“Kami memiliki masalah kinerja yang sangat besar dengan sistem. Memiliki dua PLM menghasilkan banyak ketidakselarasan dalam hal data di antara kedua sistem.”
Martin Buchbauer, Head of Brand Operations Marketing di Swarovski, berbicara tentang tidak hanya satu, tetapi dua platform PLM lama yang digunakan Swarovski pada saat yang sama di sisi bisnis yang berbeda. “Kami akhirnya memiliki dua sistem PLM berbeda yang diimplementasikan dengan jarak setengah tahun. Dan tentu saja, kami mencoba menghubungkan kedua sistem tersebut ke satu sama lain dan juga dengan ERP kami. Sangat rumit untuk membuat koneksi ini. Kami beroperasi seperti ini selama beberapa tahun, tetapi tidak puas.” Perusahaan akhirnya mengatakan cukup sudah, dan memutuskan untuk pindah ke satu solusi PLM tunggal. Apa perjalanan yang mereka tempuh untuk sampai ke sana, dan manfaat apa yang telah mereka rasakan sejak itu?
Sejak 1895
Didirikan pada tahun 1895 di Austria, perusahaan tersebut merancang, memproduksi, dan menjual kristal halus, batu permata, Swarovski Created Diamonds dan zirkonia, perhiasan dan aksesori, serta benda kristal dan aksesori rumah. Swarovski Crystal Business (bisnis saudaranya adalah Swarovski Optik (perangkat optik) dan Swarovski Tyrolit (abrasif)) memiliki jangkauan global dengan kurang lebih 2.400 toko dan 6.700 titik penjualan di sekitar 140 negara, dan mempekerjakan lebih dari 18.000 orang. Swarovski menjual langsung ke konsumen maupun melalui pengecer, dengan penjualan kristal yang terbatas sebagai bahan baku untuk merek kelas atas yang ter[ilih.
Tingkatkan atau Ganti?
Pada tahun 2011, dua departemen berbeda memiliki proyek yang dianggap membutuhkan sistem PLM. Buchbauer menangani sistem PLM di sisi pemasaran. “Kami menyadari selama implementasi bahwa vendor telah terlalu menjanjikan banyak fungsi yang kami harapkan akan segera tersedia. Untungnya kami memiliki tim IT yang sangat kuat di Swarovski dan mereka melakukan banyak penyesuaian karena mereka harus melakukannya. Kami berakhir dengan sekitar 67% dari fungsionalitas telah disesuaikan.” Namun, beberapa tahun kemudian Swarovski perlu meningkatkan solusinya. Mereka sampai pada kesimpulan bahwa biaya peningkatan sebanding dengan membeli solusi baru karena pengaturan yang sangat disesuaikan. Itu tidak sepadan dalam hal waktu dan biaya untuk membuat ulang fungsionalitas di versi baru.
Secara logis, Swarovski pertama mengeksplorasi sistem lama lainnya untuk digunakan di seluruh perusahaan. Ada beberapa sesi eksplorasi tetapi Buchbauer berkata, “Kami mulai menyadari bahwa mereka tidak dapat memberikan apa yang kami butuhkan.”
Secara kebetulan, direktur penjualan Centric Software® menghubungi Buchbauer di saat itu juga. Buchbauer berkata, “Itu adalah waktu yang tepat. Kami menjelaskan situasi kami dan dalam waktu yang sangat singkat—beberapa minggu—Centric berhasil menyiapkan beberapa sesi demo dan kasus penggunaan. Apa yang disajikan sangat meyakinkan bagi kami; sebagian besar pengguna yang menghadiri sesi tersebut terkejut dengan apa yang bisa ditawarkan oleh Centric Software kepada kami.”
Jose Perez, Manajer Senior PLM Brand Operations menjelaskan, “Kami bekerja dengan konsep ‘proses yang diutamakan’—sistem tersebut harus mendukung proses kami dan bukan sebaliknya. Kami membutuhkan solusi yang akan mengotomatiskan proses new idea-to-shelf (ide baru-ke-rak) kami seperti yang dipahami. Centric PLM mampu melakukan itu.”
