Vertbaudet centralise ses données produit et gagne en efficacité avec Centric PLM

Le leader européen de l’univers de l’enfant

Créé en 1963 à Tourcoing, Vertbaudet répond à tous les besoins des futurs parents : prêt-à-porter, chaussures, décoration et maison, produits de puériculture et jouets. Avec plus de 1 000 collaborateurs et 85 % de son chiffre d’affaires réalisé sur le digital, Vertbaudet compte 10 sites Internet et 3 millions de clients actifs en Europe. En France, Vertbaudet est également présent dans 75 magasins exclusifs.

Objectif : poussée de croissance !

« Vertbaudet se caractérise par la diversité de ses univers produit à l’intérieur desquels cohabitent différents modèles : marques propres – notamment Vertbaudet, Jonen et Envie de Fraise –, marques nationales et marketplace », explique O. Tiv. En effet, avec certains produits annualisés et d’autres saisonnalisés, le renouvellement des collections s’avérait délicat. À cette complexité s’ajoutaient des budgets hétérogènes et de fortes exigences de qualité, de réglementation et de conformité pesant sur l’ensemble des produits hors prêt-à-porter.

L’ERP constituait le centre névralgique du système d’information de Vertbaudet et le point d’entrée de l’ensemble du référencement des attributs produit. Vertbaudet possédait également une solution PLM développée en interne, centralisant les dossiers produit destinés aux fournisseurs, ainsi que de très nombreuses feuilles de calcul pour gérer la stratégie et le suivi des collections : les équipes utilisaient plusieurs systèmes hétérogènes. « L’ERP existant était trop rigide pour travailler une collection : toute modification d’une référence produit nécessitait des mises à jour manuelles dans plusieurs outils », déclare O. Tiv. L’absence de centralisation des données entraînait un risque d’erreur important et faisait perdre du temps aux équipes contraintes de vérifier et de rétablir la cohérence de l’ensemble des fichiers. Cette organisation freinait l’agilité et nuisait à la fiabilité des données en plus de représenter un danger pour l’activité de Vertbaudet.

Pour convaincre sa direction générale de la pertinence d’un investissement dans une solution PLM, Vertbaudet a réalisé un inventaire complet des outils et des feuilles de calcul (plus de 70) stockant ses données produit. L’entreprise a procédé au recensement des tâches chronophages réalisées par ses équipes métiers et a ainsi pu quantifier précisément les potentiels gains d’efficacité. Cette approche a mis en évidence la promesse d’amélioration offerte par la mise en œuvre d’un programme rigoureux de structuration des données. « L’étude métier a estimé un gain d’environ cinq heures par semaine et par collaborateur, soit 15 à 20 % d'efficacité retrouvée au quotidien », note C. Delcroix. « Ce qu’a surtout entendu notre direction lors de notre présentation du dossier est que le PLM constitue un levier pour passer à l’échelle supérieure : c’est-à-dire la capacité à gérer davantage de produits, de marques, de collections, à mettre en concurrence nos fournisseurs sans surcharger les équipes ni dégrader la qualité. »

Centric PLM s’est donc naturellement imposée comme le choix de la solution la plus robuste et fiable capable de fluidifier l’ensemble de la chaîne de création de valeur de Vertbaudet, tant en amont du lancement d’une collection qu’au fil de son développement.

Un suivi au millimètre

Le projet concernait les profils d’utilisateurs suivants : chefs de produit, category manager, acheteurs, stylistes, modélistes et responsables qualité, soit 120 collaborateurs au total. Toutes les catégories de produits de l’entreprise ont été prises en compte via l’intégration de fonctionnalités communes : la création de bibliothèques de matières et d’emballage, des fonctionnalités de conception telles que la gestion des fichiers Illustrator, les bibliothèques de coloris, les spécifications produit (nomenclatures, dossiers techniques, échantillons), l’approvisionnement et la tarification.

Vertbaudet a désigné des utilisateurs clés responsables de la liaison entre les équipes métiers, les comités de pilotage internes et le dispositif mis en place par Centric Software : une équipe dédiée réunissant un directeur projet, un consultant technique et un consultant fonctionnel. « Vertbaudet a fait appel à un binôme interne composé d’une cheffe de projet métier et d’une cheffe projet IT, responsables de la désignation des utilisateurs clés. Ces derniers, choisis pour leur expertise métier et de leur connaissance des processus internes, ont été mobilisés très tôt, dès la phase d’appel d’offres. Ils ont été embarqués de bout en bout dans le projet et leur action a également été déterminante à l’issue du go-live », précise C. Delcroix.

