“เรามีปัญหาด้านประสิทธิภาพการทำงานของระบบอย่างมาก การมี PLM ทั้งสองระบบทำให้เกิดความไม่สอดคล้องกันของข้อมูลระหว่างทั้งสองระบบ”
Martin Buchbauer หัวหน้าฝ่ายการตลาดปฏิบัติการแบรนด์ของ Swarovski พูดถึงแพลตฟอร์ม PLM รุ่นเก่าทั้งสองระบบที่ Swarovski นำมาใช้พร้อมกันในธุรกิจคนละด้าน “เราแก้ปัญหาด้วยการนำระบบ PLM สองระบบที่แตกต่างกันมาใช้งานห่างกันครึ่งปี แน่นอนว่า เราพยายามเชื่อมต่อทั้งสองระบบเข้าด้วยกันและเชื่อมต่อเข้ากับ ERP ของเราด้วย การเชื่อมต่อระบบเหล่านี้มีความซับซ้อนมาก เราดำเนินการดังกล่าวมาสองสามปีแล้ว แต่ก็ยังไม่เป็นที่น่าพอใจ” ในที่สุดบริษัทก็พูดว่า เท่านี้ก็พอแล้ว และตัดสินใจเปลี่ยนไปใช้โซลูชัน PLM เดียว การเดินทางที่พวกเขาไปถึงจุดนั้นเป็นอย่างไร และพวกเขาได้รับประโยชน์อะไรบ้างหลังจากนั้นมา
ตั้งแต่ปี 1895
Swarovski ก่อตั้งขึ้นเมื่อปี 1895 ในประเทศออสเตรีย โดยทำหน้าที่ออกแบบ ผลิต และจำหน่ายอัญมณีที่ทำจากคริสตัลอันประณีต เพชรและเซอร์โคเนียที่รังสรรค์โดย Swarovski จิวเวลรี่และเครื่องประดับ ตลอดจนงานคริสตัลและของตกแต่งบ้านต่างๆ Swarovski Crystal Business (ธุรกิจในเครือคือ Swarovski Optik (อุปกรณ์เกี่ยวกับแสง) และ Swarovski Tyrolit (ผู้ผลิตอุปกรณ์ตัดเจียร)) มีสาขาทั่วโลก โดยมีร้านประมาณ 2,400 แห่ง และจุดขาย 6,700 แห่งใน 140 ประเทศทั่วโลก และมีพนักงานมากกว่า 18,000 คน โดยจำหน่ายสินค้าดังกล่าวส่งตรงถึงมือผู้บริโภคและผู้ค้าปลีก โดยมีการจำหน่ายคริสตัลในรูปแบบวัตถุดิบให้กับแบรนด์ระดับไฮเอนด์บางแห่ง
อัปเกรดหรือเปลี่ยนใหม่
ในปี 2011 แผนกสองแผนกที่มีหน้าที่ต่างกันมีโครงการซึ่งคิดว่าจำเป็นต้องใช้ระบบ PLM Buchbauer กล่าวถึงระบบ PLM ในด้านการตลาด “เราตระหนักดีเมื่อใช้งานว่า ผู้ขายได้ให้คำมั่นสัญญาเกี่ยวกับฟังก์ชันการทำงานหลายอย่างที่คาดว่าจะมีให้ใช้งานนอกกรอบมากเกินความเป็นจริง โชคดีที่ Swarovski เรามีทีมไอทีที่แข็งแกร่งมากและได้ปรับแต่งหลายๆ อย่างเพราะจำเป็นต้องทำ สรุปแล้วเราปรับแต่งฟังก์ชันประมาณ 67%” อย่างไรก็ตาม ไม่กี่ปีต่อมา Swarovski จำเป็นต้องอัปเกรดโซลูชัน ซึ่งได้ข้อสรุปว่าค่าใช้จ่ายในการอัปเกรดนั้นเทียบได้กับการซื้อโซลูชันใหม่เนื่องจากต้องปรับแต่งการตั้งค่าหลายอย่าง ทำให้ไม่คุ้มในแง่ของเวลาและค่าใช้จ่ายในการสร้างฟังก์ชันใหม่ในเวอร์ชันใหม่
ตามเหตุผลแล้ว ในตอนแรก Swarovski สำรวจทางเลือกว่าจะใช้ระบบเก่าระบบอื่นทั้งบริษัท มีการสำรวจสองสามครั้ง แต่ Buchbauer กล่าวว่า “เราเริ่มเห็นว่า ระบบเหล่านั้นไม่สามารถให้สิ่งที่เราต้องการได้”
