Ravensburger, Karmaşa Ve Zorluklara Karşı Ürün Verisi Yönetimini Centric PXM (eski adıyla Contentserv) ile Dönüştürüyor

150 yıllık geçmişe sahip Alman puzzle, çocuk oyunu ve kitap üreticisi Ravensburger, 30’dan fazla ülkede ve 40 dilde yürütülen uluslararası satışları destekleyecek merkezi bir PXM/PIM sistemi kurmak istiyordu.

Ürün listeleme belgelerini oluşturma süresinde %98 azalma

3.000’den fazla ürün bilgi tablosu kullanım dışı bırakıldı

40 dilde içerik yönetimi desteği sağlandı

“ Centric PXM sayesinde elde ettiğimiz verimlilik artışını ölçmek imkânsız ama gerçekten çok büyük. Ayrıca veri kalitesi de ciddi şekilde iyileşti çünkü artık tek bir doğru bilgi kaynağımız var. " — Patrick Bartl, Veri ve Platform Yönetimi Müdürü, Ravensburger

Zorluklar

40 dilde ve 30 farklı web sitesinde ürün bilgilerini yönetmek
Şirket içinde ürün veri yönetimi için standart bir yaklaşımın olmaması
Farklı araçlar ve yöntemlerden oluşan karmaşık bir sistem ağı
Gerçek bir ERP sistemi bulunmaması, yalnızca temel işlevler sunan bir yayıncılık yazılımı kullanılması

ÖZÜM ve KAPSAMI

Yılda 3.000 yeni ürün yönetiliyor
40 dil ve 30 web sitesi destekleniyor
Ürün listeleme hazırlık süresi 3–4 saatten 2–3 dakikaya indi
Ürün listeleme belgelerinin hazırlanmasında %98 zaman tasarrufu
Tüm ekipler için artan şeffaflık ve veri erişimi

Yılda yaklaşık 3.000 SKU’muz var ve her müşteri farklı şablolarda ve formatlarda bilgi talep ettiğinden, her ürün için 600’e kadar Excel dosyası hazırlamamız gerekebiliyor.”

Ravensburger Veri ve Platform Yönetimi Müdürü Patrick Bartl, şirketin ürün yapısının ne kadar karmaşık olduğunu bu sözlerle özetliyor. Ravensburger, ürün bilgilerinin farklı Excel dosyalarına ve bölgesel sistemlere dağılmış olduğu, parçalı bir veri yönetimi yaklaşımıyla baş etmeye çalışıyordu. “Eskiden İtalya’daki iştirakimiz PIM olarak sadece bir elektronik tablo kullanıyordu. Almanya, Avrupa ve diğer ülkelerde ise farklı sistemler vardı,” diyor Bartl.

Neredeyse 150 yıllık köklü geçmiş

1883 yılında bir yayınevi olarak kurulan ve merkezi Almanya’nın Svabya bölgesinde bulunan Ravensburger Group, uluslararası oyuncak pazarında farklı alanlara odaklanan üç tanınmış markayı bir araya getiriyor:

Ravensburger, kitap, oyun ve medya alanlarında faaliyet gösteren, aileye ait çok yönlü bir şirket;
İsveçli BRIO, ahşap trenler gibi net tasarımlı, yüksek kaliteli yapı oyuncaklarıyla tanınıyor;
Amerikan markası Thinkfun ise zeka geliştirici bulmacaları ve mantık oyunlarıyla seviliyor.

Ravensburger Group, 2023 yılında 2.400’ün üzerinde çalışanıyla yaklaşık 669 milyon euro ciro elde etti

Yaşanan zorluklar

Ravensburger, 40 farklı dil ve 30 farklı web sitesinde ürün bilgilerini yönetirken önemli zorluklarla karşılaştı. Şirket içinde ürün veri yönetimi için standart bir yaklaşım yoktu. Bunun yerine, karmaşık ve farklı araçlardan oluşan bir ağ mevcuttu. DACH bölgesindeki Ravensburger ekibi, uzun süre ERP sistemi yerine eski kitap yayıncılığı bölümünden kalan yayıncılık yazılımını kullanmıştı; ancak bu yazılım, günümüzün ürün pazarlama ihtiyaçları için çok sınırlı imkanlar sunuyordu.

Şirket ayrıca Excel tabloları ve özel olarak geliştirilmiş geçici çözümler de kullanıyordu. Genel olarak, veri yönetimi oldukça manuel ilerliyordu. Bartl şöyle açıklıyor: “Farklı perakendeciler için Excel dosyaları oluşturmak zorundaydık. Örneğin, ürünlerimizi Auto (Alman bir perakendeci) veya Amazon’da listelemek istediğimizde, kapsamlı veri dosyaları sağlamamız gerekiyor.” Bu süreç hem zaman alıcı hem de hataya açıktı; liste hazırlıkları manuel olarak 3-4 saat sürüyordu. Basit 1.000 parçalı puzzle’dan karmaşık kutu oyunlarına kadar geniş bir ürün yelpazesine sahip olan şirket, veri yönetimini kolaylaştıracak sağlam bir çözüme ihtiyaç duyuyordu.

Bu yapı, tüm platformlarda yüksek veri kalitesi ve tutarlılığı sağlamak için merkezi, standart ve tutarlı yönetilen tek bir “doğru veri kaynağı” olmamasına yol açıyordu.