Un développement éclair grâce à la méthodologie Prepack

Pour impulser la bonne dynamique, mobiliser les équipes autour du projet et assurer une mise en service rapide, le déploiement s’est appuyé sur les modules préconfigurés de Centric PLM intégrant les bonnes pratiques du marché. Cette méthodologie Prepack a servi de fil conducteur aux différentes équipes métier. Les préconfigurations qui ont été directement adaptées au contexte spécifique de Vertbaudet lui ont permis d’opérer les ajustements à un rythme soutenu. Cette approche a aussi été un avantage dans l’anticipation de certains enjeux. « Nous avons coconstruit ce planning avec l’équipe Centric Software. Nous nous sommes alignés sur le planning métier afin de commencer une nouvelle saison dans la solution PLM sans devoir gérer plusieurs outils en parallèle », indique C. Delcroix.

Nous avons interfacé Centric PLM avec notre ERP sans attendre la fin des ateliers, afin d’éviter les retards fonctionnels.

À intervalles réguliers, des ateliers prescriptifs, itératifs, planifiés dans les agendas plusieurs mois à l’avance ont permis une progression rapide et efficace du projet. Entre chaque session, les utilisateurs clés ont eu la possibilité de prendre du recul par rapport aux arbitrages opérés, de vérifier chaque configuration, d’exprimer d’éventuelles réserves et de valider les cas d'usage traités dans les différents ateliers.

Le planning de déploiement, construit en étroite collaboration avec les équipes métier, a tenu compte des temps forts spécifiques de la saison. Cette synchronisation a permis d’éviter la coexistence du nouvel outil et de l’ancien sur une même saison et a favorisé l’intégration optimale des utilisateurs. Les arbitrages ont été opérés en mode collaboratif, au sein d’instances cadrées, par exemple le report de certaines fonctionnalités à une autre phase, la restriction du périmètre des données aux saisons phares.

L’accompagnement du changement

Le déploiement d’une solution PLM représente avant tout un défi humain. L’organisation de kick-off internes, d’ateliers collaboratifs, et l’équipe dédiée du fournisseur ont permis d’accompagner la montée en compétences à chaque étape. « Le change management, c’est faire évoluer les habitudes des équipes pour que l’outil devienne naturel dans leur quotidien, assurer la fluidité. Un projet réussi, ce n’est pas seulement un outil qui fonctionne, mais c’est aussi un outil qui est utilisé. Nous sommes passés d’un environnement Excel à un outil structurant. Nos utilisateurs sortent aujourd’hui très peu du PLM », décrit C. Delcroix.

Certains processus métier ont nécessité davantage de configurations. En identifiant dès le départ les profils concernés, les responsables projet ont été en mesure de recueillir leurs besoins spécifiques et de renforcer leur accompagnement. « Nous avons tout misé sur la communication et la proximité avec les équipes. Nos utilisateurs ont vite compris la valeur du PLM et se sont rapidement approprié l’outil, allant même jusqu’à générer de leur propre initiative des demandes d’évolution ou d’extension des propositions de configurations initiales », complète O. Tiv.

Le respect du périmètre, du budget et des délais

Pour assurer la réussite de ces trois engagements prioritaires –une gouvernance rigoureuse, une définition des priorités et une culture du respect ont été déterminantes. Les ajustements budgétaires ont été réalisés en continu de sorte à éviter toute mauvaise surprise. Centric PLM conserve sa simplicité et sa capacité à évoluer avec l’émergence de nouveaux besoins de l’entreprise au fil du temps.

Des résultats visibles à l’œil nu

C. Delcroix résume : « Vertbaudet vient d’achever la première phase de déploiement de sa solution PLM. […] Les arbitrages opérés tout au long du projet ont été décisifs : le planning a été tenu et respecte les jalons définis. […] Le budget a été maîtrisé et le périmètre prend en compte les anticipations de la phase 2 identifiées dès la première phase de déploiement agile. »

Répétant les chiffres mentionnés plus haut, C. Delcroix insiste sur les résultats obtenus par Vertbaudet : « Une saison entière traitée exclusivement dans le PLM, plus de 2 300 références actives, 80 à 100 utilisateurs connectés chaque jour, plus de 10 000 références historiques réparties sur sept collections et six flux d’intégration opérationnels. Nous disposons d’un PLM durable, de par son historique et son utilisation, et qui communique parfaitement avec notre écosystème ».

Aujourd’hui, Vertbaudet s’appuie sur des fondations solides, gage de souplesse et de longévité. Ses équipes utilisent chaque jour Centric PLM pour développer l’offre, gérer la complexité et augmenter le chiffre d’affaires de l’entreprise. Tous les indicateurs sont au vert pour le lancement de la phase 2 du projet.