ein weltweit führendes Unternehmen und Vorreiter in der glutenfreien und spezialisierten Ernährung mit den vier Top-Marken: Schär, Flavis, Kanso und Mikara. Von Restaurants bis hin zu Fast-Food-Ketten erfüllt Dr. Schär verschiedenste Ernährungsbedürfnisse im großen Maßstab. Mit 18 Standorten in 12 Ländern und 1.800 Mitarbeitern ist das Unternehmen weltweit in über 100 Ländern vertreten und erzielte 2024 einen Umsatz von 624 Mio. Euro.

Globales Wachstum durch veraltete Prozesse gehemmt

Als Dr. Schär in neue Regionen mit unterschiedlichen Lebensmittelvorschriften expandierte, wurde die Verwaltung konformer Produktdaten immer komplexer. Ohne eine einheitliche Quelle der Wahrheit (Single Source of Truth) fehlte den Teams die nötige Transparenz, was wiederum die Entscheidungsfindung verlangsamte und die Datenverwaltung beeinträchtigte.

„Es war sehr kompliziert und zeitaufwändig für jeden, der Daten oder Medien für ein Produkt benötigte“, erklärt Telser. „Wir hatten am Ende viele Insellösungen und mussten uns immer fragen, ob die Daten aktuell oder veraltet waren.“

Produktdatenblätter wurden von einer externen Agentur bearbeitet, was häufig mehrere Korrekturzyklen erforderte. Duplizierte Daten an verschiedenen Standorten erhöhten den manuellen Arbeitsaufwand zusätzlich. Die Überprüfung der Verlässlichkeit der Daten wurde zu einer ständigen manuellen Belastung, die die Time-to-Market weiter verlängerte.

„Unsere Märkte, der Kundenservice, Vertrieb und die lokalen Marketingabteilungen spürten die Auswirkungen deutlich“, erklärt Telser. „Wenn sie Informationen über ein Produkt benötigten, mussten sie gefühlt in 15 verschiedene Quellen suchen.“

Angesichts der Einschränkungen der bisherigen Arbeitsabläufe  entschied sich Dr. Schär für eine Automatisierung der Abläufe und ein durchgängiges Produktdatenmanagement, um damit die Grundlage für zukünftige Skalierbarkeit zu schaffen.

Gesetzliche und lokale Vorschriften als Herausforderung

Abgesehen von den betrieblichen Ineffizienzen führten ungenaue Produktdaten zu rechtlichen Risiken, insbesondere im Rahmen der EU-Lebensmittelinformationsverordnung (LMIV). Für Dr. Schär war es entscheidend sicherzustellen, dass die Online-Produktinformationen mit denen auf der physischen Verpackung übereinstimmen.

Telser betont die Tragweite: „Es wäre katastrophal, wenn wir beispielsweise ein Produkt als laktosefrei deklarieren würden, es aber aufgrund einer Rezepturänderung nicht mehr laktosefrei ist und diese Änderung nicht auf dem Markt abgebildet wird.” Gleichzeitig musste sich das Unternehmen durch die Expansion in neue Märkte mit unterschiedlichen regionalen Vorschriften auseinandersetzen. Jedes Land hat seine eigenen Anforderungen – von zulässigen Werbeaussagen bis hin zur Kennzeichnung von Allergenen – was die Komplexität zusätzlich erhöht und die Marktreife verzögert.

Zentralisierung und Anreicherung globaler Produktinhalte mit Centric PXM

Um das internationale Wachstum zu unterstützen, entschied sich Dr. Schär für die Implementierung von Centric PIM™ und Centric DAM™. Beide Lösungen sind Module der umfassenderen Plattform Centric PXM. Dazu gehören auch Product Content Syndication für über 1.000 Kanäle und Digital Shelf Analytics (DSA) in einem einzigen, zentralen System.

Die intuitive Benutzeroberfläche und die flexible Konfiguration von Centric PXM erfüllen perfekt die komplexen, globalen Anforderungen von Dr. Schär.