Seçim süreci

Altı ay süren detaylı bir değerlendirme süreci ve 30 aday arasından Ravensburger, benzersiz yetenekleri nedeniyle Contentserv’ü (şimdiki adıyla Centric PXM) tercih etti. “O dönemde Contentserv’ü – yani şu anki Centric Software’ı – tercih etmemizin nedeni, teknik olarak son derece güçlü bir altyapıya sahip olması, esnek yapısı ve şirket kültürlerimizin birbirine yakın olmasıydı,” diyor Bartl. “Centric PXM sayesinde birçok farklı formatta dışa veri aktarabiliyor, sistemi kendi kendimize kolayca yönetebiliyor ve değişen iş ihtiyaçlarımıza göre uyarlayabiliyoruz.”

Contentserv/Centric Software ile ilgili olarak Bartl şunları söylüyor: “Biz, bizimle aynı frekansta iletişim kurabilecek bir iş ortağı aradık. Uluslararası odaklı, orta ölçekli bir şirket olarak Centric Software bizim için iyi bir eşleşmeydi. Bu sadece iletişim açısından değil, yazılım açısından da böyleydi. Sistemi büyük ölçüde kendi ihtiyaçlarımıza göre yapılandırabiliyoruz ve ihtiyaç duydukça yeni modüllerle kolayca genişletebiliyoruz—sistemi sıfırdan kurcalamaya gerek kalmadan.”

İlişkilerin önemine de değiniyor: “Centric Software ile gerçekten uzun vadeli bir iş birliği kurabiliyorsunuz. Size değer veriyorlar. Diğer bazı büyük firmalar gibi müşterileri arasında kaybolmuyorsunuz.”

Bir ürün listesini hazırlamak için tüm verileri tek tek Excel dosyasına kopyalamamız gerekiyordu. Böyle bir liste için en az üç-dört saat harcıyorduk. Bugün Centric PXM ile sadece tek tıklamayla, iki-üç dakika içinde hazır oluyor.”

Dönüşüm ve Sonuçlar

Uygulama süreci 2019 yılının ortasında başladı. İlk adımda Ravensburger’ın önceki yayıncılık yazılımındaki tüm temel süreçler, yeni PIM çözümüne aktarıldı ve bu sayede eski sistemden tamamen geçiş mümkün oldu. Süreç BRIO ekibiyle devam etti ve zamanla yeni sistem tüm uluslararası iştiraklerde devreye alındı.

Centric PXM’in uygulanması, anında ve gözle görülür iyileştirmeler sağladı.

Ürün listeleme işlemlerine harcanan saatler mi? Bartl şöyle açıklıyor: “Bir ürün listesi hazırlamak için tüm verileri Excel dosyasına kopyalamamız gerekiyordu. Böyle bir işlem en az üç-dört saat sürüyordu. Bugün Centric PXM ile tek bir tıklama yetiyor; iki-üç dakika içinde işlem tamam.” Bu, %98’lik bir zaman tasarrufu demek. Bartl bu konuyu şöyle detaylandırıyor: “Her bir ürün için, farklı müşteri şablonlarına göre 600’e kadar Excel dosyası hazırlamamız gerekebiliyordu. Centric PXM ile artık her şey tek bir merkezi sistem üzerinden yönetiliyor; müşterilerimize ihtiyaç duydukları şablon ve formatta veri aktarmak çok kolay.”

Tüm ürün bilgilerinin merkezi bir sistemde toplanmaması, özellikle çok sayıda ülkeye dağıtım yapan global bir şirket için büyük bir sorundu. Bartl, “Artık tüm ürün verilerimiz için tek bir doğru kaynağımız var,” diyor. “Bu merkezileşme, bölgesel sistemler arasındaki tutarsızlıkları ortadan kaldırdı.”

Ayrıca Centric PXM, ihtiyaç duyan herkesin doğru bilgilere anında erişebilmesini sağlıyor. Bartl bu noktayı şöyle vurguluyor: “Centric PXM sayesinde şirket içinde tam bir şeffaflık sağladık… herkes ihtiyacı olan veriye kolaylıkla ulaşabiliyor.”

İş akışlarının ne kadar iyileştiği sorulduğunda Bartl, “Centric PXM sayesinde elde ettiğimiz verimlilik ölçülemeyecek kadar büyük. Ayrıca, tüm verilerin tek bir noktada toplanması sayesinde veri kalitesi de ciddi şekilde arttı,” diye yanıtlıyor.

Gelecek Olasılıklar

Ravensburger şimdi süreçlerini daha da iyileştirmek için yapay zeka entegrasyonunu araştırıyor. Bartl şöyle açıklıyor: “Yapay zeka, ürün bilgisi oluşturma süreçlerimiz açısından bizim için çok önemli bir konu… sistemde nasıl çalıştığımızı kökten değiştirecek. E-ticaret ve ürün pazarlama siteleri için farklı ülkelerde ve dillerde birçok ürün açıklaması/metni üretiyoruz. Eğer bu metinleri Centric PXM içinde yapay zeka ile oluşturabilirsek, içeriklerin %95’i hazır olacak… bu bize inanılmaz bir zaman tasarrufu sağlar,” diye anlatıyor Bartl.

“Yalnızca otomasyon bile bir şirkette verimlilik ve şeffaflığı beraberinde getiriyor,” diyerek özetliyor. “Centric PXM, Ravensburger’ın ürün bilgisi yönetimini dönüştürdü ve operasyonel mükemmellikte yeni bir standart oluşturdu.”