Ravensburger transformiert trotz komplexer Herausforderungen das Produktdatenmanagement mit Centric PXM

Wir haben pro Jahr rund 3.000 neue Artikel und müssen bis zu 600 Excel-Tabellen für jedes Produkt erstellen, da jeder Kunde Informationen in unterschiedlichen Vorlagen und Formaten benötigt.“

Patrick Bartl, Head of Data & Platform Management bei Ravensburger, verdeutlicht die Komplexität des Produktökosystems von Ravensburger. Das Unternehmen hatte mit einer fragmentierten Datenverwaltung zu kämpfen, bei der die Produktinformationen auf mehrere Excel-Dateien und regionale Systeme verteilt waren. „Bisher hat die Tochtergesellschaft in Italien ein Spreadsheet als PIM-System verwendet. In Deutschland, Europa und anderen Ländern gab es aber andere und unterschiedliche Systeme“, erklärt Bartl. Heute werden Produktinformationen schnell im gewünschten Format erstellt. Wie war das möglich?

150-jähriges Bestehen

Die 1883 als Verlag gegründete Ravensburger Gruppe mit Hauptsitz im Schwäbischen vereint drei bekannte Marken mit unterschiedlichen Schwerpunkten auf dem internationalen Spielwarenmarkt: Ravensburger, ein diversifiziertes Buch-, Spiel- und Medienunternehmen in Familienbesitz; die schwedische Marke BRIO, bekannt für hochwertiges Konstruktionsspielzeug in klarer Designsprache, z. B. die klassischen Holzeisenbahn-Produkte; und die amerikanische Marke ThinkFun, die für ihre Denk- und Logikspiele geschätzt wird. 2023 erwirtschaftete die Ravensburger Gruppe mit über 2.400 engagierten Mitarbeitern einen Gesamtumsatz von rund 669 Mio. Euro.

Diverse Herausforderungen

Ravensburger stand vor großen Herausforderungen bei der Verwaltung von Produktinformationen in 40 Sprachen und auf 30 verschiedenen Websites. Dem Unternehmen fehlte ein standardisierter Ansatz für das Produktdatenmanagement. Stattdessen gab es ein komplexes Systemnetzwerk aus verschiedenen Tools und Methoden. Das Ravensburger-Team in der DACH-Region hatte anstelle eines ERP-Systems lange Zeit eine Verlagssoftware aus der ehemaligen Buchverlagssparte für die Verwaltung der Produktdaten verwendet, die aber nur rudimentäre Funktionen für das heutige Produktmarketing bot.

Das Unternehmen nutzte zudem Excel-Spreadsheets und maßgeschneiderte Übergangslösungen. Insgesamt war die Datenverwaltung stark auf manuelle Prozesse angewiesen. „Wir mussten Excel-Dateien für verschiedene Einzelhändler erstellen“, erklärt Bartl. „Wenn wir beispielsweise unsere Produkte bei Auto [einem deutschen Einzelhändler] oder bei Amazon listen möchten, müssen wir umfassende Dateien mitliefern.“ Dieser Prozess war zeitaufwändig und fehleranfällig, da die manuelle Erstellung dieser Listen drei bis vier Stunden in Anspruch nahm. Mit Produkten, die von einfachen Puzzles mit 1.000 Teilen bis hin zu komplexen Brettspielen reichen, benötigte das Unternehmen eine leistungsstarke Lösung zur Optimierung der Datenverwaltung.

Diese Struktur führte dazu, dass es keine Single Source of Truth mit zentral gespeicherten, einheitlichen und konsistent verwalteten Datensätzen gab, um eine hohe Datenqualität und ‑konsistenz über alle Plattformen hinweg zu gewährleisten.

