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1 Aprile, 2020     6 min read

5 dritte sullo smart-working: I dipendenti di Centric Software su #ComeLaTecnologiaAiuta

E’ la prima volta che devi lavorare ogni giorno da casa? Hai difficoltà ad adattarti a questa nuova situazione?

Non sei l’unico!

La pandemia di COVID-19 ha portato  all’adozione di misure restrittive che hanno imposto l’isolamento a milioni di lavoratori in più continente.  I lavoratori si trovano a dover rapidamente trasformare le proprie modalità collaborative e lo svolgimento delle attività quotidiane, e questa non è un’impresa facile!

In Centric Software, quasi il 90% dei nostri dipendenti lavorava da casa già anni prima che questa epidemia ci costringesse tutti a farlo.

Sappiamo che la transizione non è semplice ed è per questo che i membri del nostro team Centric (ed esperti #WFM) hanno voluto offrire alcune dritte e consigli utili sul lavoro a distanza per aiutarti a prosperare durante questo periodo!

5 dritte sullo Smart-working dal team di Centric Software

1. Implementare tecnologia da remoto

L’attuale lockdown può farti pensare che tutto si fermi fino a quando questa tempesta sarà passata. Fortunatamente, grazie ad internet e altri strumenti digitali a nostra disposizione, possiamo continuare a portare avanti molti progetti, incluse le implementazioni software!

Laurent Dubuisson, VP EMEA, Client Services, sta mettendo i clienti di Centric Software nella condizione di continuare le implementazioni PLM secondo programma, grazie a videoconferenze, alla metodologia Agile Methodology™ e al cloud!  “Storicamente parlando, non avevamo effettuato molte implementazioni da remoto in Europa, qui le persone preferiscono incontrarsi di persona”, sostiene. “Da anni, però, lo facciamo in altre aree geografiche e ora, per via di questa situazione, uno dei più importanti marchi del lusso in Italia, nostro cliente, ha appena reso operativo il suo sistema PLM… grazie a un’implementazione online.”

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2. Sfruttare il cloud

Nel lavoro a distanza, il cloud è, ora più che mai, il tuo migliore amico!

Far collaborare i team in cloud non solo consente di risparmiare tempo, ma riduce errori e perdite di dati. Se prima ti affidavi a un server locale accessibile solo sul posto di lavoro, questo è il momento perfetto per passare ad un approccio più aperto alle nuove opportunità digitali.

Se i tuoi team collaborano alla revisione di testi, è una buona idea utilizzare Google Drive, dato che i documenti vengono salvati in tempo reale, la cronologia di tutte le modifiche viene mantenuta e in tal modo nessuna versione precedente viene mai persa.

Doug Brenton, il nostro Global Digital Marketing Director, dichiara: “Sfruttando strumenti digitali basati sul cloud è più semplice accertarsi che tutti siano concentrati sul proprio compito, che rimangano produttivi e che collaborino in modo adeguato, in tempo reale. Non cadere nella trappola di affidarti a troppi fornitori di strumenti basati su cloud. Trova uno tool nativamente integrato dove eseguire la maggior parte del lavoro da svolgere in unico posto. Avere un ‘sovraccarico tecnologico’ può causare discrepanze con i prodotti, i dati e i reparti interni e le parti interessate.”

I team di sviluppo prodotti, progettazione, merchandising, sourcing e acquisto di aziende quali Louis Vuitton, Auchan, Superdry, Helly Hansen, Visionnaire e Crocs stanno tutti beneficiando della nostra piattaforma PLM leader di mercato, basata su cloud, che consente loro di collaborare e condividere dati da qualunque posto, in qualunque momento. Sono riusciti ad eliminare migliaia di fogli di calcolo Excel, PowerPoint, l’andivirivieni di email e altri obsoleti processi manuali a favore di un’unica fonte di verità. E, grazie a quest’ultima, sono più pronti che mai a lavorare a distanza!

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3. Continuare le attività di team building…  in forma digitale!

Lavorare da casa dopo un po’ può cominciare a farti sentire solo. Non puoi più alzarti dalla scrivania per prendere un caffè in compagnia di un collega o intervenire in conversazioni informali su cosa si è fatto durante il weekend. Messaggi, riunioni digitali e email diventano gli strumenti di comunicazione di riferimento e può essere difficile creare connessioni reali con il tuo team quando ognuno dei suoi membri è nascosto dietro uno schermo.