Mengikuti Arus
Perez membahas peluncuran Centric PLM™ pada tahun 2020. Seperti implementasi lainnya, ada beberapa kendala di sepanjang jalan. Fungsionalitas tambahan yang diinginkan Swarovski belum tersedia. Tim Centric, menyadari ekspektasi Swarovski dan sesuai dengan pendekatan customer-centric terutama yang berkaitan dengan roadmap inovasi, bermitra dengan Swarovski untuk mencapai hasil yang memuaskan. Perez berkata, “Centric sangat jelas dengan kami. Mereka berkata, ‘Kami tidak memilikinya tetapi kami sangat tertarik untuk membangun ini bersama Anda.’ Fungsionalitas tersebut mencakup kolaborasi alur kerja yang ditingkatkan—mendukung, melacak, dan melaporkan milestones dan tugas proses, ditambah kemampuan multisumber. Perez mencatat, “Centric mengembangkan platform pengembangan multisumber nyata pertama yang kami ketahui di antara perangkat lunak yang kami evaluasi.”
Implementasinya sendiri terorganisir dengan baik. Perez berkata, “Keberhasilan proyek ini berkat perencanaan yang matang. Centric menawarkan kami tim yang sangat kuat. Kami mulai dengan melakukan sesi penemuan di mana kami memetakan kebutuhan kami dan memutuskan bagaimana kami akan bekerja. Martin (Buchbauer) telah menyebutkan bahwa kami memiliki tim IT yang sangat kuat. Untuk membuat proyek berjalan lebih lancar, kami membagi beberapa tugas antara tim internal dan eksternal kami.”
Swarovski sudah akan melakukan pelatihan internal dengan tim yang berbeda, tetapi kemudian COVID-19 melanda. Perez mengenang, “Penerbangan kami dibatalkan akhir pekan itu.” Perusahaan dengan cepat beralih melakukan pelatihan secara virtual. Dia melanjutkan, “Di sinilah dimana alat tersebut sudah menunjukkan betapa kuatnya alat tersebut. Karena meskipun kami melakukan semuanya dari jarak jauh, penerapan sistemnya cukup cepat.” Perez melatih lebih dari 300 pengguna di seluruh dunia, mengaktifkan dan menjalankannya sepenuhnya dari jarak jauh.
Semua Orang Mendapat Manfaat
Saat ini, Centric PLM digunakan di semua departemen: pemasaran, pengembangan produk, desain, kualitas, manufaktur, sourcing, merchandising, pengendalian, online. Terhubung langsung ke ERP, program 3D dan Adobe® Illustrator. Buchbauer berkata, “Secara alami, jika Anda harus bekerja hanya dalam satu sistem dibandingkan dengan dua, itu membuat segalanya lebih mudah. Jadi misalnya, semua interface kompleks ini dan pemeliharaan untuk interface tersebut, sekarang sudah tidak ada. Memiliki Centric PLM juga memberikan dampak yang sangat positif terhadap keakuratan data. Misalignment yang kami hadapi di masa lalu antara dua sistem tidak ada lagi. Dan tentu saja, menurut saya interface pengguna jauh lebih intuitif, lebih modern, yang sangat membantu meningkatkan efisiensi, dalam hal pengguna memasukkan dan memperbarui data. Ini jauh lebih cepat daripada di masa lalu.”
Perez berkata, “Kami memiliki organisasi yang berbeda sekarang dibandingkan saat kami pertama kali mengimplementasikan—struktur berbeda, tim berbeda. Tapi di mana kami benar-benar menyadarinya, sistem tidak pernah menahan perusahaan ketika kami butuh mendapatkan informasi. Centric PLM mendampingi transformasi bisnis kami. Dan itu sangat penting.”
Buchbauer menemukan contoh sesuatu yang terukur.
Dalam sistem PLM lama, dibutuhkan waktu sekitar lima menit untuk mengunduh semua segmen koleksi secara lengkap. Dengan Centric, Anda mendapatkannya dalam beberapa detik. Dan ini adalah salah satu unduhan yang paling banyak digunakan.
Contoh lain adalah pengurangan spreadsheet. Perusahaan beralih dari membuat 300 spreadsheet per koleksi, dua kali setahun, turun menjadi 20 per koleksi. Itu pengurangan 600 hingga 40 atau 93% per tahun. Dan, meskipun kecepatan-ke-pasar bukanlah tujuan saat ini, Swarovski mampu mengurangi waktu masuk ke pasar mereka selama 3 bulan menggunakan Centric PLM.
