Four Hands Aumenta a Visibilidade, Eficiência e Precisão com o Centric PLM

Hora da Transformação

“Não havia uma única fonte de verdade para as informações do produto. Estava espalhado em várias planilhas e computadores locais que abrigavam os atributos do produto. Você nunca sabia qual informação era precisa, qual era a versão mais recente.”

Douglas Estremadoyro, Vice-Presidente de Inovação de Negócios da Four Hands, relembra o processo de desenvolvimento de produtos de alguns anos atrás.

Hoje, todas as informações do produto estão armazenadas em um local acessível, a visibilidade e a eficiência do desenvolvimento do produto são significativamente melhoradas, a precisão dos dados aumentou e a duplicação do trabalho foi reduzida. O que impulsionou essa transformação?

Texas e Além

Fundada em 1996 e com sede em Austin, Texas, a Four Hands possui escritórios na China, Vietnã, Índia e Indonésia. A empresa projeta e fabrica mobiliário doméstico para sala de estar, quarto, sala de jantar, escritório e ao ar livre. Eles têm crescido rapidamente, especialmente nos últimos anos. Hoje, eles têm mais de 500 funcionários, mais de 10.000 revendedores ativos, mais de 100 fornecedores ativos e mais de 5.000 SKUs ativos. Seus produtos são vendidos por meio de vários canais, desde grandes varejistas de móveis até pequenas butiques e, é claro, e-comm.

Estremadoyro diz: “Four Hands, na essência, é uma empresa de produtos. Somos conhecidos por designs que os clientes gostam. Produzimos móveis refinados e clássicos, mas inovadores e legais.” Ele continua: “Nos bastidores, somos uma empresa de abastecimento, uma empresa de armazenamento, uma empresa de vendas e uma empresa de distribuição. Em todos esses itens da cadeia de valor está o gerenciamento de informações, desde o design até o cliente.”

“Somos muito centrados no cliente e nutrimos esses relacionamentos. Tentamos ser flexíveis e dar aquele passo extra. Por exemplo, alguns querem rótulos personalizados e nós trabalhamos até com pedidos de alteração”, diz Estremadoyro. “Mas, tendo crescido tanto, precisamos ter essa excelência operacional e ser eficientes em tudo o que fazemos, especialmente no lado da distribuição.”

Migrando para o PLM

Estremadoyro foi contratado em 2018 com o mandato de impulsionar a inovação e implementar sistemas de última geração na Four Hands, adotando uma abordagem de gerenciamento de projetos para lidar com projetos complexos e multifuncionais. Ele diz: “Temos uma equipe interna de desenvolvimento de TI muito forte e, tradicionalmente, nossos sistemas foram criados em casa, então queríamos mudar essa energia e focar em sistemas de última geração.”

“Tínhamos várias divisões com trabalhos em andamento e nenhuma consistência no processo”, diz Estremadoyro. Ele continua descrevendo os desafios de se comunicar com os membros da equipe na Ásia e fornecedores por meio de intermináveis e-mails e designs no PowerPoint. Também não havia visibilidade no desenvolvimento do produto. Esses fatores levaram a Four Hands a procurar o PLM.

Seleção Sistemática

Um processo formal de seleção de software foi realizado em 2016. A equipe passou vários meses coletando requisitos do lado do desenvolvimento do produto, do processo de amostragem, do sourcing e muito mais. Diz Estremadoyro, “Levamos em consideração as necessidades dos EUA e de nossos escritórios internacionais. Em seguida, houve uma avaliação formal de vários pacotes disponíveis no mercado na época, sendo o Centric um deles. O resultado final foi a seleção do Centric PLM™.”

