«Revisamos las hojas de costos que cada equipo enviaba a los proveedores por categoría. Por ejemplo, si teníamos un proveedor con 18 categorías, recibían 18 hojas de cálculo, tres veces por temporada».
Brigid Gibson, gerente de Continuidad de Producto en Duluth Trading Company y gerente de PLM de la compañía, explica cómo el equipo de comercialización gestionaba los costos con sus proveedores. Gibson trabajó con los mercadólogos para integrar el proceso en PLM. Hoy en día, esos costos se hacen en Centric PLM™ y Duluth pudo eliminar más de 80 hojas de cálculo diferentes de costos. ¿Qué más ha hecho Centric PLM™ para aumentar la eficiencia en este exitoso negocio de ropa?
Acerca de Duluth
Fundada en 1989 y con sede en Mt. Horeb, Wisconsin, la compañía ofrece ropa casual de alta calidad y soluciones prácticas para entusiastas de actividades al aire libre, así como herramientas innovadoras, ingeniosos gadgets, equipaje y bolsas para hombres y mujeres que valoran un estilo de vida práctico y el trabajo bien hecho. Sus productos están disponibles a través del sitio web de Duluth, catálogos y tiendas físicas «como ninguna otra», ofreciendo una garantía sin complicaciones.
Antes de Centric PLM
Gibson se unió a Duluth en 2019 para liderar el enfoque renovado de la compañía en Centric PLM, que se implementó en 2016. Ella habla sobre el estado del desarrollo de productos antes de PLM: «Creábamos fichas técnicas en Excel y enviábamos los archivos de Adobe Illustrator® de los bocetos de un lado a otro con nuestros equipos de fábrica y agentes, lo que generaba múltiples versiones de todo. Como puedes imaginar, eso se acumula rápidamente en miles de archivos. A veces se nos copiaba en cosas para tener visibilidad, pero otras veces no. Si alguien estaba enfermo y había una pregunta, no teníamos respuesta hasta que esa persona regresara. Y si los equipos necesitaban información, teníamos que armar una hoja de cálculo con todos los datos y luego enviarla. Pero si algo cambiaba, esa hoja de cálculo quedaba desactualizada inmediatamente. Era difícil, muchas piezas en movimiento».
Las bibliotecas de materiales y colores estaban en unidades compartidas o incluso en carpetas personales de los individuos. Gibson dice: «Estábamos desarrollando productos, pero no era muy eficiente para el crecimiento que estábamos tratando de lograr con Duluth».
Una asociación confiable
Duluth seleccionó Centric PLM e implementó el enfoque recomendado por Centric de «avanzar paso a paso». Gibson dice: «Incorporamos a nuestro equipo de productos, diseño y diseño técnico primero, trayendo el desarrollo, las listas de materiales y los bocetos, entre otros». Desde entonces, Duluth ha confiado en Centric PLM, actualizando periódicamente a versiones más nuevas para aprovechar las características lideradas por el mercado para una mayor eficiencia.
Definiendo un papel
Gibson dice: «Cuando llegué, estaba aprendiendo el sistema, que ya se había implementado varios años antes. El objetivo era actualizar y optimizar. Así que simplemente comencé a preguntarles a las personas qué información necesitaban y no estaban recibiendo, o qué llegaba demasiado tarde. ¿Había algo molesto o frustrante en el sistema que se pudiera mejorar? Recopilé toda la información. Lo que noté fue que mucha gente tenía datos en otros lugares, como una hoja de cálculo de Excel. Así que comencé a deshacerme de esas hojas de cálculo ‘extras'».
«Comencé con el equipo de diseño técnico porque eran quienes más usaban el sistema y se sentían más cómodos con él en ese momento. Tenían sus propias pequeñas tablas de todos los estilos que estaban desarrollando para una temporada. Gran parte de la información era duplicada, como el nombre del producto, el número del producto y la categoría». Descubrió que principalmente necesitaban las fechas.
Gracias a la configurabilidad de Centric PLM, Gibson pudo agregar fácilmente un atributo de «fecha». «Y al filtrar por ‘diseñador técnico’, pueden ver todos sus estilos y todas las fechas quedan en un solo lugar. También hay una columna para comentarios. Los usuarios pueden ver sus propias cosas, pero también las de otros, por lo que, si alguien está enfermo y un proveedor tiene una pregunta, puedes verificar el estado de ese desarrollo. Eso fue una gran mejora para obtener visibilidad dentro del equipo».
A partir de ahí, Gibson «fue abordando cada hoja de cálculo desordenada que pudo, descubriendo cómo incorporarla a PLM». Evolucionó su rol para mejorar constantemente los procesos de la empresa y hacerlos más eficientes.
Un beneficio mutuo para la empresa y los proveedores
«La integración de los proveedores en el sistema eliminó la necesidad de todos los archivos adjuntos y correos electrónicos. Los proveedores también pueden ver todo en PLM». Gibson cita estadísticas de 2023: «El 97% de nuestras ventas de prendas de vestir provino de productos que se desarrollaron con nuestros proveedores en Centric. Es muy importante para nosotros no tener que hacer tantos correos electrónicos; ahora utilizamos el sistema para eso».
