“Observamos as planilhas de custos que cada equipe enviava aos fornecedores por categoria. Por exemplo, se tivéssemos um fornecedor com 18 categorias, ele receberia 18 planilhas, três vezes por temporada.”
Brigid Gibson, Gerente de Continuidade de Produto da Duluth Trading Company e Gerente de PLM da empresa, explica como a equipe de mercadorias gerenciava os custos com seus fornecedores. Gibson trabalhou com os comerciantes para trazer o processo para o PLM. Hoje, esse custeio é feito no Centric PLM™ e Duluth conseguiu eliminar mais de 80 planilhas de custo diferentes. O que mais o Centric PLMTM fez para impulsionar a eficiência neste bem-sucedido negócio de vestuário?
Sobre a Duluth
Fundada em 1989 e sediada em Mt. Horeb, Wisconsin, a empresa oferece roupas casuais, roupas de trabalho e agasalhos de alta qualidade baseadas em soluções para os entusiastas do ar livre, juntamente com ferramentas inovadoras, dispositivos engenhosos, malas e bolsas para homens e mulheres “que lideram um estilo de vida prático e que valorizam um trabalho bem feito.” Os produtos estão disponíveis no site da Duluth, catálogos e locais de varejo “loja como nenhum outro”. Eles oferecem sua garantia No Bull.
Antes do Centric PLM
Gibson ingressou na Duluth em 2019 para liderar o foco renovado da empresa no Centric PLM, que foi implementado em 2016. Ela fala sobre o estado do desenvolvimento de produtos antes do PLM: “Criávamos folhas de especificação em Excel e enviávamos os arquivos dos esboços no Adobe Illustrator® para nossas equipes de fábrica e agentes, então haviam várias versões de tudo. Como você pode imaginar, isso se transformava muito rapidamente em milhares de arquivos. Às vezes você era copiado para visibilidade, mas outras vezes não. Se alguém estivesse doente e você tivesse uma dúvida, não era possível saber a resposta até que a pessoa voltasse. E se as pessoas de outras equipes precisassem de informações, teríamos que criar uma planilha reunindo todos os dados e depois enviá-la. Mas se algo mudasse, aquela planilha ficaria imediatamente desatualizada. Foi difícil. São muitas peças em movimento.”
As bibliotecas de materiais e cores estavam em drives compartilhados ou mesmo nas pastas pessoais das pessoas. Gibson diz: “Estávamos desenvolvendo produtos, mas não era muito eficiente para o crescimento que estávamos tentando construir com Duluth.”
Uma Parceria Confiável
A Duluth selecionou o Centric PLM e implementou a abordagem em fases recomendada da Centric de ‘rastejar, caminhar, correr’. Gibson diz: “Incorporamos nosso produto, equipes de design e de design técnico primeiro, obtendo o desenvolvimento – as BOMs e esboços, e assim por diante.” Desde então, a Duluth tem confiado no Centric PLM, atualizando periodicamente para versões mais recentes para aproveitar os recursos liderados pelo mercado para uma eficiência ainda melhor.
Definindo um Papel
Gibson diz: “Quando entrei, estava aprendendo o sistema, que havia sido implementado vários anos antes. O objetivo era atualizar e otimizar. Então, comecei a perguntar às pessoas: quais informações você precisa que não está obtendo ou chega tarde demais? Ou há algo irritante ou frustrante no sistema que pode ser melhorado? Eu estava absorvendo tudo. O que percebi foi que muitas pessoas tinham dados em outros lugares, como uma planilha do Excel. Então comecei a tentar me livrar das ‘outras’ planilhas.”
“Comecei com a equipe de design técnico porque eles estavam mais no sistema e mais confortáveis com ele na época. Eles tinham seus próprios pequenos gráficos de todos os estilos que estavam desenvolvendo para uma temporada. Muitas das informações eram duplicadas, como o nome do produto, o número do produto e a categoria.” Ela descobriu que eram principalmente datas que eles precisavam.
Devido à configurabilidade do Centric PLM, Gibson foi capaz de adicionar facilmente um atributo ‘data’. “E filtrando por ‘designer de tecnologia’, você pode acessar todos os seus estilos, o que coloca essas datas em um só lugar. Há uma coluna para comentários. Os usuários podem ver suas próprias coisas, mas também podem ver as de outras pessoas, então, se alguém estiver doente e um fornecedor tiver uma pergunta, você pode consultar o status desse desenvolvimento. Foi uma grande vitória ganhar visibilidade dentro de uma equipe.”
Depois disso, Gibson simplesmente começou a “tratar de todas as planilhas que pudesse, descobrindo como colocá-las no PLM”. Ela evoluiu seu papel para melhorar constantemente os processos da empresa para torná-los mais eficientes.
Uma Vitória para a Empresa e Fornecedores
“A integração de fornecedores no sistema eliminou a necessidade de todos os anexos e e-mails. Eles também podem ver tudo certo no PLM.” Gibson cita estatísticas de 2023: “97% de nossas vendas de vestuário vieram de produtos desenvolvidos com nossos fornecedores na Centric. É muito importante para nós não termos que ir e vir tanto por e-mail; nós usamos o sistema para isso agora.”
