Ravensburger resolve o quebra-cabeça da transformação da gestão de dados de produtos em meio a desafios complexos com o Centric PXM (antigo Contentserv)

Temos cerca de 3.000 SKUs por ano e precisamos fornecer até 600 planilhas Excel por produto, pois cada cliente exige informações em diferentes modelos e formatos.”

Patrick Bartl, Chefe de Gestão de Dados e Plataforma da Ravensburger, destaca a complexidade do ecossistema de produtos da Ravensburger. A empresa enfrentava dificuldades com uma abordagem fragmentada de gestão de dados, com informações sobre produtos espalhadas por diversos arquivos do Excel e sistemas regionais. “Antigamente, a subsidiária na Itália usava uma planilha como PIM. Depois, tínhamos sistemas diferentes na Alemanha, na Europa e em outros países”, explica Bartl. Hoje, as informações sobre os produtos são geradas rapidamente no formato necessário. Como isso aconteceu?

Quase 150 anos de existência

Fundado em 1883 como editora e com sede na região da Suábia, na Alemanha, o Grupo Ravensburger reúne três marcas renomadas com diferentes focos no mercado internacional de brinquedos: a Ravensburger, uma empresa familiar diversificada de livros, jogos e mídia; a marca sueca BRIO, conhecida por seus brinquedos de construção de alta qualidade com design claro, como trens de madeira; e a marca americana Thinkfun, apreciada por seus quebra-cabeças e jogos de lógica. Em 2023, o Grupo Ravensburger gerou um faturamento total de cerca de 669 milhões de euros, com uma equipe dedicada de mais de 2.400 colaboradores.

Múltiplos desafios

A Ravensburger enfrentou desafios significativos na gestão de informações de produtos em 40 idiomas e 30 sites diferentes. Não havia uma abordagem padronizada para a gestão de dados de produtos dentro da empresa. Em vez disso, havia uma rede complexa de diferentes ferramentas e métodos. A equipe da Ravensburger na região DACH utilizava há muito tempo o software de publicação da antiga divisão de publicação de livros em vez de um sistema ERP, mas este oferecia apenas opções muito básicas para o marketing de produtos atual.

A empresa também utilizava planilhas do Excel e soluções provisórias personalizadas. No geral, o gerenciamento de dados da empresa era muito manual. “Tínhamos que criar arquivos do Excel para diferentes varejistas”, explica Bartl. “Por exemplo, quando queremos anunciar nossos produtos na Auto [uma varejista alemã] ou na Amazon, precisamos fornecer arquivos de dados abrangentes.” O processo era demorado e sujeito a erros, com os anúncios levando de 3 a 4 horas para serem preparados manualmente. Com produtos que variavam de simples quebra-cabeças de 1.000 peças a complexos jogos de tabuleiro, a empresa precisava de uma solução robusta para otimizar o gerenciamento de dados.

Essa estrutura fez com que não houvesse uma “única fonte de verdade”, com registros de dados centralizados, uniformes e gerenciados de forma consistente para garantir alta qualidade e consistência de dados em todas as plataformas.

Processo de seleção

Após um rigoroso ciclo de seleção de seis meses e a análise de 30 fornecedores, a Ravensburger selecionou a Contentserv, agora Centric PXM™, por seus recursos exclusivos. “Na época, escolhemos a Contentserv, agora parte da Centric Software, porque a empresa é extremamente forte tecnicamente, flexível e se encaixa na nossa cultura corporativa”, diz Bartl. “A Centric PXM nos permite criar diversos formatos de exportação, é fácil de manter e se adapta às nossas necessidades de negócios em constante mudança.”

Sobre a Contentserv/Centric Software, Bartl afirma: “Procuramos deliberadamente um parceiro com quem pudéssemos trocar ideias. Como uma empresa de médio porte com foco internacional, a Centric Software era uma ótima opção para nós. Não apenas nesse aspecto, é claro, mas também em termos de software: com um sistema que podemos configurar em alto nível e expandir conforme necessário — simplesmente com módulos, sem precisarmos fazer ajustes.”

Ele fala sobre a importância dos relacionamentos. “Com a Centric Software, você pode realmente criar uma relação de longo prazo. Eles cuidam de você, não são tão grandes como algumas outras empresas, onde você é apenas mais um na lista de clientes.”

Transformação e resultados

A implementação começou em meados de 2019, iniciando com o mapeamento de todos os processos principais do software de publicação anterior da Ravensburger para a solução PIM, permitindo uma migração completa do sistema antigo. A transição se estendeu à equipe da BRIO e, gradualmente, o novo sistema foi integrado a todas as subsidiárias internacionais.

A implementação do Centric PXM trouxe melhorias imediatas e significativas.

Quantas horas são necessárias para criar uma listagem de produtos? Bartl diz: “Para uma listagem de produtos, tínhamos que copiar todos os dados diferentes para um arquivo Excel. Levava pelo menos três ou quatro horas para fazer uma listagem assim. Hoje, com o Centric PXM, é um clique e, em 2 a 3 minutos, está pronto.” Isso representa uma economia de tempo de 98%. Bartl complementa: “Cada produto exigia até 600 planilhas do Excel, pois cada cliente exigia modelos de produto diferentes. Com o Centric PXM, temos um sistema central onde podemos facilmente configurar e executar as exportações para nossos clientes no modelo e formato que eles precisam.”

A falta de um repositório centralizado para todas as informações sobre produtos era um problema, especialmente para uma empresa global com distribuição de produtos em vários países. “Agora temos um único ponto de referência para todos os nossos dados de produtos”, afirma Bartl. “Essa centralização elimina inconsistências entre diferentes sistemas regionais.”

Além disso, o Centric PXM disponibiliza informações a todos que precisam, quando precisam. Bartl afirma: “Criamos transparência na empresa com o Centric PXM… todos podem acessar facilmente os dados que desejam.”

Quando questionado sobre o quanto os fluxos de trabalho melhoraram, Bartl responde: “Não é possível mensurar o ganho de eficiência que tivemos [graças ao Centric PXM], mas é enorme. Além disso, a qualidade dos dados melhorou muito porque temos uma única fonte de verdade.”

As possibilidades

A Ravensburger agora está explorando a integração de IA para otimizar ainda mais os processos. “A IA é um tópico muito importante para nós na criação de informações sobre produtos. Ela mudará muito a forma como trabalhamos no sistema. Criamos diversas descrições/textos de produtos para sites de e-commerce e marketing de produtos em diferentes países e idiomas. Se pudéssemos criar esses textos com IA no Centric PXM, estaria 95% pronto… é uma base que poderia nos economizar muito tempo”, prevê Bartl.

“A automação leva à eficiência e à transparência em uma empresa”, resume ele. “O Centric PXM transformou a gestão de informações de produtos da Ravensburger, estabelecendo um novo padrão de excelência operacional.”