ผู้อำนวยการฝ่ายขายของ Centric Software® ได้ติดต่อกับ Buchbauer ในช่วงเวลานั้นด้วยความบังเอิญ Buchbauer กล่าวว่า “คุณติดต่อเข้ามาได้จังหวะพอดี “เราอธิบายสถานการณ์ที่เราพบและในเวลาไม่นานเพียงสองสามสัปดาห์ Centric ก็จัดการตั้งค่าเซสชันการสาธิตและกรณีการใช้งานบางส่วน สิ่งที่นำเสนอนั้นน่าเชื่อถือมากสำหรับเรา ผู้ใช้ส่วนใหญ่ที่เข้าร่วมเซสชันรู้สึกประหลาดใจกับสิ่งที่ Centric Software จะมอบให้เราได้”
Jose Perez ผู้จัดการอาวุโสฝ่ายปฏิบัติการแบรนด์ PLM อธิบายว่า “เราทำงานด้วยแนวคิด ‘กระบวนการต้องมาก่อน’ ระบบจึงควรสนับสนุนกระบวนการ ไม่ใช่อย่างอื่น เราต้องการโซลูชันที่ทำให้กระบวนการเก็บไอเดียใหม่เป็นไปโดยอัตโนมัติตามที่คิดไว้ Centric PLM สามารถทำได้”
การปรับเปลี่ยนตามสถานการณ์
Perez กล่าวถึงการเปิดตัว Centric PLM™ในปี 2020 ซึ่งมีอุปสรรคบ้างระหว่างทาง เช่นเดียวกับการนำไปใช้งานอื่นๆ เนื่องจากฟังก์ชันเพิ่มเติมที่ Swarovski ต้องการยังไม่มีให้ใช้งาน ทีมงานของ Centric ทราบถึงสิ่งที่ Swarovski คาดหวังและปฏิบัติตามแนวทางที่ยึดลูกค้าเป็นศูนย์กลาง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในส่วนที่เกี่ยวกับแผนการพัฒนานวัตกรรม จึงร่วมมือกับ Swarovski เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่น่าพอใจ Perez กล่าวว่า “Centric ตรงไปตรงมากับเรามาก พวกเขากล่าวว่า ‘เราไม่มีฟังก์ชันนี้ แต่สนใจสร้างขึ้นร่วมกับคุณ’ ฟังก์ชันเหล่านั้น ประกอบด้วยการทำงานร่วมกันเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ การสนับสนุน การติดตาม และการรายงานสถานการณ์สำคัญและงานที่อยู่ในกระบวนการ รวมถึงความสามารถด้าน Multisourcing Perez พูดว่า “Centric พัฒนาแพลตฟอร์มด้าน Multisourcing ที่แท้จริงแพลตฟอร์มแรกในบรรดาซอฟต์แวร์ที่เราประเมินผ่านมาแล้ว”
การดำเนินการนี้มีการวางขั้นตอนอย่างเป็นระเบียบมาก Perez กล่าวว่า “ความสำเร็จของโครงการเกิดจากการวางแผนอย่างละเอียด Centric มีทีมที่แข็งแกร่งมากคอยช่วยเหลือเรา เราเริ่มต้นด้วยเซสชันแนะนำภาพรวมที่เรารวบรวมความต้องการและการตัดสินใจว่าเราจะทำงานต่อไปอย่างไร Martin (Buchbauer)
กล่าวว่า “คุณติดต่อเข้ามาได้จังหวะพอดี “เราอธิบายสถานการณ์ที่เราพบและในเวลาไม่นานเพียงสองสามสัปดาห์ Centric ก็จัดการตั้งค่าเซสชันการสาธิตและกรณีการใช้งานบางส่วน สิ่งที่นำเสนอนั้นน่าเชื่อถือมากสำหรับเรา ผู้ใช้ส่วนใหญ่ที่เข้าร่วมเซสชันรู้สึกประหลาดใจกับสิ่งที่ Centric Software จะมอบให้เราได้”
Jose Perez ผู้จัดการอาวุโสฝ่ายปฏิบัติการแบรนด์ PLM อธิบายว่า “เราทำงานด้วยแนวคิด ‘กระบวนการต้องมาก่อน’ ระบบจึงควรสนับสนุนกระบวนการ ไม่ใช่อย่างอื่น เราต้องการโซลูชันที่ทำให้กระบวนการเก็บไอเดียใหม่เป็นไปโดยอัตโนมัติตามที่คิดไว้ Centric PLM สามารถทำได้”