PLM también ha impactado de manera muy positiva el seguimiento de muestras. Con 1,000 productos por temporada, la cantidad de muestras puede ser abrumadora. Pero dado que todos los datos están en Centric PLM, los usuarios pueden determinar fácilmente qué se ha recibido y qué no a través de diferentes vistas. También brinda a los proveedores más aviso. «Ahora podemos informar a nuestros proveedores con mayor anticipación sobre la cantidad de muestras que esperamos ordenar cada temporada. Así, al crecer, trabajamos con el calendario para asegurarnos de que los proveedores tengan suficiente tiempo y evitar tener que apresurar esas muestras».
Cuando se le preguntó qué tan difícil fue que los proveedores adoptaran PLM, Gibson dice: «¡Es casi demasiado fácil! El proveedor solo ve los atributos y datos que necesita ver a través de una solicitud de proveedor; solo pueden ver los datos que se incluyen en esa solicitud. Es muy fácil de manejar desde ese lado. Hemos tenido mucho éxito con ello».
La belleza está en el ojo del espectador
Centric PLM es altamente configurable para adaptarse al rol específico de cada individuo o para exportar datos. Gibson dice: «Me encanta crear vistas para los miembros de mi equipo que tienen exactamente lo que necesitan; ni más ni menos. Podemos crear esas vistas diferentes según el rol: diseño, diseño técnico, comercialización. Solo ven los datos que necesitan ver, lo que hace que su uso sea mucho menos intimidante».
«Lo que llamamos ‘solo lectura’ simplemente significa que los usuarios no pueden editar los datos en sí, pero pueden descargar la información que necesitan en el formato que deseen. Ha sido un gran ahorro de tiempo y recursos. Le damos a las personas la autoridad para responder sus propias preguntas en lugar de tener que recurrir a otros para cada cosa». Gibson cuenta una anécdota. «El otro día, alguien programó una reunión conmigo para pedir una vista específica en el sistema. Resultó que ya había configurado una vista para ellos que les proporcionaba lo que necesitaban. Les mostré y vieron la funcionalidad, y dijeron: ‘¡Perfecto, ni siquiera necesito la reunión!’. Configurar esa vista para ellos me llevó tal vez dos minutos».
Ganancias de eficiencia
Para demostrar las ganancias de eficiencia, Gibson comparte lo siguiente: «Cuando comenzamos con Centric PLM, nuestro negocio de ropa de mujer era pequeño; principalmente vendíamos ropa de hombre.
En 2016, en nuestra primera temporada usando Centric PLM, teníamos 100 estilos de mujer. Para la Siguiente temporada de otoño, tendremos 300 estilos.
Y sin embargo, no triplicamos el número de miembros del equipo, pero pudimos escalar más rápido que la cantidad de personas porque un diseñador y un diseñador técnico pueden desarrollar más estilos por temporada gracias a las mejoras que PLM nos ha brindado. En 2015, teníamos ingresos de $304 millones al año. Y luego, en 2021, estábamos cerca de los $700 millones. Hemos crecido mucho en los últimos ocho años».
Altas tasas de adopción y mejora continua
Gibson realiza reuniones periódicas con los superusuarios de Centric PLM en diferentes departamentos para mantenerse actualizada sobre su progreso y abordar cualquier inquietud que pueda haber surgido. «Cuando comencé, no conocía el sistema. Aprendí de las personas que ya lo estaban usando en Duluth, así que asimilé toda la información. Centric PLM es fácil de usar, lo cual es fundamental. La adopción por parte de los usuarios depende de eso; poder aprender un nuevo sistema sin frustrarse, ya que algunos sistemas son complicados y difíciles de aprender. Centric es muy intuitivo. Y sigue mejorando. Incluso en los tres años que llevo aquí, hemos realizado actualizaciones, y cada vez es mejor».
Justificación ejecutiva
Cuando se le preguntó cómo lograr que la alta dirección respalde PLM, Gibson dice: «El sistema habla por sí mismo a medida que seguimos mejorando los procesos. Una gran iniciativa de la empresa es acelerar el Time to Market, y ver cómo podemos aprovechar Centric PLM para lograr ese objetivo nos ha permitido obtener la aprobación del presupuesto para mejoras en el sistema. Facilita el trabajo de todos según diferentes métricas de la empresa, como la reducción de horas para completar tareas y, especialmente, el ahorro de dinero. Somos mejores en las negociaciones de costos porque tenemos toda la información y un acceso más fácil a nuestro equipo de desarrollo de productos. Esto se traduce en ahorro de costos. Podemos ver todo eso con el sistema, lo cual es excelente». Agrega el poder ver la cantidad de estilos que avanzan en una temporada en comparación con los que se eliminan ha sido una verdadera revelación. Gibson dice: «Los ejecutivos saben que necesitamos movernos rápidamente con el mercado y no podemos hacerlo sin el software que nos ayudará a hacer todo más eficiente».
¿No conoces Centric PLM?
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