Ecco perché è essenziale programmare conversazioni e attività di team-building come si farebbe per qualsiasi altra riunione, tramite videoconferenza! In Centric Software, ognuno dei team a distanza riserva uno slot di tempo settimanale per le pause caffè virtuali o per l’happy hour, dove i dipendenti parlano di qualsiasi argomento tranne che di lavoro. È un’ottima opportunità per creare empatia o fornire ai membri del team l’occasione di scambiare due chiacchiere.

Stephanie Dullin-Brulé, Marketing Manager di EMEA Southern Europe, dichiara: “Quando ho iniziato a lavorare da casa mi mancavano molto le pause caffè o i pranzi con i colleghi, o i brainstorming faccia a faccia. Per questo abbiamo dato vita alle pause caffè virtuali del venerdì, cosa che raccomando caldamente! All’inizio era tutto un po’ strano, ma adesso le chiacchierate sono molto vivaci e divertenti!”

Puoi perfino andare oltre e organizzare un gioco da fare insieme, come ‘Due verità, una bugia’, per scaricare la tensione e conoscersi meglio!

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4. Monitorare e motivare i team

Avrai già avuto modo di constatare che, per quanto riguarda il monitorare e motivare i team, le riunioni da remoto e le riunioni faccia a faccia non hanno lo stesso impatto. Le riunioni da remoto richiedono un’attenta pianificazione e gestione per mantenere alto il livello di coinvolgimento di tutti per l’intera durata e per realizzare i tuoi obiettivi.

Nelle riunioni faccia a faccia, comando e controllo a volte funzionano ancora, ma nelle riunioni virtuali, no. Non puoi vedere cosa stanno facendo i tuoi team geograficamente dispersi qua e là. Qualcuno si disconnette. Qualcun altro finge di essere presente, ma in realtà si sta occupando della sua posta elettronica. Quello che serve nelle riunioni virtuali è la collaborazione, coinvolgere le persone e lavorare insieme. Ciò significa che il leader deve assumere il ruolo di stimolatore che aiuta il gruppo a tirare fuori ciò che serve e ne agevola letteralmente il successo.

Christophe Therrey, VP Sales EMEAR di Centric Software, dichiara: “Gestire un team multiculturale a distanza richiede una combinazione di rituali, improvvisazione, flessibilità e buone abitudini. È importante sfruttare le best practice – come stabilire obiettivi misurabili a breve termine e tenere frequenti riunioni – che ti mettono in condizione di gestire il tuo team in modo efficace senza essere fisicamente presente.”

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5. Mantenere solidi rapporti con i tuoi clienti e i fornitori

Con le misure di distanziamento sociale in atto, mantenere solidi i rapporti con i clienti può apparire una vera e propria sfida, soprattutto se di solito pianifichi visite o eventi in loco.

Approfitta di strumenti quali Webex o Zoom per tenere riunioni d’aggiornamento che potresti essere tentato di tenere al telefono o tramite email.  Riserva un po’ di tempo al faccia a faccia virtuale per fornire rapide sessioni informative o webinar di formazione su come sfruttare al meglio i tuoi prodotti.  Ciò aiuta anche i tuoi clienti a rimanere concentrati sul migliorare la propria vita quotidiana e a distrarsi dallo stress provocato dall’attuale situazione di COVID-19.

Il nostro Sales Country Manager Italia, Silvano Joly, in Italia, ha persino riscontrato alcuni inaspettati miglioramenti nel suo lavoro quotidiano, da quando opera da casa. “Riesco a fare di più (e meglio), dato che non devo spostarmi per incontrare i clienti. In questo momento, la tecnologia ci riunisce tutti tramite videochiamate, demo e seminari online sui prodotti.” Uno dei suggerimenti di Silvano per il lavoro a distanza è un business must: “Nelle riunioni online da’ spazio alla ‘socializzazione a distanza’, fa’ due chiacchiere informali prima di passare direttamente agli affari, come faresti di persona.”

E non dimenticarti dei fornitori! Sostituisci le visite in fabbrica con videoriunioni, anziché telefonate, per garantire una comunicazione efficace. Se gestisci il sourcing, le distinte base o gli ordini di acquisto, assicurati di connettere i tuoi fornitori a una piattaforma PLM (Product Lifecycle Management) digitale dove puoi ottimizzare la collaborazione con i team esterni.

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