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26 10 月, 2018     11分钟阅读

數據失控的 8 大徵兆

啊,這樣很好。您在桌前坐下,喝下第一口咖啡。您打開電子郵件…瞬間好像是遭遇了一場雪崩。

隨著您向下滾動鼠標,逐個打開並跳過不太緊急的電子郵件,您的咖啡逐漸變涼。

這就是這些鞋履的最新版Excel 電子表格—最好把它下載下來。把它儲存在正確的文件夾中,標明最新版本號碼。好了,接下來…一間中國供應商想要確定一種顏色…還要記得列印關於設計和產品開發的會議紀錄…您今日必須把報告交給上司,但是您需要物流部門提供一些數字,而他們還沒回覆您…

聽起來很熟悉吧?現代化的工作場所中充斥著數碼和線下數據,時尚企業的工作節奏很快,以致於可能在極短時間內失控。以下是八個提醒您需要控制混亂數據的明顯徵兆!

1.那封電子郵件在哪裏?

就是您上星期收到的那封,供應商提到有關皮革可用性的電子郵件。您那邊的聯絡人是誰?Mary?Marie?最好搜尋一下…沒有,完全沒有。好吧,重新瀏覽一遍上星期收到的幾百封電子郵件。是上星期三嗎?資訊管理變得越來越困難,這個徵兆非常顯眼—當您打開收件箱時,像是邁入了一片黑暗的沼澤。這意味著,是時候作出改變了!

2.複製,黏貼,重複

稍等一會,從事時尚行業不應該是趣味十足又充滿創意的嗎?但現在,您可以在履歷中加上「複製/黏貼專家」。人工數據錄入的麻煩在於,雖然是重複性工作,但您也必須保持專注…否則,當採購團隊發現您需要天藍色而非靛藍色的面料時,小小的複製/黏貼失誤將會引發大問題。哎呀…

3.您是怎樣做這個的?

您經常看到Mark 用奇怪的符號填寫訂貨單,但他這星期不在…也許可以問問他的助理。噢,Mark 從未告訴過他怎樣做?如果資訊如此難以獲取,只存在於同事的腦海或書桌抽屜裏的潦草紀錄中,而不儲存在中央系統中,必然代表著半途而廢、延遲和錯誤!

4.電子表格的地獄之旅

經歷過這樣的噩夢嗎,一大羣綠色小方塊向您飛來,或者迷失在錯綜複雜的列和行中?好吧,也許沒有這麼誇張,但是像您這種公司每季產生數百個不同的電子表格是常態,並且通常會多季度同時開發。哪個是最新版本?包含更新成本核算資訊的電子表格在哪裏?如果您正在經歷電子表格的地獄之旅,您會瞭解到在表格中搜尋正確資訊並且希望沒有人正在更新該資訊的特殊痛苦。

5.搏命查找數據

您坐在桌前,想著如現在物流團隊能夠提供運輸成本數據該有多好,因為成本核算報告昨日就該提交,而您正因此被電子郵件狂轟亂炸。不幸的是,所有相關資訊都儲存在該部門的線下系統中…看來,您必須等待某人騰出時間查找並將所需資訊寄送給您。當資訊分散地儲存在不同的網上和線下孤島中時,便會阻塞在您無法控制的瓶頸處。講到令人感到沮喪的事情!

6.還要開另一個會議?!

開會討論哪個電子表格是最新版本…開會討論為錯過大會的人員舉行會議…如果有一件事是大部份人都會不惜一切代價要避免的,那麼這件事就是要開更多的會議!但是,如果沒有人能確定目前是版本6 還是版本7,每個人都認定自己的真實數據是最新版本並且深藏於文件夾中,會議則在所難免。日歷中排滿各種會議無疑表示您被數據怪獸打敗了。

7.我覺得很累

如果您下班後回到家,感覺疲憊、壓力大、不堪重負,問題可能在於數據超載。您每日都需要整理電子表格和電子郵件,從中搜尋需要的少量資訊,並且為了掌握最新更新的詳情而打擾同事…即使您知道他們和您一樣辛苦也不例外。難怪會覺得累!控制數據也許是為營造舒適的工作環境所採取的最佳措施。

8.大家好

採購團隊那個同事!他從來不按時給您寄送所需的細節!事實上,您可能不是唯一與同事存在溝通問題的人…他們可能認為您也有相同的問題。您明白到每個人都在工作中竭盡全力,但是追蹤資訊並且落後於所定目標必然會為您帶來困擾。知道與同事同坐一艘船上,試圖一起劃動船槳並且希望船不下沉,這一點讓您感到欣慰!

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