Ravensburger résout le casse-tête de la transformation de la gestion des données produit en relevant des défis complexes grâce à Centric PXM (précédemment Contentserv)

Nous avons environ 3 000 références par an et nous devons fournir jusqu’à 600 feuilles Excel par produit, car chaque client exige des informations dans des modèles et des formats différents. »

Patrick Bartl, Responsable de la gestion des données et de la plateforme chez Ravensburger, souligne la complexité de l’écosystème produit de Ravensburger. L’entreprise était confrontée à une approche fragmentée de la gestion des données, avec des informations produit dispersées dans plusieurs fichiers Excel et systèmes régionaux. « Par le passé, la filiale italienne utilisait un tableur comme système PIM. Ensuite, nous avions différents systèmes pour l’Allemagne, l’Europe et d’autres pays », explique M. Bartl. Aujourd’hui, les informations produit sont générées rapidement dans le format requis. Comment cela a-t-il été rendu possible ?

Près de 150 ans d’existence

Fondé en 1883 en tant que maison d’édition et basé dans la région souabe en Allemagne, le groupe Ravensburger réunit trois marques renommées aux orientations différentes sur le marché international du jouet : Ravensburger, une entreprise familiale diversifiée dans les domaines du livre, des jeux et des médias ; la marque suédoise BRIO, connue pour ses jeux de construction de haute qualité au design épuré, tels que les trains en bois ; et la marque américaine Thinkfun, appréciée pour ses casse-têtes et ses jeux de logique. En 2023, le groupe Ravensburger a réalisé un chiffre d’affaires total d’environ 669 millions d’euros avec un effectif de plus de 2 400 employés.

De multiples défis

Ravensburger était confronté à des défis importants dans la gestion des informations produit dans 40 langues et sur 30 sites web différents. Il n’existait aucune approche standardisée de la gestion des données produit au sein de l’entreprise. Au lieu de cela, l’entreprise utilisait un réseau complexe d’outils et de méthodes divers. L’équipe Ravensburger de la région DACH utilisait depuis longtemps un logiciel d’édition hérité de l’ancienne division d’édition de livres au lieu d’un système ERP, mais celui-ci n’offrait que des options très basiques pour les besoins du marketing produit actuel.

L’entreprise utilisait également des tableurs Excel et des solutions provisoires fabriquées sur mesure. Dans l’ensemble, la gestion des données de l’entreprise était très manuelle. « Nous devions créer des fichiers Excel pour différents détaillants », rappelle M. Bartl. « Par exemple, lorsque nous voulons référencer nos produits chez Auto [un distributeur allemand] ou sur Amazon, nous devons fournir des fichiers de données complets. » Ce processus était chronophage et source d’erreurs, la préparation manuelle des listes prenant 3 à 4 heures. Avec des produits allant de simples puzzles de 1 000 pièces à des jeux de société complexes, l’entreprise avait besoin d’une solution robuste pour rationaliser la gestion des données.

Cette organisation ne permettait pas de disposer d’une « source unique de vérité » avec des enregistrements de données centralisés, standardisés et gérés de manière cohérente afin de garantir une qualité et une cohérence élevées des données sur toutes les plateformes.

Le processus de sélection

Après un cycle de sélection rigoureux de six mois et une présélection de 30 candidats, Ravensburger a choisi Contentserv, désormais Centric PXM™, pour ses capacités uniques. « À l’époque, nous avons choisi Contentserv, qui fait désormais partie de Centric Software, car cette entreprise est extrêmement solide sur le plan technique, flexible et en phase avec notre culture d’entreprise », affirme M. Bartl. « Centric PXM nous permet de créer plusieurs formats d’exportation, est facile à maintenir en interne et s’adapte à l’évolution de nos besoins opérationnels. »

À propos de Contentserv/Centric Software, M. Bartl déclare : « Nous avons délibérément recherché un partenaire de taille équivalente à la nôtre, avec lequel nous pouvions échanger des idées. En tant que moyenne entreprise à vocation internationale, Centric Software nous convenait parfaitement. Pas seulement à ce niveau, bien sûr, mais aussi en termes de logiciels : avec un système que nous pouvons configurer nous-mêmes dans une large mesure et étendre selon nos besoins – assez simplement, à l’aide de modules, sans devoir le bricoler en interne. »

Il évoque l’importance des relations. « Avec Centric Software, vous pouvez vraiment établir une relation à long terme. Ils prennent soin de vous, ils ne sont pas trop grands comme certaines autres entreprises où vous n’êtes qu’un numéro sur leur liste de clients. »

Transformation et résultats

La mise en œuvre a débuté mi-2019, avec la cartographie de tous les processus clés de l’ancien logiciel d’édition de Ravensburger dans la solution PIM, permettant ainsi une migration complète de l’ancien système. La transition s’est étendue à l’équipe BRIO, puis le nouveau système a été progressivement intégré dans toutes les filiales internationales.

La mise en œuvre de Centric PXM a apporté des améliorations immédiates et spectaculaires.

Toutes ces heures nécessaires pour créer une fiche produit ? M. Bartl détaille : « Pour une fiche produit, nous devions copier toutes les différentes données dans un fichier Excel. Cela prenait au moins trois ou quatre heures. Aujourd’hui, avec Centric PXM, un clic suffit et deux à trois minutes plus tard, tout est prêt. » Cela représente un gain de temps de 98 %. M. Bartl précise : « Chaque produit nécessitait jusqu’à 600 feuilles Excel, car chaque client exigeait des modèles de fiches produit différents. Avec Centric PXM, nous disposons d’un système centralisé qui nous permet de configurer et d’exporter facilement les données vers nos clients dans le modèle et le format dont ils ont besoin. »

L’absence d’un référentiel centralisé pour toutes les informations produit posait problème, en particulier pour une entreprise internationale distribuant ses produits dans plusieurs pays. « Nous disposons désormais d’une source unique de vérité pour toutes nos données produit », explique M. Bartl. « Cette centralisation élimine les incohérences entre les différents systèmes régionaux. »

De plus, Centric PXM met les informations à la disposition de tous ceux qui en ont besoin, quand ils en ont besoin. M. Bartl ajoute : « Nous avons créé de la transparence au sein de l’entreprise grâce à Centric PXM… chacun peut facilement accéder aux données dont il a besoin. »

Lorsqu’on lui demande de quantifier l’amélioration des workflows, M. Bartl répond : « Il est impossible de mesurer le gain d’efficacité que nous avons obtenu [grâce à Centric PXM], mais il est considérable. De plus, la qualité des données s’est beaucoup améliorée, car nous disposons d’une source unique de vérité. »

Les possibilités

Ravensburger explore actuellement l’intégration de l’IA afin de rationaliser davantage ses processus. « L’IA est un sujet très important pour nous dans le cadre de la création d’informations produit… Elle va bouleverser notre façon de travailler dans le système. Nous créons plusieurs descriptions/textes liés aux produits pour les sites d’e-commerce et de marketing produit dans différents pays et langues. Si nous pouvions créer ces textes avec l’IA dans Centric PXM, ils seraient prêts à 95 %… c’est une base qui pourrait nous faire gagner énormément de temps », imagine M. Bartl.

« L’automatisation apporte de l’efficacité et de la transparence dans une entreprise. », résume-t-il. « Centric PXM a transformé la gestion des informations produit chez Ravensburger, établissant un nouveau standard en matière d’excellence opérationnelle. »