Auswahlverfahren

Nach einem umfassenden sechsmonatigen Auswahlverfahren mit einem Pool von 30 Anbietern entschied sich Ravensburger aufgrund der einzigartigen Funktionalität für die Einführung von Contentserv – jetzt Centric PXM™. „Die Wahl fiel auf Contentserv, das heute Teil von Centric Software ist, weil das Unternehmen technisch extrem stark und flexibel ist und zu unserer Unternehmenskultur passt“, so Bartl. „Mit Centric PXM können wir mehrere Exportformate erstellen. Das Tool ist einfach zu pflegen und lässt sich an unsere sich ändernden Geschäftsanforderungen anpassen.“

Zu Contentserv bzw. Centric Software sagt Bartl: „Wir haben bewusst einen Partner auf Augenhöhe gesucht, mit dem wir Ideen austauschen können. Als mittelständisches Unternehmen mit internationaler Ausrichtung passte Centric Software gut zu uns. Natürlich nicht nur auf dieser Ebene, sondern auch bei der Software: mit einem System, das wir in hohem Maße selbst konfigurieren und nach Bedarf erweitern können – ganz einfach mit Modulen, ohne selbst daran basteln zu müssen.“

Bartl weiß auch, wie wichtig eine gute Geschäftsbeziehung ist: „Mit Centric Software kann man wirklich eine langfristige Partnerschaft aufbauen. Man kümmert sich dort um die Kunden und das Unternehmen ist nicht so groß wie andere, bei denen du nur einer von vielen Kunden und quasi eine Nummer bist.“

Transformation und Ergebnisse

Die Implementierung begann Mitte 2019. Zunächst wurden alle Kernprozesse der bisherigen Verlagssoftware von Ravensburger in der PIM-Lösung abgebildet, so dass eine komplette Umstellung vom alten System möglich war. Sie reichte bis zum BRIO-Team und nach und nach wurde das neue System dann in allen internationalen Tochtergesellschaften integriert.

Die Einführung von Centric PXM führte unmittelbar zu deutlichen Verbesserungen.

Bartl hebt besonders den Zeitaufwand für die Erstellung der Produktlisten hervor: „Für eine Produktliste mussten wir die verschiedenen Daten in eine Excel-Datei kopieren. Es dauerte mindestens drei bis vier Stunden, eine solche Liste zu erstellen. Mit Centric PXM geht das mit nur einem Klick und in zwei bis drei Minuten ist die Liste fertig.“ Das ist eine Zeitersparnis von 98 %. „Für jedes Produkt waren bis zu 600 Excel-Spreadsheets erforderlich, da jeder Kunde andere Produktvorlagen brauchte. Mit Centric PXM haben wir jetzt ein zentrales System, mit dem wir die Exporte für unsere Kunden in den jeweils benötigten Vorlagen und Formaten einfach einrichten und durchführen können“, so Bartl weiter.

Das Fehlen eines zentralen Speicherorts für alle Produktinformationen war ein echtes Problem – insbesondere für ein international tätiges Unternehmen mit einem Produktvertrieb in mehreren Ländern. „Wir haben jetzt eine Single Source of Truth für sämtliche Produktdaten“, sagt Bartl. „Diese Zentralisierung beseitigt Inkonsistenzen zwischen verschiedenen regionalen Systemen.“

Darüber hinaus stellt Centric PXM Informationen bei Bedarf unkompliziert zur Verfügung. Dazu Bartl: „Dank Centric PXM haben wir nun endlich die benötigte Transparenz. Jeder kann jederzeit auf die benötigten Daten zugreifen.“

Auf die Frage, wie stark sich die Workflows verbessert haben, antwortet Bartl: „Man kann den Effizienzgewinn nicht messen, den wir [dank Centric PXM] erzielt haben, aber er ist enorm. Außerdem hat sich die Datenqualität erheblich verbessert, weil wir jetzt eine Single Source of Truth haben.“

Unzählige Möglichkeiten

Ravensburger prüft nun auch die Integration von KI, um die Prozesse weiter zu optimieren. „KI ist ein sehr wichtiges Thema für uns, wenn es darum geht, Produktinformationen zu erstellen. Sie wird viele Dinge verändern, wie wir im System arbeiten. Wir erstellen mehrere Produktbeschreibungen bzw. Texte für E-Commerce- und Produktmarketing-Websites in verschiedenen Ländern und Sprachen. Wenn wir das mit KI in Centric PXM machen könnten, wäre diese Arbeit zu 95 % erledigt. Auf dieser Basis könnten wir sehr viel Zeit sparen“, stellt Bartl in Aussicht.

„Automatisierung bedeutet für Unternehmen mehr Effizienz und Transparenz“, fasst er zusammen. „Centric PXM hat das Produktinformationsmanagement von Ravensburger grundlegend verändert und einen neuen Standard für operative Exzellenz gesetzt.“