Die Einführung umfasste eine intensive Einbeziehung aller Stakeholder durch Workshops und Schulungen, um die Benutzerakzeptanz und das interne Verantwortungsgefühl zu fördern.

„Centric PXM ist sehr modular. Wir können unser Datenmodell mit Elementen, Objekten, Klassen und Attributkonfiguration so aufbauen, wie wir es möchten“, erklärt Telser. Diese Flexibilität hat es Dr. Schär, leichtgemacht, das System an seine vier Marken, mehrere Produktreihen und die Anforderungen an lokalisierten Content anzupassen.

Telser erinnert sich, warum Centric PXM zu einem Wendepunkt wurde: „Die Informationen in Centric PXM sind Daten zur Produktanreicherung. Alle greifen auf dieselben Daten an einem zentralen Ort zu. Das erlaubt eine optimale Zusammenarbeit zwischen den Teams.“

Automatisierung und Qualitätssicherung im großen Maßstab

Die frühzeitige Einbettung von Data Governance in den Produktentwicklungszyklus hat die Abläufe grundlegend verändert. „Wir haben entschieden, nicht bis zur Markteinführung zu warten, um das PIM einzusetzen“, sagt Telser. „Wir verfolgen Produktdaten jetzt schon ab der Konzeptphase, noch bevor die eigentliche Entwicklung beginnt. Das war ausschlaggebend für die interne Akzeptanz.”

Etwa 90 Mitarbeiter pflegen aktiv Daten im System, während über 400 Benutzer aus Abteilungen wie Vertrieb, Marketing und Logistik jetzt ganz einfach auf konsistente, genaue Produktdaten zugreifen können. Frühere Cloud-Speicherlösungen wurden vollständig abgeschafft, da das skalierbare PIM-System von Centric PXM zum Rückgrat des Informationsflusses wurde ‒ sogar noch vor dem ERP-System.

Neben der Konfigurierbarkeit brachte das System Struktur und Verantwortlichkeit. „Centric PXM weist die Verantwortlichkeit für Informationssätze zu. Damit können wir den Prozess definieren und festlegen, wer für welche Informationen zuständig ist. Centric PIM verleiht den Daten Struktur“, erklärt Telser weiter. „Diese Klarheit gewährleistet, dass jeder Beteiligte eine definierte Rolle im Datenlebenszyklus hat.“

Integrierte Reports zur Datenqualitätssicherung zeigen Datenlücken in Echtzeit auf, reduzieren Feedback-Schleifen und verhindern, dass nicht konforme Inhalte veröffentlicht werden. Die deutsche E-Commerce-Website von Dr. Schär wird bereits vollständig von Centric PIM gespeist, weitere Rollouts sind im Gange.

Optimierung von Workflows und Zeitgewinn

Ein zentrales, automatisiertes System liefert nun Daten innerhalb von Sekunden und gibt den Teams einen vollständigen Überblick über das Produktdatenmanagement.

„Was früher stundenlange Arbeit erforderte, kann jetzt mit einem einzigen Klick erledigt werden.“
‒Manuel Telser, Head of Global Digital Operations bei Dr. Schär

„Centric PXM hat uns viel manuelle Arbeit und Zeit erspart“, sagt Telser. „Wenn früher ein Kategorieentwickler Informationen benötigte, die jetzt im PIM-System enthalten sind, hätte er sie von einem Rechercheur anfordern müssen, der wiederum seine Arbeit hätte unterbrechen müssen, um sie für den Kategorieentwickler zu beschaffen.“

Durch die durchgehende Abbildung und Optimierung kritischer Prozesse hat Dr. Schär wieder mehr Kapazitäten für Innovationen, Produktentwicklung und strategische Initiativen freigesetzt. „Was früher Stunden an Arbeit erforderte, kann jetzt mit einem einzigen Klick erledigt werden“, fügt Telser hinzu. „Es gibt weniger Unterbrechungen im Prozess und die Teams haben mehr Zeit, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren, die Mehrwert schaffen.”

