Entre retos, Ravensburger cambia gestión de datos de producto Con Centric PXM (antes Contentserv)

Tenemos unas 3 000 unidades de mantenimiento de stock anuales y proporcionamos hasta 600 hojas de Excel por producto porque cada cliente requiere información en plantillas y formatos distintos”.

Patrick Bartl, jefe de Gestión de Datos y Plataformas de Ravensburger, destaca la complejidad del ecosistema de productos de Ravensburger. La gestión de datos de la empresa es fragmentada, con información de productos dispersa en varios archivos de Excel y sistemas regionales. “La filial de Italia usaba una hoja de cálculo como PIM. Luego teníamos diferentes sistemas en Alemania y otros países en Europa”, explica Bartl. Hoy, la información de los productos se genera rápidamente en el formato requerido. ¿Cómo surgió todo esto?

Casi 150 años de existencia

Fundada en 1883 como editorial con sede en la región alemana de Suabia, el Grupo Ravensburger reúne tres marcas de renombre con distintos enfoques en el mercado internacional del juguete: Uno, Ravensburger, una empresa familiar diversificada de libros, juegos y medios de comunicación; dos, la marca sueca BRIO, conocida por sus juguetes de construcción de alta calidad de claro diseño, por ejemplos sus trenes de madera; y tres, la marca estadounidense Thinkfun, apreciada por sus rompecabezas y juegos de lógica. En 2023, el Grupo Ravensburger factura un total de aproximadamente 669 millones de euros con una plantilla de más de 2 400 empleados.

Múltiples retos

Ravensburger se enfrenta a importantes retos con respecto a la gestión de la información de los productos en 40 idiomas y 30 sitios web. No hay un enfoque estandarizado para la gestión de datos de productos dentro de la empresa sino una compleja red de herramientas y métodos distintos. El equipo de Ravensburger en la región DACH usa durante mucho tiempo el software de publicación de la antigua división de edición de libros en lugar de un sistema ERP, pero esto sólo ofrece opciones básicas para la comercialización actual de los productos.

La empresa también usa hojas de cálculo Excel y soluciones provisionales diseñadas a medida. En general, la gestión de datos de la empresa es manual. Bartl explica: “Teníamos que crear archivos de Excel para los distintos Retailers. Por ejemplo, cuando queríamos listar nuestros productos en Auto [Retailer alemán] o en Amazon, teníamos que proporcionar archivos de datos completos”. El proceso es prolongado y propenso a errores. Los  listados tardan entre tres y cuatro horas en prepararse manualmente. Con productos que van desde rompecabezas sencillos de mil piezas a juegos de mesa complejos, la empresa necesita una solución sólida para agilizar la gestión de datos.

Esta estructura no permite una «única fuente de verdad» con registros de datos centralizados, uniformes y gestionados de manera coherente para garantizar la alta calidad y la consistencia de datos en todas las plataformas.

Proceso de selección

Tras un exhaustivo ciclo de selección de seis meses y un grupo de 30 candidatos, Ravensburger elige Contentserv, ahora Centric PXM™, por sus capacidades únicas. Bartl dice: “En ese momento, elegimos Contentserv, que ahora forma parte de Centric Software, por la gran solidez de la empresa desde el punto de vista técnico en su núcleo, la flexibilidad que ofrece y porque se ajusta a nuestra cultura empresarial. Centric PXM nos ofrece la posibilidad de crear múltiples formatos de exportación, nosotros mismos podemos mantener el sistema fácilmente y se adapta a nuestras necesidades empresariales evolutivas”.

En cuanto a Contentserv/Centric Software, Bartl afirma: “Buscábamos deliberadamente un socio a la altura de las circunstancias con quien pudiéramos intercambiar ideas. Como empresa mediana con enfoque internacional, Centric Software encajaba perfectamente con nosotros. No sólo a este nivel, por supuesto, sino también con el software, con un sistema con módulos que nosotros podemos configurar muy sencillamente en un alto grado y ampliar según nuestras necesidades, sin tener que retocarlo nosotros mismos”.

Habla de la importancia de las relaciones: “Con Centric Software puedes crear una verdadera relación a largo plazo. Te cuidan, no son demasiado grandes como otras empresas en las que no eres nadie en su lista de clientes”.

Transformación y resultados

La implementación comienza a mediados de 2019 con la asignación de todos los procesos centrales del anterior software de publicación de Ravensburger a la solución PIM, permitiendo un cambio completo del antiguo sistema. La transición se extiende al equipo de la BRIO y, gradualmente, el nuevo sistema se integra en todas las filiales internacionales.

La implementación de Centric PXM trae espectaculares mejoras inmediatas.

¿Las horas que se necesitaban  para crear un listado de productos? Bartl afirma: “Para crear un listado de productos, teníamos que copiar todos los datos en un archivo Excel. Tardábamos por lo menos de tres a cuatro horas en crear un listado de este tipo. Hoy, con Centric PXM, es un clic y dos o tres minutos después, ahí está”. Esto supone un ahorro de tiempo de 98 %. Bartl sigue diciendo: “Cada producto requería hasta 600 hojas de Excel debido a que cada cliente necesitaba diferentes plantillas de producto. Con Centric PXM, hay un sistema central en el que podemos configurar y ejecutar fácilmente las exportaciones a nuestros clientes en la plantilla y en el formato que necesiten”.

La falta de un repositorio centralizado para toda la información de productos es un problema, especialmente para una empresa global con distribución de productos en varios países. Bartl afirma: “Ahora tenemos un único punto de verdad para todos los datos de nuestros productos. Esta centralización elimina las inconsistencias entre los diferentes sistemas regionales”.

Además, Centric PXM pone la información a disposición de todos los que la necesitan, cuando la necesitan. Bartl afirma: “Hemos creado transparencia en la empresa con Centric PXM. Todo el mundo puede acceder fácilmente a los datos que desee”.

Cuando se le pide que cuantifique cuánto han mejorado los flujos de trabajo, Bartl responde: “No es posible medir la eficiencia que hemos conseguido [gracias a Centric PXM], es enorme. Además, la calidad de los datos ha mejorado mucho porque tenemos un único punto de verdad”.

Las posibilidades

Ravensburger explora ahora la integración de IA para agilizar más los procesos. Bartl dice: “La IA es un tema muy importante para nosotros al crear información sobre productos. Cambiará mucho la manera en que trabajamos en el sistema. Creamos múltiples descripciones y textos de productos para sitios de comercio electrónico y marketing en diferentes países e idiomas. Si pudiéramos crear esos textos con IA en Centric PXM, estaría listo en un 95 %. Es una base que podría ahorrarnos mucho tiempo”.

Bartl resume: “La automatización conduce a la eficiencia y a la transparencia en una empresa. Centric PXM ha transformado la gestión de la información de productos de Ravensburger, estableciendo un nuevo estándar de excelencia operativa».