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1 avril, 2020     7 min

5 conseils pour travailler à la maison : les collaborateurs de Centric Software® vous aide à #TirezPartiDeLaTechno

Pour la première fois, vous devez travailler à la maison tous les jours et vous avez du mal à vous adapter à cette nouvelle situation…

Vous n’êtes pas seul !

La pandémie de COVID-19 a imposé des mesures strictes entraînant le confinement de millions de salariés sur tous les continents. Ceux-ci doivent rapidement adopter un nouveau mode de collaboration, tout en continuant d’assurer leurs missions quotidiennes, un défi de taille !

Pour près de 90 % des collaborateurs de Centric Software, le télétravail était déjà une réalité depuis plusieures années, bien avant même que l’épidémie ne nous y contraigne tous.

Nous savons que cette transition est délicate. C’est pourquoi les membres de l’équipe Centric (rompus au #télétravail) ont souhaité partager quelques conseils et astuces sur le travail à domicile pour vous aider à rester performant pendant cette période !

5 conseils de l’équipe Centric pour travailler à la maison —#TirezPartiDeLaTechno

1. Déployer les technologies de télétravail à distance

Le confinement actuel nous donne l’impression que tout est en suspens jusqu’à ce que la crise se dissipe. Fort heureusement, grâce à Internet et aux autres outils numériques disponibles, nous pouvons continuer d’avancer sur de nombreux projets, y compris les déploiements logiciels !

Laurent Dubuisson, vice-président EMEA, services à la clientèle, aide les clients de Centric Software à poursuivre les déploiements PLM tel qu’initialement prévus grâce à la vidéoconférence, aux Agile Deployment™ et au cloud ! « Historiquement, nous n’avons pas mené beaucoup de déploiements à distance en Europe, où la présence physique est très appréciée », indique-t-il. « C’est en revanche bien plus habituel depuis des années dans d’autres régions. En raison du contexte actuel, l’une de nos principales marques de luxe en Italie vient de se lancer… grâce à un déploiement en ligne. »

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2. Miser sur le cloud

Le cloud est plus que jamais votre meilleur allié pour travailler à domicile !

Faire collaborer les équipes via le cloud permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d’éviter de perdre des données et de commettre des erreurs. Si vous dépendiez jusque-là d’un serveur local accessible uniquement sur site, c’est le moment idéal pour adopter une approche digitale innovante.

Google Drive se révèle très pratique si vos équipes travaillent sur la mise au point de textes, car les documents sont mis à jour en temps réel et l’historique complet des modifications est enregistré afin de ne jamais égarer une version antérieure.

Doug Brenton, notre directeur marketing digital à l’international, déclare : « Avec les outils cloud, il est plus facile de s’assurer que chacun est sur le pont, productif et collabore de façon appropriée en temps réel. Évitez de multiplier vos fournisseurs d’outils hébergés dans le cloud. Optez pour un outil intégré nativement où vous pouvez centraliser la plupart des tâches à réaliser. Une “surcharge technologique” risque d’être source d’incohérences au niveau des produits, des données, des services internes et des utilisateurs externes. »

Les équipes de développement produit, de conception, de merchandising, d’approvisionnement et d’achat d’entreprises telles que Louis Vuitton, Auchan, Superdry, Helly Hansen, Visionnaire et Crocs utilisent toutes de notre plateforme PLM hébergée dans le cloud leader sur le marché pour collaborer et échanger des données à tout instant et en tout lieu. Elles ont réussi à éliminer des milliers de feuilles de calcul Excel, de présentations PowerPoint, d’interminables échanges par e-mail et autres processus manuels obsolètes pour ne conserver qu’un seul référentiel fiable. Elles sont ainsi armées pour le travail à distance !

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3. Poursuivre les activités de team building… en mode virtuel !

Après un certain temps, le télétravail peut générer un sentiment de solitude. Il n’y a plus de pause-café entre collègues ni de conversations bon enfant sur le programme du week-end dernier. Les messages, les réunions virtuelles et les e-mails deviennent des outils de communication incontournables, et tisser des liens chaleureux avec votre équipe est une gageure quand chacun travaille derrière son écran. 