การปรับเปลี่ยนตามสถานการณ์
Perez กล่าวถึงการเปิดตัว Centric PLMTM ในปี 2020 ซึ่งมีอุปสรรคบ้างระหว่างทาง เช่นเดียวกับการนำไปใช้งานอื่นๆ เนื่องจากฟังก์ชันเพิ่มเติมที่ Swarovski ต้องการยังไม่มีให้ใช้งาน ทีมงานของ Centric ทราบถึงสิ่งที่ Swarovski คาดหวังและปฏิบัติตามแนวทางที่ยึดลูกค้าเป็นศูนย์กลาง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในส่วนที่เกี่ยวกับแผนการพัฒนานวัตกรรม จึงร่วมมือกับ Swarovski เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่น่าพอใจ Perez กล่าวว่า “Centric ตรงไปตรงมากับเรามาก พวกเขากล่าวว่า ‘เราไม่มีฟังก์ชันนี้ แต่สนใจสร้างขึ้นร่วมกับคุณ’ ฟังก์ชันเหล่านั้น ประกอบด้วยการทำงานร่วมกันเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ การสนับสนุน การติดตาม และการรายงานสถานการณ์สำคัญและงานที่อยู่ในกระบวนการ รวมถึงความสามารถด้าน Multisourcing Perez พูดว่า “Centric พัฒนาแพลตฟอร์มด้าน Multisourcing ที่แท้จริงแพลตฟอร์มแรกในบรรดาซอฟต์แวร์ที่เราประเมินผ่านมาแล้ว”
การดำเนินการนี้มีการวางขั้นตอนอย่างเป็นระเบียบมาก Perez กล่าวว่า “ความสำเร็จของโครงการเกิดจากการวางแผนอย่างละเอียด Centric มีทีมที่แข็งแกร่งมากคอยช่วยเหลือเรา เราเริ่มต้นด้วยเซสชันแนะนำภาพรวมที่เรารวบรวมความต้องการและการตัดสินใจว่าเราจะทำงานต่อไปอย่างไร Martin (Buchbauer)
กล่าวว่า เรามีทีมไอทีที่แข็งแกร่งมาก เพื่อให้โครงการราบรื่นยิ่งขึ้น เราแบ่งงานบางส่วนให้กับทีมภายในและภายนอกของเรา”
Swarovski เตรียมพร้อมการฝึกอบรมภายในองค์กรสำหรับทีมต่างๆ แต่แล้วก็เกิดโควิด-19 ระบาด Perez เล่าย้อนไปถึงตอนนั้นว่า “เที่ยวบินของเราถูกยกเลิกในสุดสัปดาห์นั้น” บริษัทเปลี่ยนไปทำการฝึกอบรมแบบเสมือนจริงอย่างรวดเร็ว เขากล่าวต่อว่า “นี่คือช่วงที่เราได้เห็นว่า เครื่องมือแสดงความทรงพลังได้เพียงใด แม้ว่าเราจะทำทุกอย่างจากระยะไกล แต่ก็มีการนำระบบไปใช้งานได้อย่างรวดเร็ว” Perez ฝึกอบรมผู้ใช้กว่า 300 คนทั่วโลก ทำให้พวกเขาพร้อมใช้งานจากระยะไกลได้อย่างสมบูรณ์
ทุกคนได้ประโยชน์
ปัจจุบัน Centric PLM มีการนำไปใช้ในทุกแผนก ทั้งการตลาด การพัฒนาผลิตภัณฑ์ การออกแบบ คุณภาพ การผลิต การจัดหา การจำหน่ายสินค้า การควบคุม และออนไลน์ ซึ่งเชื่อมต่อโดยตรงกับ ERP โปรแกรม 3D และ Adobe® Illustrator Buchbauer กล่าวว่า “โดยธรรมชาติแล้ว หากคุณต้องทำงานในระบบเดียวเมื่อเทียบกับสองระบบ นั่นจะทำให้สิ่งต่างๆ ง่ายขึ้น อย่างเช่นอินเทอร์เฟซที่ซับซ้อนและการบำรุงรักษาอินเทอร์เฟซเหล่านั้นไม่มีอยู่แล้ว การมี Centric PLM ส่งผลดีอย่างมากในแง่ความถูกต้องของข้อมูล การทำงานที่ไม่สอดคล้องกันระหว่างสองระบบที่เราพบในอดีตตอนนี้ไม่มีแล้ว และแน่นอน ผมคิดว่าอินเทอร์เฟซผู้ใช้นั้นใช้งานง่ายและทันสมัยกว่ามาก ซึ่งช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพในแง่ของการป้อนและอัปเดตข้อมูลได้มาก ซึ่งเร็วกว่าเมื่อก่อนมาก”