Implementação Diligente

Estremadoyro diz sobre a implementação: “Como toda grande mudança em nossa organização, exigiu esforço e foco, especialmente no lado da gestão da mudança. Foi um desafio sair de planilhas de Excel para um sistema muito estruturado. Mas temos o parceiro certo e a metodologia certa. Lidamos com uma coisa de cada vez, começando com uma parte do fluxo de trabalho, terminando-a e seguindo para a próxima. Nós iteramos assim e, sempre que havia um problema que queríamos revisitar, era fácil voltar e fazer o ajuste e continuar. Não foi o lançamento tradicional em cascata.” Ele também enfatiza a importância dos dados e da construção das bibliotecas.

Fatores Vencedores

Estremadoyro explica que um dos fatores essenciais para o sucesso da implementação do Centric PLM foi não o posicionar como um projeto de TI. “Fomos muito intencionais ao nomear patrocinadores das áreas funcionais, como desenvolvimento de produtos, sourcing, internacional. Foi um projeto empresarial e enquadrado como tal. Essa era a perspectiva que tínhamos e provou ser a certa. Os principais recursos foram os especialistas no assunto (SME) das diferentes funções que dedicaram uma quantidade significativa de seu tempo durante vários meses a este projeto. Nós os capacitamos a tomar decisões sobre o projeto, configurar o sistema com a ajuda do pessoal técnico da Centric, realizar testes, criar documentos de treinamento e realmente fazer o treinamento. Em última análise, acho que eles são os heróis dessa implementação.”

Colhendo os Benefícios

O Four Hands foi lançado em agosto de 2019. Estremadoyro relembra: “Um usuário me disse há alguns meses que, antes do Centric PLM, todas as manhãs ele tinha que revisar dezenas de e-mails, centenas de notificações e uma ferramenta de colaboração que tínhamos, apenas para saber o que fazer nesse dia! Mas agora, ele se conecta ao sistema e conhece o status de cada projeto e exatamente o que precisa fazer, então foi uma tremenda melhoria desse ponto de vista.” Atualmente, existem 115 usuários ativos nos EUA, China e Vietnã. Os dados no sistema são impressionantes: mais de 45.000 cores, mais de 100.000 atividades de calendário¬ — etapas no processo de desenvolvimento que eles estão rastreando e mais de 20.000 cotações de fornecedores processadas. Estremadoiro diz,

A beleza é que agora temos essa fonte única da verdade para informações de produtos que usamos em todos os nossos sistemas.

Temos um processo consistente de desenvolvimento de produtos; ele é embutido na plataforma. Existem etapas específicas a serem executadas, pontos de verificação e marcos específicos. A eficiência aumentou, a redução de e-mails é incrível e a precisão dos dados melhorou absolutamente. Agora sabemos aonde ir para obter a altura de um apoio de braço, por exemplo. Estamos confiantes de que as informações da Centric são precisas e as mais atualizadas.”

Efeito Pandêmico

Como acontece com todas as empresas, a pandemia causou uma mudança nos negócios como sempre. Inicialmente, o Four Hands entrou em modo de proteção do fluxo de caixa – viagens canceladas, congelamento de contratações e redução de despesas. Uma ordem obrigatória de permanência em casa fechou a cidade de Austin em março. Felizmente, a Four Hands já havia implementado o Centric PLM e conseguiu ser 100% remoto. No final, 2020 terminou com um crescimento de dois dígitos para a empresa, batendo todos os recordes anteriores em termos de embarques, pedidos, transações e caixas movimentadas no armazém. A Four Hands também teve um crescimento significativo em todos os canais de distribuição. A lição aprendida foi que eles ainda poderiam obter ótimos resultados com o trabalho remoto e formas alternativas de introduzir produtos além dos shows de móveis convencionais.

Melhorias Futuras

“Fizemos uma pesquisa após o go-live e a repetimos vários meses depois disso. Vimos melhorias em termos do que nosso pessoal pensa sobre a interface do usuário e a flexibilidade de geração de relatórios. Depois de um ou dois anos, os usuários se sentem confortáveis com o sistema e estão realmente tirando o máximo proveito dele”, diz Estremadoyro. “Estamos seguindo o caminho tradicional da Centric de entrar em operação, estabilizar, otimizar… e agora podemos buscar melhorias.”