8 sinais de que seus dados estão fora de controle

Ah, isso é bom… Seu primeiro gole de café enquanto você se senta em sua mesa. Você abre seus e-mails e… é como se uma avalanche o acertasse.

Seu café esfria enquanto você rola a tela para baixo, abrindo um e-mail aqui e ali, ignorando aqueles que não parecem ser tão urgentes.

“Anexa, a versão mais recente da planilha de Excel sobre esses sapatos”. OK, é bom fazer o download disso. Salvei na pasta correta, com o número de versão mais recente. Bem, o que vem a seguir? Um fornecedor da China quer esclarecimentos sobre uma cor… Não se esqueça de imprimir suas anotações para as reuniões de design e desenvolvimento de produtos… E seu chefe ficaria feliz em receber o relatório hoje, mas você precisa de alguns números de logística e ninguém o respondeu sobre isso.

Soa muito familiar? O local de trabalho moderno vem sendo inundado por dados digitais e off-line, e o setor de moda está sempre em constante mudança que acaba ficando fora de controle. Aqui estão oito sinais claros de que precisa domar esses dados seus!

1 Onde está o e-mail?

Sabe que recebeu um e-mail na semana passada de um fornecedor dizendo algo sobre a disponibilidade de couro. Qual era o nome do contato? Marina? Mariana? É melhor fazer uma busca. Xi, não encontrei nada. Ok, vamos rolar a tela pelas centenas de e-mails da semana passada. Foi na última quarta-feira? Há um grande letreiro piscando e indicando que a informação está ficando difícil de gerenciar. Nessas horas, abrir a sua caixa de entrada faz que se sinta caindo em um abismo sem fim. É um sinal de que é hora de mudar!

2 Copiar, colar, repetir

Espere um minuto. Trabalhar com moda não deveria ser divertido e criativo? Porém, você pode adicionar “Especialista em copiar e colar” ao seu currículo. E o problema com a entrada de dados manual é que, embora seja repetitiva, também precisa de concentração. Caso contrário, um pequeno deslize no copiar/colar causará grandes problemas quando a equipe de fornecimento perceber que você solicitou tecido em azul cerúleo em vez de índigo. Ops!

3 Como faço isso?

Já reparou que Mário normalmente preenche os formulários com códigos estranhos, e ele está fora esta semana. Talvez possa perguntar ao assistente dele. Opa, Mário nunca explicou ao assistente como fazer isso? Se a informação é tão inacessível que vive na cabeça de seus colegas ou em anotações rabiscadas em uma gaveta de mesa em vez de em um sistema central, isso é um sinal infalível de trabalhos pela metade, atrasos e erros!

4 O terror das planilhas

Tendo pesadelos sobre enxames de pequenos quadrados verdes voando em você? Ou se perdendo em um labirinto de colunas e linhas? Ok, talvez não chegue a tanto, mas é comum para empresas como a sua acabarem com centenas de planilhas diferentes a cada temporada, muitas vezes com várias temporadas em desenvolvimento de uma só vez. Qual é a mais atualizada? Onde está aquela planilha com informações atualizadas de cálculo de custos? Se está vivendo esse terror, saberá a dificuldade específica de pesquisar em planilhas pelas informações corretas e esperar que ninguém as atualize ao mesmo tempo.

5 A busca desesperada por dados

Está na sua mesa imaginando quanto seria mais prático ter os dados de custo de frete da equipe de logística no momento, já que o relatório sobre os custos estava previsto para ontem e está recebendo toneladas de e-mails sobre isso. É uma vergonha que todas essas coisas estejam em seu próprio sistema off-line. Bom, terá que esperar até que alguém tenha tempo para consultar essas informações e enviá-las. Quando as informações estão espalhadas em diferentes silos, on-line e off-line, elas ficam presas em gargalos que você não pode controlar. Isso sim é frustrante!

6 Outra reunião?!

Reuniões sobre qual planilha é a versão mais atualizada; reuniões sobre aquela reunião para quem perdeu a reunião principal. Se há uma coisa que a maioria das pessoas quer evitar a todo custo são mais reuniões! Reuniões se tornam inevitáveis quando ninguém tem certeza se está na versão 6 ou 7 e quando todos têm sua própria versão da verdade que está escondida em sua própria pasta de documentos. Um calendário abarrotado de reuniões é um sinal claro de que está perdendo a batalha com o monstro dos dados.

7 Estou tão cansado…

Se você volta para casa do trabalho cansado, estressado e sobrecarregado, sobrecarga de dados pode ser o seu problema. Seus dias são gastos vasculhando planilhas e e-mails para obter uma pequena quantidade de informação de que precisa e incomodando colegas de serviço para obter os detalhes atualizados mais recentes, mesmo que saiba que eles estão trabalhando tanto quanto você. Não me admira que esteja tão cansado! Ter o controle dos seus dados pode ser a melhor coisa que faz para o seu bem-estar no trabalho.

8 Alguém aí?

Aquele cara do abastecimento! Ele nunca envia os detalhes que você pediu a tempo! Provavelmente não é o único com problemas de comunicação com os colegas, e eles podem estar tendo o mesmo problema com você. Sabe que todo mundo está fazendo o melhor que pode no trabalho, mas sempre ter de correr atrás de informações e não atingir as metas está causando problemas. Se sente confortável em saber que está no mesmo barco que seus colegas de trabalho, tentando remar juntos enquanto esperam que ele não afunde!

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