Swarovski telah memenuhi tujuan integrasi mereka dengan berbagai modul di SAP, Rhino 3D Software dan Adobe Illustrator, di antara perangkat lunak lainnya. Perez mengatakan, “Fleksibilitas ini telah menjadi kunci bagi pengguna kami untuk mengadopsi Centric PLM sebagai alat kerja utama mereka. Fungsionalitas lain yang kami butuhkan adalah perhitungan biaya yang kompleks di mana skenario biaya yang berbeda dapat ditentukan, dengan mempertimbangkan biaya operasional dan material.” Terakhir, manajemen material dan BOM yang kuat memungkinkan untuk mempertahankan opsi dan versi BOM yang berbeda.
Centric Visual Boards
Dengan reorganisasi perusahaan dan penekanan baru pada desain kreatif termasuk kedatangan Direktur Kreatif baru, orang menghabiskan banyak waktu mempersiapkan presentasi untuk memvisualisasikan koleksi dengan cara yang berbeda. Perez berkata, “Itu adalah upaya yang sangat manual; pada satu waktu 40% dari tim pemasaran produk kami tidak melakukan apapun selain membuat presentasi untuk menunjukkan ide koleksi. Mereka diminta mempresentasikan koleksinya sesuai warna misalnya. Pemasaran produk menempatkan gambar satu per satu ke dalam slide, mengatur ukuran dan mengubah ukuran serta menyesuaikan kualitas gambar.” Jenis pekerjaan ini sangat memakan waktu dengan sedikit nilai tambah sehingga membangun kasus bisnis untuk otomasi adalah hal yang logis.
Buchbauer menyimpulkan, “Dan dengan kasus bisnis itu, kami akhirnya mendapat persetujuan dari CEO kami untuk melanjutkan.”
Swarovski melihat ke Visual Assortment Boards milik Centric, yang memberi pembeli, pedagang, desainer, perencana, sourcing, penjualan, dan tim ritel pandangan strategis dari aneka ragam produk dalam tabel pivot visual sehingga keaneka ragaman dapat dibalik dengan cara yang berbeda— misalnya sesuai warna, pengiriman, saluran, dll.—untuk membangun koleksi sekuat mungkin untuk kinerja optimal di ritel dan brand experience yang koheren di semua saluran dan titik waktu.
Visual Lebih Baik
Buchbauer menjelaskan, “Sebagian dari grup kami memiliki ide dan seluruh proses pengembangan koleksi hingga mencapai toko. Bagian lain dari grup berfokus pada komunikasi — mengembangkan, merencanakan, dan menciptakan aset untuk mempromosikan produk.” Tim komunikasi tersebut sekarang memiliki akses langsung ke data yang terkait dengan produk untuk menyusun pesan mereka.
Kata Perez, “Seperti PLM, Visual Boards telah merilis waktu untuk fokus pada apa yang paling penting sekarang. Itu adalah keuntungan paling signifikan—tim dapat mengerjakan hal yang paling penting. Yang juga berharga adalah peningkatan komunikasi antara penciptaan dan pemasaran produk. Menjadi alat visual, Anda dapat menyajikan informasi dengan cara yang lebih komprehensif. Untuk pengguna, saat Anda menyentuh dan melihat, akan lebih mudah untuk menyiapkan dan mengelompokkan informasi.”
Buchbauer menambahkan, “Berdasarkan itu, menurut saya ini adalah satu-satunya cara yang memungkinkan untuk membawa data lebih dekat ke tim kreatif kami. Tidak ada cara lain untuk melakukan itu.”
“Pada akhirnya, jika Anda tidak membawa tim kreatif ke data tersebut, Anda akan selalu memiliki celah untuk mengubah informasi kreatif menjadi informasi digital,” kata Perez. Hal inilah yang sering menjadi hambatan dalam prosesnya. Dia melanjutkan, “Jadi, Anda akan selalu membutuhkan seseorang untuk menerjemahkan antara dua dunia, tetapi jika itu adalah seseorang, informasi dapat terlewatkan. Ini seperti Menara Babel di mana Anda memiliki orang-orang kreatif yang berbicara dalam bahasa mereka dan para ahli data hanya berbicara data tetapi Centric Visual Board bertindak sebagai penerjemah.
Dan, setelah hanya satu tahun, Centric Visual Board telah memenuhi janji kasus bisnis. Perez mencatat, “Pemasaran produk menghabiskan 1-1,5 hari untuk membuat laporan khusus yang paling sering kami gunakan. Sekarang, dengan satu klik tombol, Anda dapat memilikinya dalam 15 menit, maksimal.”