Perez กล่าวว่า “ตอนนี้เรามีองค์กรที่แตกต่างไปจากตอนที่เรานำระบบมาใช้ครั้งแรก ทั้งในแง่โครงสร้างและทีมที่แตกต่างกัน แต่ที่เราสังเกตได้ชัดก็คือ ระบบไม่เคยทำให้บริษัทต้องรอเมื่อเราต้องการข้อมูล Centric PLM มาพร้อมกับการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจของเรา ซึ่งสำคัญมาก”
Buchbauer พบตัวอย่างของสิ่งที่วัดผลเชิงปริมาณได้ “ในระบบ PLM แบบเก่า จะใช้เวลาประมาณห้านาทีในการดาวน์โหลดทุกองค์ประกอบของคอลเลกชันจนเสร็จสมบูรณ์ แต่เมื่อมี Centric คุณจะได้รับภายในไม่กี่วินาที และนี่คือหนึ่งในการดาวน์โหลดที่ใช้มากที่สุด” อีกตัวอย่างหนึ่งคือการลดจำนวนสเปรดชีต บริษัทเปลี่ยนจากการสร้างสเปรดชีต 300 แผ่นต่อคอลเลกชัน ปีละ 2 ครั้ง ลดลงเหลือ 20 แผ่นต่อคอคอลเลกชัน นั่นคือการลดลงจาก 600 เหลือแค่ 40 หรือ 93% ต่อปี และแม้ว่าเป้าหมายปัจจุบันคือ การปล่อยสินค้าออกสู่ตลาดได้อย่างรวดเร็ว แต่ Swarovski ก็สามารถลดเวลาออกสู่ตลาดลงได้ 3 เดือนโดยใช้ Centric PLM
Swarovski บรรลุเป้าหมายในการผสานรวมกับโมดูลต่างๆ ในซอฟต์แวร์ SAP, Rhino 3D และ Adobe Illustrator และซอฟต์แวร์อื่นๆ Perez กล่าวว่า “ความยืดหยุ่นนี้เป็นกุญแจสำคัญสำหรับผู้ใช้ของเราในการนำ Centric PLM มาใช้เป็นเครื่องมือหลักในการทำงาน ฟังก์ชันอื่นๆ ที่เราต้องการคือ การคำนวณต้นทุนที่ซับซ้อนซึ่งสามารถกำหนดสถานการณ์ต้นทุนที่แตกต่างกันได้ โดยพิจารณาทั้งต้นทุนการดำเนินงานและวัสดุ” สุดท้าย การจัดการวัสดุและ BOM ที่มีประสิทธิภาพทำให้สามารถรักษาตัวเลือกและเวอร์ชัน BOM ต่างๆ ได้
Centric Visual Boards
การจัดระเบียบใหม่ของบริษัทและการหันมาให้ความสำคัญกับการออกแบบเชิงสร้างสรรค์ รวมถึงการเข้ามารับตำแหน่งของผู้อำนวยการฝ่ายครีเอทีฟคนใหม่ ผู้คนจึงใช้เวลามากมายในการเตรียมพรีเซนเทชันเพื่อสร้างภาพคอลเลกชันในรูปแบบต่างๆ Perez กล่าวว่า “การทำงานในแต่ละครั้งต้องใช้แรงคนมากมาย ซึ่งเท่ากับ 40% ของทีมการตลาดผลิตภัณฑ์ในการเตรียมเฉพาะพรีเซนเทชันเพื่อนำเสนอแนวคิดเกี่ยวกับคอลเลกชัน พวกเขาถูกขอให้นำเสนอคอลเลกชันตามสีเช่น การตลาดผลิตภัณฑ์คือการใส่ภาพทีละภาพลงในสไลด์ กำหนดและปรับขนาด ปรับคุณภาพของภาพ” งานประเภทนี้ใช้เวลานานมากโดยมีมูลค่าเพิ่มเพียงเล็กน้อย ซึ่งการสร้างกรณีการใช้งานทางธุรกิจสำหรับระบบอัตโนมัตินั้นมีขั้นตอนที่เป็นเหตุเป็นผล