Il est donc essentiel de programmer des échanges et des activités de team building comme vous le feriez pour toute autre réunion, mais par vidéoconférence ! Chacune des équipes de Centric Software travaillant à distance définit chaque semaine un créneau horaire pour des pauses-café ou des happy hours virtuels où les collaborateurs peuvent échanger sur des sujets extra-professionnels. Ces événements sont l’occasion de renforcer l’empathie et donner aux membres des différentes équipes l’occasion de discuter à bâtons rompus.

Stéphanie Dullin-Brulé, directrice marketing Europe du Sud/EMEA, explique : « Quand j’ai commencé à travailler à la maison, les pauses-café, les pauses-déjeuner et les sessions de brainstorming entre collègues me manquaient terriblement. Nous avons mis en place une pause-café virtuelle le vendredi matin, et c’est un vrai moment de détente pour l’équipe ! Au début, les échanges étaient plutôt maladroits, mais maintenant nous avons des discussions très animées (et amusantes) ! »

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4. Suivre et motiver les équipes 

Peut-être avez-vous déjà constaté que les réunions à distance (destinées à suivre et motiver les équipes) diffèrent des réunions en présentiel. Pour maintenir l’attention des participants et atteindre les objectifs escomptés, elles exigent une planification et une gestion minutieuses.

Lors des réunions en présentiel, les injonctions et le recadrage peuvent fonctionner, mais perdent en efficacité virtuellement. Vous ne pouvez pas voir ce que font vos équipes dispersées géographiquement. Certains se déconnecteront. D’autres feindront d’être présents, mais se laisseront distraire par leur messagerie. Les réunions virtuelles exigent collaboration, implication de chacun et travail collectif. Autrement dit, le responsable doit assumer le rôle de modérateur en créant les conditions pour que le reste du groupe échange de manière pertinente et atteigne ses objectifs.

Pour Christophe Therrey, vice-président des ventes pour la région EMEA de Centric Software : « La gestion d’une équipe multiculturelle travaillant à distance nécessite un savant mélange de rituels, d’improvisation, de souplesse et de bonnes habitudes. Il est important de tirer parti des bonnes pratiques, comme la définition d’objectifs mesurables à court terme et la régularité des réunions, qui permettent de gérer efficacement votre équipe sans être physiquement présent. »

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5. Entretenir des liens solides avec vos clients et fournisseurs

Avec les mesures de distanciation sociale en vigueur, il peut se révéler délicat d’entretenir des relations étroites avec les clients, surtout si vous avez pour habitude d’organiser des événements ou des visites sur site.

Tirez parti d’outils tels que Webex ou Zoom pour organiser des réunions de suivi plutôt que de recourir à l’e-mail ou au téléphone. Prévoyez un temps virtuel en face-à-face sous la forme de brèves sessions d’information ou de webinaires de formation pour optimiser vos produits et leur placement. Cela peut également aider vos clients à rester concentrés sur leurs tâches quotidiennes et à se libérer du stress inhérent à la situation actuelle liée au COVID-19.

Silvano Joly, le responsable des ventes nationales en Italie, a même constaté quelques améliorations inattendues dans son quotidien depuis l’instauration du télétravail : « Je travaille davantage et mieux puisque je n’ai plus à me déplacer pour participer à des réunions avec les clients. Pendant cette période, ce sont les technologies qui nous rassemblent par l’intermédiaire d’appels vidéo, de démonstrations et de séminaires en ligne sur les produits. » Pour Silvano, une entreprise recourant au télétravail doit « mettre en place une “socialisation à distance” en organisant des réunions en ligne et permettre aux collaborateurs de discuter à bâtons rompus avant de se plonger dans le travail, comme on le ferait en présentiel. »

Et n’oubliez pas vos fournisseurs ! Pour garantir une communication efficace, préférez les réunions vidéo aux appels téléphoniques en remplacement des visites d’usine. Si vous gérez l’approvisionnement, les nomenclatures ou les bons de commande, veillez à ce que vos fournisseurs se connectent à une plateforme digitale telle qu’une plateforme de gestion du cycle de vie des produits (PLM) qui permet de rationaliser la collaboration avec les équipes externes.

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Pour en savoir plus sur la façon de donner à vos équipes les moyens de collaborer à distance et de rationaliser vos processus produit, cliquez ici.

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