O PLM também teve um impacto muito positivo no rastreamento de amostras. Com 1.000 produtos por temporada, o número de amostras pode ser impressionante. Mas como todos os dados estão no Centric PLM, os usuários podem determinar facilmente o que foi recebido e o que não foi por meio de visualizações diferentes. Também dá mais aviso aos fornecedores. “Agora podemos informar nossos fornecedores com mais antecedência sobre o número de amostras que esperamos encomendar a cada temporada. Então, à medida que crescemos, trabalhamos com o calendário para garantir que os fornecedores tenham tempo de entrega suficiente e possamos evitar apressar essas amostras.”
Quando questionado sobre o quão difícil foi colocar os fornecedores no PLM, Gibson disse: “É fácil demais! O fornecedor está vendo apenas os atributos e dados que precisa ver por meio de uma solicitação; eles só podem ver os dados incluídos nessa solicitação. É muito fácil administrar esse lado das coisas. Tivemos muito sucesso com isso.”
A Beleza está nos Olhos de quem Vê
O Centric PLM é altamente configurável para atender à função específica de cada indivíduo ou para exportação de dados. Gibson diz: “Adoro fazer exibições para os membros da minha equipe que têm exatamente o que precisam; nada mais, nada menos. Podemos criar essas diferentes visualizações adequadas a cada função: design, design técnico, merchandising. Eles veem apenas os dados que precisam ver, o que torna o uso muito menos intimidador.”
“O que estamos chamando de ‘somente leitura’ significa simplesmente que você não pode editar os dados em si, mas esses usuários podem baixar as informações de que precisam no formato em que precisam. Foi uma grande economia de tempo e recursos. Damos às pessoas a autoridade para responder às suas próprias perguntas, em vez de ter que entrar em contato com cada coisa.” Gibson relata uma anedota. “Outro dia, alguém agendou comigo para pedir uma visão específica no sistema. Acontece que eu já havia configurado uma visualização para eles que dava a eles o que eles precisavam. Eu os fiz olhar e eles viram a funcionalidade e responderam: ‘Perfeito, eu nem preciso mais de uma reunião!’ Para configurar essa visualização para eles, levei talvez dois minutos.”
Ganhos de Eficiência
Para demonstrar os ganhos de eficiência, Gibson compartilha o seguinte: “Quando começamos com o Centric PLM, nosso negócio feminino era pequeno — éramos principalmente roupas masculinas.
Em 2016, em nossa primeira temporada usando o Centric PLM, tivemos 100 estilos femininos. Nesta próxima temporada de outono, teremos 300.
E ainda não triplicamos o número de membros da equipe, mas somos capazes de escalar mais rápido do que a quantidade de pessoas porque um designer e um designer de tecnologia podem desenvolver mais estilos por temporada porque das melhorias que o PLM nos proporcionou. Em 2015, estávamos em $304 milhões por ano. E então, em 2021, estávamos perto de US$700 milhões. Então, crescemos muito nos últimos oito anos.”
Altas Taxas de Adoção e Melhoria Contínua
Gibson realiza reuniões de rotina com usuários do Centric PLM em todos os departamentos para se manter atualizada sobre seu progresso e abordar quaisquer preocupações que possam surgir. “Não conhecia o sistema quando comecei. Aprendi com pessoas que já o usavam na Duluth, então absorvi todas as informações. O Centric PLM é fácil de usar, o que é ótimo. A adoção do usuário depende disso — ser capaz de não ficar frustrado ao tentar aprender um novo sistema porque alguns sistemas são desajeitados e difíceis de aprender. O Centric é muito intuitivo. E só ficou melhor. Mesmo nos três anos que estou aqui, melhoramos e está cada vez melhor.”
Justificação Executiva
Quando questionada sobre como fazer com que a alta administração apoie o PLM, Gibson diz: “O sistema fala por si, pois continuamos melhorando os processos. A iniciativa de uma grande empresa tem um tempo de lançamento no mercado mais rápido, e ver como podemos alavancar o Centric PLM em direção a esse objetivo nos permitiu obter a aprovação do orçamento para aprimoramentos do sistema. Está facilitando o trabalho de todos com base em diferentes métricas da empresa, como horas reduzidas para concluir tarefas e principalmente economia de dinheiro. Somos melhores nas negociações de custos porque temos todas as informações e acesso mais fácil à nossa equipe de desenvolvimento de produtos. Isso resulta em economia de custos. Podemos ver tudo isso com o sistema, o que é ótimo.” Ela acrescenta que ser capaz de ver o número de estilos avançando versus sendo descartados em uma temporada foi uma verdadeira revelação. Gibson diz: “Os executivos sabem que precisamos nos mover rapidamente com o mercado e não podemos fazer isso sem o software que vai nos ajudar a tornar tudo mais eficiente”.
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