Intelligente Workflows und zukunftsweisende Innovation

Die Einbettung der Automatisierung in Kernprozesse hat die Einhaltung regionaler Lebensmittelvorschriften beschleunigt und deren Zuverlässigkeit verbessert. Dr. Schär erweiterte die Funktionen um die automatisierte Erstellung und Übersetzung von Produktlisten. Zutatenlisten für Verpackungen und wichtige Dokumente wie Analysezertifikate für den Export werden jetzt automatisch generiert, übersetzt und kontextualisiert, um den länderspezifischen Vorschriften zu entsprechen.

„Wir haben interne Tools entwickelt, die direkt auf die PIM-Daten zugreifen“, erklärt Telser. „Unser Export kann jetzt beispielsweise im Handumdrehen länderspezifische Zertifikate generieren, deren manuelle Erstellung früher Stunden gedauert hat.“

Telser fährt fort:

„Für die Zukunft plant das Unternehmen, die Centric PXM-Funktionen zu erweitern, indem es Produktdaten direkt aus Centric PIM syndiziert und Partnern über ein dediziertes Suchportal Zugriff darauf gewährt. Dadurch werden länderspezifische Datenpools durch ein zentralisiertes Management ersetzt.“

Ein intelligenterer Weg zu mehr Produkttransparenz

Über die betriebliche Effizienz hinaus versetzt das System Dr. Schär in die Lage, die sich laufend verändernden rechtlichen Rahmenbedingungen souverän zu handhaben. Es schafft eine solide Grundlage für die Einhaltung der Anforderungen des Digitalen Produktpasses der EU (DPP) und unterstützt die Erstellung umfangreicher Produkt-Landingpages, um das Vertrauen der Verbraucher zu stärken.

„Wir haben alles integriert – Marketingdaten, Verkaufszahlen, Zutatenlisten, Nährwertangaben, Verpackungsdetails und mehr – alles vollautomatisiert und bereit für rechtliche Anforderungen“, sagt Telser. „Wir möchten QR-Codes auf fast allen Produkten anbringen und sie mit umfassenden Inhalten auf unserer Website verknüpfen, um sicherzustellen, dass Verbraucher und Partner direkten Zugriff auf verlässliche Daten haben.“

Gleichzeitig wird die Integration mit dem Global Data Synchronization Network (GDSN) den weltweiten Austausch von Sortimenten mit Einzelhandelspartnern automatisieren und straffen und so die Genauigkeit über alle Vertriebskanäle hinweg gewährleisten.

Die Grundlage für skalierbaren Erfolg

Die Umwandlung fragmentierter Daten in ein leistungsstarkes, automatisiertes System beseitigte Engpässe und Compliance-Risiken. Dank der höheren Datengenauigkeit und der nahtlosen Zusammenarbeit zwischen Teams und Partnern kann Dr. Schär heute Innovationen schneller umsetzen und weltweit konsistente, vertrauenswürdige Produktinhalte bereitstellen.

Zu den nächsten Zielen gehören die Optimierung der Datenverteilung, der finale Rollout der DAM-Plattform und die Erweiterung der KI-Funktionen. Langfristig ist geplant, das MDM-System zu erweitern, um Verpackungsmaterialien und Rohstoffe mit jedem Produkt zu verknüpfen.

Mit Blick auf die Zukunft sagt Telser: „Wenn ein Produktentwickler künftig ein bestimmtes Produkt erstellen möchte, z. B. eine Pizza Margherita für den italienischen Markt, wird er Zugriff auf präzise Informationen zu jedem Detail haben, bis hin zur exakten Verpackungsart und Kartonstärke. Das ist das Ziel, das wir erreichen wollen.“

Diese dynamische Basis ermöglicht es Dr. Schär, spezifische Ernährungsbedürfnisse im großen Maßstab zuverlässig zu bedienen und so die Kundentreue und internationale Expansion zu fördern. „Wir sind stolz darauf, dass es uns gelungen ist, dies umzusetzen. Wir haben alle anderen gemeinsam genutzten Datenspeicher eliminiert, weil jetzt alles vollständig über Centric PIM läuft“, schließt Telser.