Ravensburger risolve il rompicapo della trasformazione della gestione dei dati di prodotto in un contesto complesso grazie a Centric PXM (ex Contentserv)

Abbiamo circa 3.000 SKU all’anno e dobbiamo fornire fino a 600 fogli Excel per ogni prodotto per soddisfare le richieste dei clienti che chiedono informazioni in diversi modelli e formati.”

Patrick Bartl, Head of Data & Platform Management in Ravensburger, sottolinea la complessità dell’ecosistema di prodotti di Ravensburger. L’azienda annaspava con il suo approccio frammentato alla gestione dei dati, con informazioni di prodotto sparpagliate fra una moltitudine di file Excel e sistemi regionali. “In passato, la filiale italiana utilizzava un foglio di calcolo come PIM. Poi avevamo sistemi differenti in Germania, in Europa e in altri Paesi,” racconta Bartl. Oggi le informazioni di prodotto vengono generate velocemente nel formato richiesto. Come è stato possibile?

Quasi 150 anni di attività

Nato nel 1883 come casa editrice e insediato nella regione tedesca della Svevia, il Gruppo Ravensburger riunisce tre noti marchi con diverse specializzazioni nel mercato internazionale dei giocattoli: Ravensburger, un’impresa familiare con un business diversificato nei libri, nei giochi e nei media; il marchio svedese BRIO, famoso per i suoi giocattoli di alta qualità con un design pulito, come i trenini di legno; e il brand americano Thinkfun, apprezzato per i suoi rompicapi e giochi di logica. Nel 2023, il Gruppo Ravensburger ha prodotto un giro d’affari complessivo di circa 669 milioni di euro, con una forza lavoro di oltre 2.400 addetti.

Molteplici sfide

Ravensburger aveva grandi difficoltà nella gestione delle informazioni di prodotto in 40 lingue e su 30 siti web diversi. All’interno dell’azienda non esisteva un approccio standardizzato alla gestione dei dati di prodotto. C’era invece una rete complessa di strumenti e metodi differenti. Il team di Ravensburger nella regione di lingua tedesca (DACH) utilizzava da tempo un software per editoria adottato dalla vecchia divisione editoriale invece di un sistema ERP, potendo così disporre solo di funzioni molto elementari per le moderne esigenze di marketing.

L’azienda utilizzava anche fogli Excel e soluzioni temporanee costruite ad hoc. Nel complesso, la gestione dei dati in azienda era molto manuale. “Dovevamo creare file Excel per i vari rivenditori,” racconta Bartl. “Ad esempio, quando vogliamo creare un listino di prodotti per Auto [un rivenditore tedesco] oppure Amazon, dobbiamo fornire file di dati completi.” Questo processo richiedeva tempi lunghi ed era soggetto a errori, con tempi di 3-4 ore per la preparazione manuale dei listini. Considerando che l’azienda gestisce prodotti che spaziano dai semplici puzzle di mille pezzi ai giochi da tavolo più complessi, serviva una soluzione robusta per snellire la gestione dei dati.

Nella struttura esistente mancava una “unica fonte della verità” con una gestione centralizzata, uniforme e omogena dei record di dati, che garantisse un’elevata qualità e coerenza dei dati stessi su tutte le piattaforme.

Processo di selezione

Dopo un approfondito processo di selezione fra 30 candidati durato sei mesi, Ravensburger ha scelto Contentserv, oggi Centric PXM™, per le sue funzionalità uniche. “A suo tempo abbiamo scelto Contentserv, che oggi fa parte di Centric Software, perché si trattava di un’azienda con forti competenze tecniche, flessibile e compatibile con la nostra cultura aziendale,” osserva Bartl. “Centric PXM™ ci dà la possibilità di creare diversi formati di esportazione, è facile da mantenere con risorse interne e si adatta all’evoluzione delle nostre esigenze operative.”

Parlando di Contentserv/Centric Software, Bartl afferma: “Cercavamo volutamente un partner di pari livello con cui potessimo scambiare idee. Centric Software si sposa perfettamente con una media impresa di carattere internazionale come la nostra. Non solo su questo piano, naturalmente, ma anche per il software: un sistema che noi stessi possiamo configurare in modo avanzato ed espandere secondo necessità… tutto questo molto facilmente grazie ai moduli, senza bisogno di smanettare.”

Bartl sottolinea l’importanza delle relazioni. “Con Centric Software si può veramente instaurare una relazione a lungo termine. Si prendono cura dei clienti, non sono troppo grandi come altre realtà dove il cliente è solo un numero.”

Trasformazione e risultati

L’implementazione è cominciata nel 2019 con la mappatura di tutti i processi chiave dal precedente software editoriale di Ravensburger alla soluzione PIM, realizzando così un trasferimento completo dal vecchio sistema. Il passaggio ha poi coinvolto anche il team di BRIO e, gradualmente, il nuovo sistema è stato integrato in tutte le filiali nel mondo.

L’implementazione di Centric PXM ha portato miglioramenti immediati e considerevoli.

E tutte quelle ore necessarie per creare un listino? Come spiega Bartl, “Per preparare un listino di prodotti, dovevamo copiare tutti i dati in un file di Excel. Ci volevamo almeno tre o quattro ore per ogni listino. Oggi, con Centric PXM, basta un clic e, nel giro di 2-3 minuti, è tutto pronto.” È un risparmio di tempo del 98%. Bartl approfondisce ulteriormente il concetto: “Dovevamo approntare fino a 600 fogli Excel per ogni prodotto per soddisfare le richieste dei clienti che chiedevano informazioni in diversi formati. Con Centric PXM abbiamo un unico sistema centralizzato che consente di impostare ed effettuare facilmente le esportazioni verso i clienti, con il modello e il formato richiesti.”

La mancanza di un archivio centralizzato per tutte le informazioni di prodotto era un problema, specialmente per un’azienda che distribuisce prodotti in molti Paesi. “Ora abbiamo un’unica fonte della verità per tutti i dati di prodotto,” afferma Bartl. “Questa centralizzazione elimina le incongruenze fra i diversi sistemi regionali.”

Inoltre, Centric PXM mette le informazioni a disposizione di tutti coloro che ne hanno bisogno, quando ne hanno bisogno. Ancora Bartl: “Abbiamo ottenuto la piena trasparenza all’interno dell’azienda con Centric PXM… tutti possono accedere immediatamente ai dati che vogliono.”

Quando gli viene chiesto di quantificare il miglioramento dei flussi di lavoro, Bartl risponde: “Non è possibile quantificare i guadagni di efficienza che abbiamo avuto [con Centric PXM] ma sono enormi. Inoltre, la qualità dei dati è notevolmente migliorata perché ora abbiamo un’unica fonte della verità.”

Possibilità ulteriori

Ravensburger sta ora valutando l’integrazione dell’intelligenza artificiale per snellire ulteriormente i processi. “L’AI è per noi un tema molto importante per la generazione delle informazioni di prodotto; cambierà molte cose nel modo in cui lavoriamo all’interno del sistema. Noi creiamo molti testi e descrizioni dei prodotti per i siti di e-commerce e marketing in diversi Paesi e in diverse lingue. Se potessimo creare questi testi con l’AI in Centric PXM, sarebbero pronti al 95%: è un punto di partenza che ci farebbe risparmiare un sacco di tempo,” prevede Bartl.

“L’automazione porta efficienza e trasparenza nell’azienda,” conclude. “Centric PXM ha trasformato la gestione delle informazioni di prodotto in Ravensburger, definendo un nuovo standard di efficienza operativa.”