Buchbauer สรุปว่า “และจากกรณีการใช้งานทางธุรกิจนั้น ในที่สุดเราก็ได้รับอนุมัติจาก CEO ให้ดำเนินการต่อ”
Swarovski มองหา Visual Assortment Boards ของ Centric ซึ่งช่วยให้ผู้ซื้อ ผู้ค้า นักออกแบบ นักวางแผน ฝ่ายจัดหา ฝ่ายขาย และทีมค้าปลีกได้มีมุมมองเชิงกลยุทธ์ในการจัดประเภทผลิตภัณฑ์ในตาราง Pivot table เพื่อให้การจัดประเภทสามารถพลิกแพลงได้หลากหลายวิธี เช่น แบ่งตามสี การจัดส่ง ช่องทาง ฯลฯ เพื่อสร้างคอลเลกชันที่แข็งแกร่งที่สุดเท่าที่จะทำได้ เพื่อมอบประสิทธิภาพสูงสุดให้ร้านค้าปลีกและประสบการณ์แบรนด์ที่สอดคล้องกันในทุกช่องทางและช่วงเวลา
ทำเป็นภาพได้ผลดีกว่า
Buchbauer อธิบายว่า “สมาชิกบางส่วนของกลุ่มเราเป็นเจ้าของไอเดียและกระบวนการทั้งหมดในการพัฒนาคอลเลกชันไปจนถึงการวางจำหน่ายในร้านค้า ขณะที่คนอื่นๆ ในกลุ่มมีหน้าที่ติดต่อสื่อสาร พัฒนา วางแผน และสร้างสินทรัพย์เพื่อโปรโมตผลิตภัณฑ์” ตอนนี้ทีมสื่อสารสามารถเข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์ได้โดยตรงเพื่อสร้างข้อความของตน
Perez กล่าวว่า “เช่นเดียวกับ PLM Visual Board ช่วยให้มีเวลามุ่งเน้นไปที่สิ่งสำคัญที่สุดในตอนนี้ นั่นคือสิ่งสำคัญที่สุดที่เราได้ ทีมสามารถทำงานที่สำคัญที่สุดได้ สิ่งที่มีค่าอีกอย่างคือการปรับปรุงการสื่อสารระหว่างขั้นตอนการสร้างสรรค์และการทำการตลาดผลิตภัณฑ์ เนื่องจากเป็นเครื่องมือภาพ คุณจึงสามารถนำเสนอข้อมูลได้อย่างครอบคลุมมากขึ้น สำหรับผู้ใช้ เมื่อคุณแตะและดู การเตรียมและจัดกลุ่มข้อมูลจะง่ายขึ้น”
Buchbauer กล่าวเสริมว่า “จากทั้งหมดนี้ผมบอกได้ว่านี่เป็นวิธีเดียวที่ช่วยให้นำข้อมูลเข้าถึงทีมครีเอทีฟของเราได้มากขึ้น ซึ่งไม่มีวิธีอื่นที่จะทำอย่างนั้นได้”
“ท้ายที่สุด หากคุณไม่ช่วยให้ทีมครีเอทีฟได้เข้าถึงข้อมูล ก็จะมีช่องว่างในการเปลี่ยนข้อมูลฝั่งครีเอทีฟเป็นข้อมูลดิจิทัลอยู่บ่อยๆ” Perez กล่าว ซึ่งมักจะเกิดปัญหาคอขวดในกระบวนการ เขากล่าวต่อว่า “ดังนั้น คุณต้องมีคนที่คอยแปลภาษาข้อมูลระหว่างทั้งสองฝั่งอยู่เสมอ แต่ถ้าเป็นคนจริงๆ ข้อมูลอาจผิดพลาดได้ เหมือนหอคอยบาเบลที่คุณให้คนที่มีความคิดสร้างสรรค์พูดภาษาของพวกเขาและคนที่คลั่งไคล้ข้อมูลพูดแต่ข้อมูล แต่ Centric Visual Boards ทำหน้าที่เป็นคนแปลภาษา”
และหลังจากผ่านไปเพียงหนึ่งปี Centric Visual Boards ก็ทำตามคำสัญญาของกรณีการใช้งานเชิงธุรกิจได้ Perez กล่าวว่า “การทำการตลาดผลิตภัณฑ์ใช้เวลา 1-1.5 วันเพื่อสร้างรายงานเฉพาะด้านที่เราต้องใช้มากที่สุด ตอนนี้เมื่อคลิกปุ่ม คุณจะได้รายงานดังกล่าวในเวลาไม่เกิน 15 นาที”
